研修の案内文は多くの社員が参加してくれる内容で作成しよう
皆さんは、「研修の案内文」の書き方や、書面で出すメリットをご存知でしょうか。この記事では、これらについてを詳しくご紹介していきます。
まず研修の案内文は、多くの社員が参加してくれるような内容で書かなければいけません。研修は無料であったり自由参加である場合が多いですが、面倒くささに負けて参加しないという社員は少なくありません。
たくさんの社員を研修に参加させるために、わかりやすい案内文を作成しましょう。
研修の案内文の書き方10個
ここでは、研修の案内文を書いていくために、具体的な書き方をご紹介していきます。
研修の案内文を以前作ったことがあるという方は、自分の作成した案内文と比較してみてください。まだ案内文を書いたことはないけれど、今後作らなければならない予定があるという方は、ぜひ最後まで見てご参考になさってください。
また、以下には案内文以外の書類作成にも必要な事柄が載っていますので、内容を一緒に確認してみましょう。
研修の案内文の書き方1：用件が一目でわかるタイトルにする
研修の案内文の書き方1つ目は、「用件が一目でわかるタイトルにする」ということです。どのような書類にも、一番初めに書かれている内容をわかりやすくするためのタイトルを入れると、書類整理がしやすく仕事の効率が上がります。
多くの社員に出席させるため、誰が見ても「この書類は研修の案内文だ」とわかってもらう必要があるので、タイトルはシンプルに「研修の案内」や「○○研修所で社員研修アリ」などが望ましいです。
研修の案内文の書き方2：本文の冒頭は宛名を明記する
研修の案内文の書き方2つ目は、「本文の冒頭は宛名を明記する」ということです。宛名を入れておくことで、書類をもらった人は「自分宛てに来た書類だ」と感じ、案内文を受け取ってもらえる可能性が大きく高まります。
社員が大勢いる場所で不特定多数の方に案内文を配っても、誰が書類を受け取る対象かがわからず案内文を受け取ってもらえない場合があります。これを避けるために、案内文の冒頭に宛名をしっかりと明記します。
研修の案内文の書き方3：宛名の直後に挨拶文を明記する
研修の案内文の書き方3つ目は、「宛名の直後に挨拶文を明記する」ということです。研修案内文に限らず誰かにメールや文書を渡す時には、挨拶文を入れることがビジネスマナーとされています。
この挨拶文は「お疲れ様です。」や「お世話になっております。」が一般的です。自分と同じ立場の社員に向けた挨拶文には、「お疲れ様です。」を使います。
「お世話になっております。」と使うのは、社外の方に向けた案内を出すときです。
研修の案内文の書き方4：研修の趣旨を明記する
研修の案内文の書き方4つ目は、「研修の趣旨を明記する」ということです。研修の趣旨を明記することによって、自分が何のために呼ばれている研修なのかを、一目見て判断することができます。
案内文のここからの内容は本題となります。まずは、研修開催の挨拶から入ります。「この度、○○研修を行います。」と簡潔に書かれたものが読み手にとって親切です。その後「○○様より○○についての講習があります。」と続けましょう。
研修の案内文の書き方5：研修の詳細は箇条書きにする
研修の案内文の書き方5つ目は、「研修の詳細は箇条書きにする」ということです。箇条書きにすることによって、研修に必要な項目をわかりやすく伝えることができます。
箇条書きにする内容は、日時・会場名(住所)・当日の担当講師名・研修内容・当日の持ち物です。特に当日の日時や会場名、持ち物は間違いが無いようにしっかりと確認しながら案内文を書いていく必要があります。
研修の案内文の書き方6：参加申込方法も書く
研修の案内文の書き方6つ目は、「参加申込方法も書く」ということです。研修の出欠を取るために、案内文には「いつまでに誰宛で返答が欲しいか」を書きます。
例えば、「研修参加ご希望の方は、〇月〇日までに○○課の○○へお知らせください。」というような具体的な日にちの提示が必要です。この一文がないと研修参加希望の社員は、誰に参加の申し込みを頼めばいいのかわかりません。
研修の案内文の書き方7：料金がかかるかの明記
研修の案内文の書き方7つ目は、「料金がかかるかの明記」をするということです。研修にいくらかの料金が発生する場合、その金額と支払方法を案内文に記載し、できるだけ事前に参加費用を集めます。
