出張計画書を作成する際には事前に調べておく事が多い
ここでは、出張計画書について詳しくみていきます。出張計画書とは、出張が決まった際に提出する書面です。では何を書けばよいのでしょう。
一言で出張計画書といわれても、漠然としていて想像がつかないでしょう。出張計画書には事前に調べてから書く項目が多くなっています。
ここでは、出張計画書の上手な書き方についてご説明いたします。出張計画書を書く予定のある方はぜひ参考にしてみてください。
出張計画書に記入する項目10個
まずは、出張計画書に書く項目についてみていきます。出張計画書を書いて、と言われても何をどう書くのか、分からない方も多いでしょう。事前に出張計画書を書いて、目的や意義などをはっきりさせることで、出張自体も実り多いものになるといえるでしょう。
出張計画書は、書いた後、総務部門や経理部門に提出して承認を得ます。出張計画書に書く項目は会社によって多少の違いはありますが、以下に上げる10項目が代用的な事項です。
出張計画書に記入する項目1：出張先
出張計画書に記入する項目で、何を置いても大事なのが出張先です。出張先の所在を明らかにすることで、緊急の連絡を取ることができますし、通常の連絡も取りやすくなります。
特に海外に出張する場合は、時差の問題などもあるので、事前に出張先を細かく報告しておく必要があります。また宿泊する予定のホテルなども記入するようにしましょう。
出張計画書に記入する項目2：出張日
出張計画書に記入する項目の2つ目は、出張日です。出張日程は、必ず書かなければならない常用な項目です。
国内の出張はもちろんのこと、海外への出張の場合は移動日や滞在する日数など、細かく明記する必要があります。
出張計画書に記入する項目3：出張の目的
出張計画書に記入する項目の3つ目として出張の目的があります。何のために出張をするのかという目的を明らかにすることで、出張の全体像が見えてきます。
出張計画書は、経理部門や総務部門に報告するという意味合いが強いですが、出張計画書を作成することによって自分自身がどんな出張にするのかというイメージを作ることができるという側面も持っています。
出張計画書に記入する項目4：同行者・面会者
出張計画書に記入する項目4つ目として、同行者、面会者があります。出張に同行する人が分かっていれば、緊急の連絡も取りやすく、現地での接待などのメンバーも分かり安心できます。
また、出張先で誰に会うのかという項目もとても重要です。面会者が分かれば、出張の目的も自ずと分かってくるからです。こうして、細かい部分を決めることによって出張のイメージができ上がっていきます。
出張計画書に記入する項目5：出張の期間
出張計画書に記入する項目5つ目は、出張の期間です。先に挙げた出張日と一緒に記入しても良いでしょう。出張の期間を記入することによって、いつ帰ってくるのかがはっきりわかります。
出張中に緊急の案件が発生した場合でも、帰ってくる日が分かれば、落ち着いてより良い対応することができます。
出張計画書に記入する項目6：出張のスケジュール
出張計画書に記入する項目6つ目として、出張のスケジュールが挙げられます。移動する日、現地に滞在する日数、帰ってくる日など細かく記入していきます。
緊急の連絡を取りたい場合も、現地でのスケジュールがはっきりしていれば、スムーズにできます。
また海外出張の場合は、時差の関係で連絡が取れない場合も考慮しなければなりません。スケジュールをしっかり把握したうえで、日本時間を記入しておくと良いでしょう。
出張計画書に記入する項目7：利用する利用する交通機関
出張計画書に記入する項目7つ目として、利用予定の交通機関が挙げられます。事前にどの電車に乗るのか、どの飛行機に乗るのか、をはっきりさせて報告する必要があります。
事前に利用する交通機関が分かっていれば、交通トラブルによるダイヤの乱れた時にも、スムーズに連絡とって迅速に対応することができます。
出張計画書に記入する項目8：旅費
出張計画書に記入する項目の８つ目として旅費があります。出張計画書を提出する目的の一つとして、総務部門や経理部門が、出張にかかる旅費を把握することができるという点が挙げられます。
出張のスケジュールを細かく報告することで、旅費が本当に妥当なものなのかどうかを判断するという意味合いがあります。
出張に行く人は、出張計画書を書きながら、より安くより早く行ける方法を探すことができます。
出張計画書に記入する項目9：受講予定の研修
出張計画書に記入する項目9つ目として、研修が挙げられます。受講予定がある場合は研修について書いておくとよいでしょう。
出張計画書に、どんな研修なのか、誰が講師なのかなど、細かく書くことによって、出張の目的が見えてくると同時に、改善点なども探すことができます。
出張計画書に記入する項目10：どんなプレゼンを行うのか
出張計画書に記入する項目10こ目として、プレゼンの内容があります。出張先で、プレゼンを行う場合は、事前にどんなプレゼンを行うのか、を記入しましょう。プレゼンの内容を記入することで、自分自身でも出張の目的が見えてきます。
確認の意味も込めて、プレゼン内容を簡潔にまとめてみましょう。
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出張計画書を提出する目的3つ
ここからは、出張計画書を提出する目的についてみていきます。出張計画書は、簡潔に分かりやすく書く必要があります。5W1Hを意識しながら書くのがおすすめです。
出張計画書は、When（いつ）、Where（どこで）、Who（誰が）、What（何を）、Why（なぜ）、How（どのように）を盛り込んで作成しましょう。
それでは、提出した出張計画書が、総務部や経理部でどのように使われているのか見ていきましょう。
出張計画書を提出する目的1：旅費を正確に洗い出す
出張計画書を提出する目的の1つ目として、旅費を正確に洗い出すこと挙げられます。出張の費用は、旅費や宿泊費として処理されます。
事前に、出張計画書を提出することによって、総務部や経理部の担当者が旅費が適切に使われているか、を判断することができます。
出張計画書の通りに進めば、出張後の旅費精算も迅速に行うことができます。また、出張に行く人も事前に旅費の概要が分かれば、仮払金などの申請もスムーズにできます。
出張計画書を提出する目的2：自分の出張の目的を再確認する
出張計画書を提出する目的の2つ目に、自分の出張の目的を再確認するということが挙げられます。
事前に出張計画書を記入することで、出張の概要が把握でき、それに加えて、出張中の要所要所でのポイントを見直したり、改善したりすることができます。
自分が何のために出張するのかを再確認し、目的意識を持つことでより充実した自分流の出張へとカスタマイズすることができます。同時に出張がとても効率よく進むことでしょう。
出張計画書を提出する目的3：具体的なスケジュールを再確認する
出張計画書を提出する目的の3つ目に、具体的なスケジュールを確認するという点が挙げられます。出張計画書を書くことで、漠然とぼんやりしていたスケジュールが、細部にわたって明確になり、行動する上でとても楽になります。
スケジュールを確認しながら、無駄な動きを省く箇所や逆に時間をかけた方がよいだろうというような箇所がみえてきます。効率がよく内容の充実した出張にするためには出張計画書は欠かせないでしょう。
出張計画書の書き方を覚えましょう
ここまで出張計画書についてみていきました。出張計画書は、一度書き方を覚えてしまうと楽です。
また、出張について細部にわたって事前に考えることによって、時間の効率化はもちろんのこと、出張費用の節約や出張目的の確認など、さまざまな面でプラスの効果を生むことができます。
出張計画書は、ひな形といわれるテンプレートがあります。テンプレートに書き込めば、もれなく重要事項を記入することができるのでおすすめです。
