会社への郵便物のマナーとは
今回は、会社で取り扱う郵便物に全般に関する記事です。会社で取り扱う郵便物のマナーや違いを、封筒や宛名から説明していきます。
普通の手紙との違い
会社で取り扱う郵便物と、普通の手紙の違いはあるのでしょうか。会社か個人かにかかわらず、郵便物には種類があります。
なかでも取扱に気をつけないといけないのが、信書と呼ばれるものに分類される郵便物です。
この信書に値する郵便物の場合、正当な理由がなく封が開けられた場合は、色々と問題が多くなります。
会社から出す郵便物の出し方ポイント
会社から他の会社や顧客宛に郵便物を出すという時、どのようなことに注意して郵便を投函するとよいのでしょうか。封筒の種類や宛名などはどうするべきなのでしょうか。
下記に項目別で、郵便を扱う時の注意点を簡単に述べてあります。ぜひ、参考にしてみてください。
ポイント1：宛名
郵便物を会社から送付する時に、注意をしないといけないのは、宛名があります。それぞれに適した宛名の書き方のマナーがあります。
宛名は敬称間違いがあると、大変失礼になりますので、誤用しないようにきをつけましょう。
下記に代表的な宛名のマナーを紹介します。
様
会社の郵便物で、「様」という敬称を用いる時の正しい使い方について説明をします。「様」という敬称は、会社のみならず、プライベートの郵便でよく使うありふれたものです。この敬称「様」ですが、個人あての郵便に対して使います。
幅広く、誰に対しても利用できる敬称です。目上、目下関係なく「様」という敬称は、会社から出す郵便物でも、送る相手が個人の場合に使います。会社名の後に個人名を封筒に書く場合も同様です。
御中
御中は会社名、部署、学校などに郵便物を送る時の宛名に使います。個人名が入ってない場合は、御中とします。
会社名と個人名の両方が郵便封筒の宛名に記載してある場合は、個人名の下に、様をつけます。
郵便物の宛名の会社の下に御中、個人名の下に様を書くようなことはありませんので、きをつけましょう。
行
「行」の使い方ですが、これは相手の会社宛ての封書に書く敬称ではありません。相手の会社から自分の会社まで送付してほしいものがある時に、返信用の郵便封書に「行」という敬称を用いて、送付します。
これは相手の人が、返信する時に敬称を書くのを省くための気遣いです。この「行」が記載してある郵便を受け取った時は、「行」と二重線で消し送り先にあった敬称にして返信します。
ポイント2：返信用の封筒があった場合
郵便物を受け取った時に、返信封筒が入っていたらどのようにするとよいのでしょうか。返信用封筒に「行」が書いてある場合は、まずはその敬称を消します。
そして、宛名をチェックします。宛名が会社名の場合は御中。個人名で書いてある場合は、様を書きます。
「行」は、記載されていなく、会社名か個人名が印刷されている場合は、宛名に合わせた敬称を書き足して送ります。
返信封筒に宛名が記載してあるかを確認しましょう。
ポイント3：配達方法を選ぶ
会社で郵便物を管理する場合はどのような配達方法があるのでしょうか。一般的に考えられる郵便物の種類は、通常郵便、小包郵便、定形小型郵便、チルドゆうパック、冊子、レタックス、などがあります。
また、郵便局だけでなく、宅急便を使うと配達の選択肢は増えます。それぞれのメリットを活かしてコスパの良いものを利用しましょう。
ポイント4：料金別納
ある程度の量の郵便物を出す時に、ひとつひとつ切手を貼る手間は大変です。それを省くことができるのが、料金別納システムです。これにより、郵便に切手を貼る必要がなくなり。料金をまとめて支払う事ができます。
郵便物そのものの封書にすでに料金別納と印字したものを使うので、効率よく封書、郵便を送付できます。
さらに、月日、通数、金額の記録を簡単にできます。
ポイント5：料金後納
別納と似ているもので、料金後納と書いてある封書もみかけます。別納と後納ではどんな違いがあるのでしょうか。
後納郵便のシステムは、1ヶ月の間に出す郵便料金を合計して一括払いできるメリットがあります。
後納システムを利用したい場合は、前もって郵便局から承認が必要となります。
ポイント6：郵便物の集荷
郵便局では集荷サービスなるものがあります。大量の郵便物を郵便局へ持っていき投函するのではなく、決まった時間にビル内の郵便物を集荷してくれる制度です。集荷をしてくれる時の基準は、投函したい郵便物が1000通を超え、さらに普通郵便以外の時に行ってもらえます。
ゆうパック、国際小包などは、一つからでも集荷をしてくれます。レターパックは赤色の場合は集荷ができます。集荷の依頼は電話かネットからします。
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会社での郵便物管理法
会社の規模によっては一日に扱う郵便物の数は、かなりの量になるでしょう。そんな時に郵便物管理法が必要となります。会社に届いた郵便を確認し、部署ごとに仕分けたり、封書の開封についてのルールなどです。
開封に関しては、会社ごと別途ルールが設けられることがあります。
刑法で勝手に封書をあけたりすると、信書開封罪に問われてしまうので、気をつけましょう。
郵便物の開封について
会社に届いた郵便物は、自分宛てでないものをむやみにあけたりすると法律違反になる場合があります。刑法で信書開封罪に問われてしまう恐れがあるからです。これは会社だけでなく、家族間などでも適応されます。
開封してしまうとどうなるか
万が一、封書を開封したことが会社側にバレた時には、どのようになるのでしょうか。正当な理由がなく封書をあけたとなると罪になります。親告罪なので、会社が言わない限り罪には問われません。
かりに信書開封罪となった場合ですが、一年以下の懲罰または、20万以下の罰金となっています。封をあけただけで、中身を見たかは問われません。書類の扱いは、会社にいる時は必要以上にきをつけましょう。
会社へ郵便物を送る際のポイントを押さえていこう！
個人で会社へ郵便物を送る場合、会社から会社へ郵便物を送る場合にきをつけたいのが、宛名の敬称です。部署、個人名などで敬称は異なりますので、正しいマナーで郵便物を投函しましょう。
会社で郵便物を多く取り扱う場合は、お得になる場合がありますので、お近くの郵便局で一度相談されてから利用するとよいでしょう。
郵便物を出す時は、会社、個人それぞれのメリット・デメリットを知った上で上手に活用しましょう。
