身元保証書とは？
身元保証書が入社のときに必要だから、用意をしなくてはいけないとなったとき、身元保証書が何なのかや書式について知りたい方は、ぜひ最後までご覧ください。
身元保証書とは企業が社員が誠実に従事してくれることを、社員の身内が連帯して証明するための書類です。
とても重要な書類なので、しっかりと対応しましょう。
身元保証人の条件とは
どのような間柄の人が身元保証書に記入できるのか気になる方も多いでしょう。身元保証書に記入する人は、両親が推奨されることが多いですが、企業によって条件が異なりますのでしっかりと確認をすることをおすすめします。
条件が揃わなかったら両親でも不可とされるケースももちろんあります。身元保証書はそれくら重要な書類です。
身元保証書が必要になる理由
なぜ企業側は身元保証書を求めるのかお分かりでしょうか。企業も身も知らぬ人を大切な仲間に、賃金を払って招き入れるのですから身元保証書などを使って、ある程度保証を作りたいということです。
もしも損害を与えられても、身元保証書があれば責任を問う方法がありますから、企業も対策を練りやすいということです。
身元保証書の書式の決まりはあるのか
それではここからが今回のメインです。身元保証書の書式に決りはあるのでしょうか。企業に所属するにあたって、身元保証書は重要な書類だとおわかりいただけたでしょう。その場合、書式も重要になってきます。
書式はさまざまなものがありますので、最適なものを選ばなくてはいけません。今回はしっかりとご紹介していきます。
テンプレートを使うのが一番安心
身元保証書の書式に悩んでしまった時には、テンプレートの書式を使うのが1番安心です。自分で見ばえや、書式のイメージなどを考えて選ぶと、実際にプリントアウトした時にズレてしまったり、切れてしまうことがあります。
失敗をしないために、身元保証書の書式はテンプレートを使用することをおすすめいたします。
テンプレート使用の際も確認すべき項目がある
テンプレートを使用して身元保証書を作る時には、テンプレートが企業側が求めている条件にそっているかどうかを確認しましょう。企業の結びたい条件と、テンプレートに書かれている条件が異なると、問題発生時に混乱が生じます。
しっかりと身元保証書に書かなくてはいけない事項を確認してから、テンプレート書式を活用しましょう。
身元保証書の書式や項目の注意点4つ
続きましては身元保証書の書式や項目の注意事項をご紹介していきましょう。身元保証書を頻繁に書いたことがある経験者は、なかなかいませんので、作成前にしっかりとポイントを押さえておくことをおすすめします。
今回は書式と項目の注意点について具体的な情報をお伝えしていきますから、書いた身元保証書を見直してみてください。
身元保証書の書式や項目の注意点1：日付は提出する日を書く
まず、身元保証書に記載する日付は、提出する当日の日付を書くようにしてください。ついつい記入した日付を書いてしまいそうになりますが、提出をする日付が正解です。
提出する日付がわかった時点で書いても良いですし、実際に提出する直前に記入するのもおすすめです。身元保証書を作った日にしないように注意しましょう。
身元保証書の書式や項目の注意点2：住所は現住所を書く
続いて注意しなくてはいけないのは、住所は現住所を書かなくてはいけないということです。保険証などと同じ住所だということです。
間違えて本籍地などを書かないようにしてください。また、実際にあったケースですが、就職の直前に引っ越しをしてしまい、よく覚えている以前の住所を書いてしまうこともありますので、よく見直しましょう。
身元保証書の書式や項目の注意点3：印鑑は保証人とは別のものを使う
最後に、印鑑が保証人とは別のものかどうかをしっかりと確認してください。印鑑は、まったく同じ名前や親族であったとしても、自分自身の印鑑を使わなくてはいけません。
一見すると違いはわかりませんが、しかし日本の重要書類において印鑑はかなり大きな意味を持っています。正しく提出するには、そういったことにも注意しましょう。
身元保証書の書式や項目の注意点4：生年月日の年は日付と統一する
続きましては、生年月日の年は日付と統一しなくてはいけないということです。エクセルなどを使用する事によって、関数を使って間違えること無く統一することができます。
自分の計算に不安があったら、しっかりと関数を使って計算し直してみてはいかがでしょうか。間違いに気付けますし、確認するときにも使えます。
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身元保証書の大事なポイント3つ
身元保証書の大切なポイントをご紹介していきましょう。今回ご紹介しますポイントは、3つですが、どれも提出をする前にしっかりと知っておかなくてはいけないことばかりです。
初めて書類を提出するという方も多いでしょう。そういった方はぜひこれから確認することを念頭において作成してください。書式のことばかりに気をとられないでください。
身元保証書の大事なポイント1：有効期限はいつまでか
有効期限がいつまでか、きちんと知っているでしょうか。有効期限は、期間を定めてあっても5年が最長です。期間を定めていなかった場合には3年までとなっています。
それらの期間を過ぎて保証人に保証を請求された場合は、この決りを伝えてきっぱりと保証を断りましょう。そういった適切な対応も求められます。
身元保証書の大事なポイント2：身元保証人への通知義務
これは主に企業側が知っておかなくてはいけない義務ですが、身元保証人に対して、通知の義務があることを知っていますか。主に従事者の勤務内容の変化に付いて、しっかりと通知を行なわなくてはいけません。
保証人たちは、あくまでも採用時点での従事者たちの条件に沿って保証をするので、変更した場合はそれについての承諾が必要です。
身元保証書の大事なポイント3：就業規則で取り決めをしておく
身元保証書は、就業規則で取り決めをしておかなくてはいけません。就業規則は、しっかりと確認をしてわからないことは聞いておきましょう。
勤めることになる企業なので、就業規則は納得していなくては合意してはいけません。仕事を始めたくて早く同意しなくてはいけないと考えてしまいがちですが、焦らずに確認をしましょう。
身元保証書の書式や注意点を知り、正しく記入しよう
いかがでしたでしょうか。身元保証書の書式や注意点を知って、正しく記入することができればスムースに就業することができるでしょう。
身元保証書の書式は、テンプレートを使って手堅い印象にして、保証人の方にもしっかりと説明しましょう。仕事に関わることなので落ち着いて対応することをおすすめいたします。
