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2019年05月20日

勤務先への診断書の提出方法5ステップ|診断書提出の注意点

大きな怪我や病気をしてしまい長期間会社を休まなければいけなくなったときには、勤務先に診断書を提出し休職手続きをする必要があります。この記事では勤務先への診断書の提出方法を注意点について詳しくみていきます。もしものときに備えて確認してみてください。

勤務先への診断書の提出方法5ステップ|診断書提出の注意点

診断書とは

診断書とは大きな怪我や病気をして仕事を長期間休まなければいけなくなったときに、休養が必要であることを証明する書類です。診断書は医師に作成を依頼する必要があります。

ここからは診断書が必要になる場面と診断書を作成してもらう方法について詳しくみていきます。もしもの時に備えて確認してみてください。

休職手続きに必要な書類

大きな怪我や病気で会社を長期間休まなければいけなくなった場合、勤務先で休職手続きを行う必要があります。

休職手続きの際必要な書類は勤務先によってさまざまですが、多くの企業では診断書の提出が必要になります。

長期の休養が必要であることが病院での診断で分かったときには、その場で診断書の作成を医師に依頼するようにしましょう。

有料で医師に作成してもらえる

勤務先への診断書の提出方法5ステップ|診断書提出の注意点
診断書は病院で診察をうける際、医師に依頼をすると作成してもらえます。診断書は診断料金とは別に作成してもらうのにお金がかかり、診断書代は保険の適応外となっています。

診断書の金額は3,000円から5,000円の場合が多く、より細かく診断内容について明記する必要があると1万円を超える場合もあるので現金の準備を忘れないようにしましょう。また病院によっては診断書の即日発行ができない場所もあるので注意が必要です。

勤務先への診断書の提出方法5ステップ

診断書を医師に作成してもらったら休職手続きを行うため、できるだけ早く診断書を勤務先に提出する必要があります。

診断書を勤務先に提出する際には、休職手続きが滞りなく進んでいくよう確認することや伝達しなければいけないことがあります。ここからは勤務先への診断書の提出方法を5つのステップにわけて詳しくみていきましょう。

勤務先への診断書の提出方法1:診断書の内容確認

勤務先へ診断書を提出するときには診断書の内容を確認しましょう。診断書には名前や生年月日、病名や完治までに必要になる休職期間が明記されますが、その内容に誤りや不備があると休職手続きがストップしてしまいます。

診断書の内容確認は病院で診断書を受け取ったら病院を出る前に行うようにすると、間違えがあった場合にすぐに修正してもらうことができます。

勤務先への診断書の提出方法2:休職期間を確認

勤務先への診断書の提出方法5ステップ|診断書提出の注意点
勤務先に診断書を提出するときには提出をする前に休職期間を確認しておきましょう。休職期間の確認をすると、自分のいない間の仕事の流れを感じ、対策を考えることができます。

診断書に書かれた休職期間は、診察を受けた時点でのもので、怪我の状態によっては、再度医師に診断書を書いてもらうことで休職期間を延長することもできます。

勤務先への診断書の提出方法3:上司や担当部署に提出

休職手続きのために必要な書類の準備と確認が終わったら勤務先の上司や担当部署に書類を提出します。

休職をする場合、勤務先に戻ったときのことを考えると、自分で勤務先に出向いて診断書などの休職手続きに必要な書類を提出するのがベストですが、状況によってはそれが難しい場合もあります。自分の状況を鑑みながら提出方法を決めるようにしましょう。

勤務先への診断書の提出方法4:職場全体へ周知

勤務先への診断書の提出方法5ステップ|診断書提出の注意点
勤務先へ診断書を提出し休職手続きが完了したらゆっくりと休養を取っていればいいと考える人が多いですが、休職手続きが終わった後は自分が休職することを職場全体に通知する必要があります。 

職場全体に休職期間を通知することで、同じ職場で働く人が自分が休職している期間の計画を立てやすくなり、仕事のフォローをしてもらいやすい環境を作ることができます。

勤務先への診断書の提出方法5:業務の振り分け

勤務先に診断書を提出し休職手続きが済んだら、自分の身体が完治するまでしっかりと休むことが一番大切ですが、身体が動く状態であれば自分の行っていた業務の振り分けをするようにしてください。

業務の分担を行わずに長い間仕事を休んでしまうと、周りの人に過度な負担を強いることになり、自分への評価が落ちてしまいます。それを防ぐためにも業務の振り分けを忘れないように注意しましょう。

