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2019年06月12日

入社式の案内状の書き方手順9つ|入社式の目的と入社式当日の流れ8つ

入社式は新入社員に会社の一員として自覚を持ってもらう重大なイベントです。入社式の担当になったら、新入社員から信頼してもらえるよう分かりやすく丁寧に案内したいところです。ここでは入社式の案内状の書き方と、入社式当日の流れをご紹介します。

入社式の案内状の書き方手順9つ|入社式の目的と入社式当日の流れ8つ
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入社式の案内状とは

入社式はこれから社会人生活が始まる新入社員にとって重大なイベントです。新入社員に学生生活から気持ちの切り替えをして、会社生活に慣れてもらうための通過儀礼として入社式は存在しています。

入社式を通してその後の社会人生活に良い見通しを持ってもらうため、入社式担当の社員もしっかりとした気持ちで準備する必要があります。ここでは、入社式の案内状の書き方についてご案内します。

入社式の目的

入社式の目的は、新入社員が学生時代から気持ちを切り替え、会社の一員として自覚を持ってもらうことです。就活が終わって入社したばかりの社員は知り合いもおらず、不安でいっぱいでしょう。

社長など経営者の思いを知ってもらい、会社に対する不安を少しでもなくすこと、式典によって社会人としての自覚を持ってもらうこと、新入社員同士や上司と親睦を深めてもらうことが、入社式の目的となります。

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入社式の案内状の書き方手順9つ

入社式の担当になると、新入社員に対して入社式の案内状を送るという業務があります。新入社員から見た会社の先輩として信頼してもらえるように、入社式の案内状は誤字・脱字なく、必要事項を明確に書きたいところです。

入社式の案内状にはどのような内容を、どんな順序で書けば良いのでしょうか。ここでは、入社式の案内状の書き方手順9つをご紹介します。

入社式の案内状の書き方手順1:日付

入社式の案内状の書き方手順1は、日付です。まず、書類の右上に案内状を発送する日付を和暦で、令和〇年〇月〇日と書きます。書類を作成した日ではなく、発送する日なので注意しましょう。

入社式の案内状は一般的に3月上旬から中旬までに出します。あまり発送が遅くなると内定者が不安に思ってしまうので、なるべく早く出すようにしましょう。

入社式の案内状の書き方手順2:宛名

入社式の案内状の書き方手順2は、宛名です。日付の次の行の左端に、「内定者各位」と書きます。会社によっては「内定者の皆様」や、「○○様」と新入社員の名前を様付けで記す場合もあります。名前を記す場合は漢字を間違えやすいので、よく確認しましょう。

入社式の案内状の書き方手順3:差出人

入社式の案内状の書き方手順3は、差出人です。宛名から一行空けて右寄りに、会社名と担当者の部署名、担当者名を書きます。担当者名は書類を作成した人間か、社長もしくは人事部長、総務部などが一般的です。あらかじめ誰の名前で出すか社内で確認しておきましょう。

入社式の案内状の書き方手順4:件名

入社式の案内状の書き方手順4は、件名です。書類の中央にやや大きめの文字で、「入社式のご案内」や「入社式のお知らせ」と書きます。件名の前後は改行して、上下の間隔を空けると読みやすいでしょう。

入社式の案内状の書き方手順5:前文

入社式の案内状の書き方手順5は、前文です。頭語の「拝啓」、時候の挨拶、相手の繁栄を喜ぶ挨拶と続けます。頭語は相手との関係や文書の内容で使い分けますが、入社式の案内状では「拝啓」とします。

案内状を送る3月は春なので、春の時候の挨拶の中から時期や地域の季節に合ったものを選びましょう。新入社員は会社特有の時候の挨拶に馴染みが無いので、日常の言葉遣いに近い文や、意味が分かりやすい文を選び読みやすくします。

【文例】前文

前文には頭語の「拝啓」、時候の挨拶、相手の繁栄を喜ぶ挨拶という三つの要素を入れ、時候の挨拶は案内状を送る時期に合ったものを選びます。前文の文例は下記のとおりです。

(例文1)
拝啓、日増しに暖かくなり早春の息吹を感じるこの頃、皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます。

(例文2)
拝啓、春とはいえまだ寒い日がつづく折から、皆様におかれましてはご清祥のこととお喜び申し上げます。

入社式の案内状の書き方手順6:主文

入社式の案内状の書き方手順6は、主文です。前文から一行開けて、入社式を行うこと、日程などは下記に記してあることを簡潔に書きます。

主文にそのまま入社式の日程を書くのではなく、主文は簡潔に終わり、日程や場所など重要な事項は別記して読みやすくするのがポイントです。また、入社式後に研修などがある場合は、主文でその旨に触れておきます。

【文例】主文

主文には具体的な日程などを入れず、入社式を行うことのみを簡潔に書きます。

主文の文例としては、「さて、令和〇年度新規採用社員の入社式を下記の日程で執り行いますので、ご案内申し上げます。」とします。入社式後に研修などがある場合は、「入社式終了後は引き続き研修を行います。」といった文を続けます。

入社式の案内状の書き方手順7:末文

入社式の案内状の書き方手順7は、末文です。末文とは文章を締めくくる時に使う言葉のことで、ビジネス文書やかしこまった手紙で使われます。末文は結びの挨拶と結語から構成されており、結びの挨拶にはこちらが相手の入社を心待ちにしているという文章を入れます。

結語は頭語と合わせて使われる挨拶の言葉で、頭語に対応する言葉を入れます。頭語を「拝啓」とした場合は結語を「敬具」とします。

【文例】末文

末文の結びの挨拶には、通常は相手の健康や幸福を祈る文や今後の指導をお願いする文などを入れますが、入社式の案内状ではこちらが相手の入社を心待ちにしていることを表し、締めの文章とします。