当日研修会場はたくさんの人で賑わいます。そのため、参加費用がかかる場合は事前に費用を回収しておき、当日は多額のお金を管理しなくてもいいような環境を作ります。
研修の案内文の書き方8：開催場所へのアクセス
研修の案内文の書き方8つ目は、「開催会場へのアクセス」も書いておくということです。研修案内文には研修会場の会場名や住所だけでなく、公共交通機関で行くためのアクセス方法やルートが書かれていると、読み手にとって親切です。
例えば、会場には車でしか行けない場所での開催となると、当日知った社員は研修に参加できなくなってしまう可能性が出てきます。バスや電車で行ける会場は、乗り換え情報などを記載しましょう。
研修の案内文の書き方9：開催会場のオフィシャルホームページの詳細
研修の案内文の書き方9つ目は、「開催会場のオフィシャルホームページの詳細」を書いておくということです。大きなホールや貸し会議場などは、詳しい情報が載ったホームページを持っていることがあります。
オフィシャルホームページには、会場への詳しいアクセス方法や会場内の座席案内が載っていることが多いので、もしホームページがあればURLを書いておきましょう。
研修の案内文の書き方10：担当者の連絡先などの情報
研修の案内文の書き方10つ目は、「担当者の連絡先などの情報」を記載しておくということです。研修担当者へ社員が直接質問できるようにしておくと、読み手にとって安心できます。
これは、研修案内文を出した人の連絡先を記載することがベストですが、それが難しい場合はその回の研修に携わっている人の連絡先を記載しましょう。
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研修の案内文を文書で出すメリット3つ
ここでは、研修の案内文を文書で出すメリットについてを詳しくご紹介していきます。
今の時代、手紙や書類は紙を使ったものではなく、メールやインターネット上で済ましてしまうことがほとんどです。しかし紙の書類ならではの良さも、もちろんあります。紙で書類を受け取ることで安心感を覚えたり、わかりやすい内容であると感じることが多いです。
ここでご紹介するメリットを知って、紙の書類の良さを改めて確認してみましょう。
研修の案内文を文書で出すメリット1：メールアドレスを知らなくても済む
研修の案内文を文書で出すメリット1つ目は、「メールアドレスを知らなくても済む」ということです。
これは、自分の使っているメールアドレスを、企業や個人に知らせることなく研修に参加することができるという事なので、個人情報を第三者へむやみに漏らす必要がありません。
メールアドレスは、不特定多数に知られる可能性の高い個人情報の1つです。紙の研修案内文で、自分の個人情報を守りましょう。
研修の案内文を文書で出すメリット2：電話番号を知らなくても済む
研修の案内文を文書で出すメリット2つ目は、「電話番号を知らなくても済む」ということです。
これは、自分の使っている携帯電話やスマートフォンなどの番号を、企業や個人に知らせることなく研修に参加することができるという事なので、個人情報を第三者へむやみに漏らす必要がありません。
携帯電話などの電話番号は、犯罪に使われやすい個人情報の1つです。紙の研修案内文で、自分の個人情報を守りましょう。
研修の案内文を文書で出すメリット3：「書面」として形に残る
研修の案内文を文書で出すメリット3つ目は、「書面として形に残る」ということです。紙の研修案内文は、メールなどとは違いデータが消えてしまうという事はありません。
紙の研修案内文は、ポケットに入れておけば携帯電話やスマートフォンが見れずにメールが確認できないような場所や、バッテリーが無くなっても確認することができるので、大変便利です。
また、保管しておけば、「自分は研修に呼ばれた」という証拠にもなります。
研修の案内文の書き方を押さえましょう
研修の案内文の書き方や、書面で出すメリットについては、いかがでしたでしょうか。研修の案内文の書き方をおさえておけば、他の書面が必要な時に応用することができます。
また、文書で案内文を出すことによって、データやメールよりもさらにわかりやすく、誰にでも平等な環境で内容を確認することができます。
あなたも研修の案内文の書き方をおさえて、仕事の効率アップを図りましょう。
