面談報告書とは
「面談報告書」を書いたことはありますか。この記事では、面談報告書の書き方や面談報告書を書くときのポイント、面談報告書以外の企業で使われる報告書について紹介していきます。
面談報告書とは、面談で話した内容を上司や先輩へ報告する際に作成する書類です。面談報告書は話した内容をまとめるため、頭の中を整理しやすいです。面談報告書について詳しく知っていきましょう。
上司に提出する報告書の一つ
面談報告書は、数ある上司に提出する報告書の中の一つです。その他の上司に提出する報告書といえば、決算報告書やクレーム報告書などが挙げられます。
上司に見せる報告書のため、記載内容や見やすさは自分の評価につながります。面談の中で自分が工夫したことや気をつけたこと、上司に最も伝えたいことがわかるようなまとめかたを心がけましょう。
面談報告書の書き方のポイント5つ
面談報告書の書き方のポイントを5つ紹介していきます。どんなに良い面談をしても、報告書でうまくアピールできなければ上司に伝わりません。
面談報告書の書き方のポイントをよく確認して、上司に高評価をもらえるように工夫しましょう。報告書を作成することを念頭に置いて、面談中もしくは面談後は内容をしっかりとメモしておくと良いでしょう。
ポイント1：短く簡潔にまとめる
1つ目の面談報告書の書き方のポイントは「短く簡潔にまとめる」です。面談報告書はダラダラと長く書かず、要点を簡潔に記すようにしましょう。
面談を行った目的や結果は、報告書の目の通しやすい位置に簡潔に記します。決定事項や課題などは箇条書きで見えやすさを意識します。読む人が理解しやすい報告書を目指しましょう。
ポイント2：判断しやすい構成を意識する
2つ目の面談報告書の書き方のポイントは「判断しやすい構成を意識する」です。面談報告書の構成は、上司が判断しやすいように組み立てましょう。
面談報告書に記載するべき項目はさまざまありますが、内容の重要度は項目によって異なります。面談の目的や結果など重要度の高いものを最初の方に、面談の中で行われた会話の内容など重要度の低いものは後の方にする書き方をしましょう。
ポイント3：情報は正確に
3つ目の面談報告書の書き方のポイントは「情報は正確に」です。面談報告書に記載する情報は正確な内容を記しましょう。
文字を送り合うメールや議事録を取りながら行う会議と違って、面談は人と人との会話で行われます。もちろん重要事項はメモすることもありますが、多くは面談時の記憶を辿って面談報告書を作成します。よって、記憶が浅いうちに面談報告書の作成に取り掛かることをおすすめします。
ポイント4：客観的視点を意識する
4つ目の面談報告書の書き方のポイントは「客観的視点を意識する」です。面談報告書に記載する内容が、客観的視点を取り入れて記すことができているか注意しましょう。
報告書を書くとき、どうしても自分の気持や面談相手の意向が多く含まれて書かれてしまいがちです。面談報告書には客観性が求められることを知っておきましょう。誰が見ても納得の行く書き方を意識しましょう。
ポイント5：書き終わったら見直しと修正を
5つ目の面談報告書の書き方のポイントは「書き終わったら見直しと修正を」です。面談報告書を書き終えたら不備がないか隅々まで見直し、状況に応じて修正しましょう。
書き方のポイントで挙げた、短く簡潔に・判断しやすい構成・正確な情報・客観的視点が意識してかけているのかを確認しましょう。その他、誤字脱字なども修正し、適切な書き方ができていることを最終確認します。
面談報告書の書き方で注意する点
続いて、面談報告書の書き方で注意する点を4つ確認していきましょう。どんなに良い内容が書かれていても、間違った日本語や読みにくい報告書では、良い評価はもらえません。
報告書を書く上での基本的な項目として、この機会に定着させましょう。早速見ていきます。
語尾の混同
1つ目の面談報告書の書き方で注意する点は「語尾の混同」です。文章の語尾である「です・ます」と「である」を混同しないようにしましょう。ですます調とである調の混同は、日本語の基本的なルールとして誤っています。
また、「～です」「～でしょう」「～ます」の語尾が何度も続けて重なると違和感があります。これらの語尾が連続するのは2回までと意識しましょう。
所感は感想ではないことを意識する
2つ目の面談報告書の書き方で注意する点は「所感は感想でないことを意識する」です。面談報告書に書く所感は、感想とは異なります。
感想は思ったことや感じたことをいいますが、所感は感想に加えてそこから言えることや考えたことをいいます。そう感じたからどう行動する、こう思ったからそうするべきだと感じると、感想に加えてもうワンアクション自分の考えを加えましょう。
句読点の入れ方
3つ目の面談報告書の書き方で注意する点は「句読点の入れ方」です。文章に入れる句読点の配置や数も注意しましょう。
句読点は文を読みやすくするために入れます。文の長さにもよりますが、目安として読点は一文に多くても2つまでにしましょう。また、読点の数が2つで済むように一文が長すぎない量で句点を打って区切るようにしましょう。
フォントは見やすいデザインで
4つ目の面談報告書の書き方で注意する点は「フォントは見やすいデザインで」です。PCで報告書を作成する際フォントを選びますが、読み手が読みやすいフォントを選択しましょう。
前提としてフォントは統一します。強調したいときは太字にするなどして工夫しましょう。数あるフォントの中から報告書に適したフォントを選びます。おすすめは明朝体やゴシック体です。
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企業で使われる報告書とは？
面談報告書以外の企業で使われる報告書について4つ紹介していきます。企業ではさまざまな報告書を作成する必要があります。それぞれの特徴を知っておきましょう。早速見ていきます。
決算報告書
1つ目に紹介する面談報告書以外の企業で使われる報告書は「決算報告書」です。決算報告書は年ごとに作成される、決算に関する報告書です。
各部署で使用された営業費や開発費などの、費用や商品の売上などをまとめた報告書を作成します。決算報告書は大体年ごとに作成され、年度末に提出します。
業務日報
2つ目に紹介する面談報告書以外の企業で使われる報告書は「業務日報」です。業務日報では、1日に行った業務について報告します。
時間単位で取り掛かった業務や出席した会議について記します。1日の業務の目標や成果、学んだことを一緒に記載しておけば、後に見たときに学びの経過が見えます。
クレーム報告書
3つ目に紹介する面談報告書以外の企業で使われる報告書は「クレーム報告書」です。クレーム対応した案件について上司に報告します。
販売している商品が不具合を起こしたり、訪問をした顧客にサービスの不満をいわれたり、企業では日々さまざまなクレームを受け取ります。どのようなクレームをどのように対処して解決したのか、一連の流れを上司に報告しましょう。
営業報告書
4つ目に紹介する面談報告書以外の企業で使われる報告書は「営業報告書」です。営業報告書は営業先での面談内容を記載した報告書です。
営業先に何の目的で訪問をしたのか、どういう話をしたのか、次回までの課題は何かなど、営業に関する報告書です。課題や目的を意識した報告書にしましょう。
面談報告書はポイントを押さえた書き方で作成しよう
いかがでしたでしょうか。面談報告書の書き方や書く際の注意点、企業で使われる面談報告書以外の報告書について紹介してきましたが、参考になったでしょうか。
面談報告書はポイントを押さえて伝わりやすい報告書にしましょう。見やすい報告書は高い評価を受けることでしょう。