診断書提出の注意点3つ

勤務先への診断書の提出方法5ステップ|診断書提出の注意点
診断書を提出するときには診断書の内容の確認や職場全体へ休職を通知することなど、自分でやらなければいけないことが多くありますが、大きな怪我や病気をしてしまうと気が動転し頭が回らなくなってしまう人がほとんどです。

ここからは勤務先に診断書を提出する際の注意点を3つ紹介します。診断書提出時の注意点を確認して長期の休職が必要になったときに自分自身が困ってしまうことのないようにしておきましょう。

診断書提出の注意点1:就業規則に沿っているか

診断書を提出する際の注意点の1つ目は就業規則にそっているかを確認することです。就業規則をみると休職手続きに利用する診断書に必要な内容や、休職した際に会社がどこまで保障をしてくれるのかが明確になります。

また傷病休暇に関する制度がある会社もあるので、就業規則を確認し制度をうまく利用すると休職中の金銭的な負担を軽減することができます。

診断書提出の注意点2:傷病手当金を確認

診断書を提出する際の注意点の2つ目は傷病手当金を確認することです。診断書を提出し休職手続きを進めると、休職中に給料支払いがあるかが明確になります。休職中は給料が支払われない場合、加入している健康保険組合から傷病手当金が給付されます。

また給料の一部が支払われる場合でも、金額によっては傷病手当金を受け取ることができる場合もあるので、傷病手当金については問い合わせを忘れずに行いましょう。

診断書提出の注意点3:すぐ会社に連絡

勤務先への診断書の提出方法5ステップ|診断書提出の注意点
診断書を提出する際の注意点の3つ目はすぐに会社に電話をすることです。会社は従業員から連絡がない限り、従業員が今どのような状況にあるのかを把握するのは難しいので、自分から会社に電話をしてください。

大きな怪我や病気になってしまったとき、仕事を休まなければいけない状態かどうかは医師に確認をすればすぐにわかります。状況が分かり次第、会社に連絡をして今後の流れを確認するようにしましょう。

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休職手続きを郵送する場合

勤務先への診断書の提出方法5ステップ|診断書提出の注意点
大きな怪我や病気をしてしまったたきでも、休職手続きは自身で行わなければいけない会社は多いです。

休職の場合、会社に戻るときのことを考えると、会社に出向いて診断書を提出し手続きを進めるのがベストですが、怪我や病気の状況によっては難しい場合もあります。

会社に出向くことが難しい時は、郵送で診断書を提出することも可能です。休職手続きを郵送する場合について詳しくみていきましょう。

添え状も一緒に提出

勤務先に休職手続きを郵送する場合には、ビジネスマナーとして手続きの書類だけでなく添え状を入れて郵送をするようにしましょう。

添え状を入れておくことで、勤務先に直接出向いて休職手続きができない理由を明記することができ、受け取る側に悪い印象を与えずに済みます。

宛先は分かる範囲で

勤務先に休職手続きを郵送しようと思ったとき、宛先をどうすればいいのか悩む人は多いですが、宛先は自分がわかる範囲で記入し郵送すれば問題ありません。

宛先を確認せずに郵送するのが不安な人は、休職手続きを郵送する前に電話で宛先や担当者を確認しましょう。

郵送で提出する前に電話などで連絡

勤務先への診断書の提出方法5ステップ|診断書提出の注意点
休職手続きを郵送する際には、書類を郵送する前に勤務先に電話などで連絡をするようにしましょう。

休職手続きの書類が連絡もなく勤務先に届くと、書類を受け取った側はあまりいい印象をもちません。また郵送時のミスなどで勤務先に書類が届かなかった場合、気付くのに時間がかかってしまいます。

休職手続きを円滑に済ませ、復帰後も勤務先で気持ちよく働くことができるよう、勤務先への電話連絡は怠らないようにしましょう。

診断書を正しく提出してトラブル回避しよう

勤務先への診断書の提出方法5ステップ|診断書提出の注意点
今回は休職手続きのために診断書を勤務先に提出する際の手順と注意点について詳しくみてきました。

大きな怪我や病気をしてしまったときは気が動転して冷静でいられない人がほとんどですが、自分を守るために勤務先への休職手続きは必要不可欠です。

勤務先にに診断書を正しく提出してトラブルを回避し、自分自身への負担を減らしていきましょう。

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