結びの挨拶は主文のあとに続けて入れ、その後に改行して右端に「敬具」と結語を入れます。末文の文例として、「貴殿が入社されますことを心よりお待ちしております。敬具」とします。

入社式の案内状の書き方手順8:日時・場所・持ち物・服装について

入社式の案内状の書き方手順8は、日時・場所・持ち物・服装についてです。まず書類の中央に「記」と書き、その下に日時・場所・持ち物・服装について書きます。書き方は、以下のように箇条書きにしましょう。

日時:〇月〇日(〇曜日)〇時集合
場所:○○ホール(別紙の地図をご参照ください)
持ち物:筆記用具、印鑑、服装:スーツ

不明点があった場合のために、問い合わせ先の部署名、担当者名と電話番号を記しておきます。

入社式の案内状の書き方手順9:式次第

入社式の案内状の書き方手順9は、式次第です。入社式でどんなことが行われるのかあらかじめ新入社員に知らせておくために、式次第を載せておきます。必要ない場合は省いて構いません。

書き方は、開会の辞、社長挨拶、といったように一文ごとに改行し揃えて書きます。入社式後に研修会や懇親会が行われる場合は、式次第の後にその旨や時間を記します。用件が全て書き終わったら、最後に右寄せで「以上」と書きます。

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入社式当日の流れ8つ

入社式当日は新入社員にとって緊張するイベントですが、入社式担当の社員にとっても責任が重く、気持ちが張り詰めるイベントです。特に入社式の担当として不慣れだと、次に何をしていいか分からなくなることがあります。

そんな時あらかじめ入社式当日の流れを把握しておけば、当日スムーズに式を進めることができます。入社式当日は、どのような流れになるのでしょうか。ここでは、一般的な入社式当日の流れ8つをご紹介します。

入社式当日の流れ1:開式の宣言

入社式の流れは会社によってさまざまですが、ここでは一般的な入社式当日の流れをご紹介します。入社式当日の流れ1は、開式の宣言です。司会の担当者が、「これより、令和〇年度株式会社○○入社式を行います」と宣言をします。

宣言の際に「起立、礼」と言い、全員その場で立ち礼をする場合もあります。また、この時点で新入社員は入場しておらず、宣言のあとで入場するケースもあります。

入社式当日の流れ2:社長らによる挨拶

入社式当日の流れ2は、社長らによる挨拶です。社長もしくは会長など、経営陣の代表らが登壇し挨拶します。

社長らの挨拶には、会社が新入社員に対してどんなことを期待しているかということが盛り込まれており、その後の研修で話題にされることもあるため、しっかり聞いて内容を覚えておきましょう。

なお会社によっては、役員や幹部の紹介、来賓の祝辞が挟まれる場合があります。

入社式当日の流れ3:入社辞令書の交付

入社式当日の流れ3は、入社辞令書の交付です。入社辞令書は、会社に所属することを正式に認めるという書面で、配属が既に決まっている場合は配属先の部署名が書かれています。

新入社員の代表者、もしくは新入社員一人一人に辞令書が手渡されます。代表者の場合は「新入社員代表、〇〇」と代表者の氏名が呼ばれ、個々の場合は順番に全員の氏名が呼ばれます。どちらの場合も辞令書を受け取った後、元の席に着席します。

入社式当日の流れ4:内定者による挨拶

入社式当日の流れ4は、内定者による挨拶です。会社によって新入社員決意表明、新入社員による答辞、など名称は異なります。

内定者の代表が、入社式を開催してもらったことに対してお礼の言葉、今後の会社生活での抱負、上司や先輩社員への挨拶などを述べます。なお、内定者による挨拶が省略される場合もあります。

入社式当日の流れ5:閉式の辞

入社式当日の流れ5は、閉式の辞です。司会の担当者が、「以上を持ちまして令和◯年度株式会社◯◯入社式を終了いたします」と挨拶をして閉式します。

入社式自体はこれで終了ですが、この後に記念撮影や研修、懇親会などのイベントが控えている場合もあります。

入社式当日の流れ6:記念撮影

入社式当日の流れ6は、記念撮影です。新入社員全員と社長や先輩社員らで記念撮影をします。記念撮影する場所や並び方は司会や担当の社員が案内します。社員の中で誰が写真に入るか、専属のカメラマンを呼ぶかどうかは会社の規模によりさまざまです。

入社式当日の流れ7:研修・オリエンテーション

入社式当日の流れ7は、研修・オリエンテーションです。今後の業務に必要な事項を、研修・オリエンテーションによって新入社員に学んでもらいます。新入社員の配属先がまだ決まっていない場合は配属先の決定をします。

会社によっては研修やオリエンテーションがなく、すぐに業務に取り掛かる場合もあります。

入社式当日の流れ8:懇親会

入社式当日の流れ8は、懇親会です。懇親会の目的は、同期の社員や先輩・上司達、これから共に働く仲間と親睦を深め、新入社員の緊張をほぐし仕事をスムーズに進むようにすることです。

懇親会は社内で行う場合もあれば、飲食店などを事前に予約して社外で行う場合もあります。
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入社式の案内を正しく行いましょう!

入社式は新入社員に学生時代から気持ちを切り替え、会社の一員として自覚を持ってもらう重大なイベントです。

新入社員から信頼してもらえるように、入社式の案内状は誤字・脱字なく、必要事項を明確に書きたいところです。また、入社式当日の流れをあらかじめ把握しておくことで、入社式をスムーズに進めることができます。

この記事で入社式の案内状の書き方と当日の流れを把握して、入社式の案内を正しく行いましょう。
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