名刺交換の役割とは？
名刺交換にはさまざまな役割や目的があります。
一番の目的は相手に対して自分自身のことを知ってもらうためです。自分がどこの会社のなんという名前のどういった役職の人物であるか、という基本情報を知らせる役目があります。
また、名刺交換のやり方や態度でビジネスマナーについても判断されます。社会人としてきちんとした常識が備わっているか、仕事相手にチェックされる機会でもあります。
名刺交換の基本原則
それでは名刺交換の基本原則について確認していきましょう。
まずなにより相手に対して敬意を払うことです。売り手側であれば買い手側に対して、常にお客様であることを忘れずに敬意を払うよう心がけましょう。
名刺交換の場面では、常に目下の立場の方が目上の立場の方よりも先に名刺を差し出すのが基本です。
名前の読み方を確認する
名刺交換の際に名前の読み方を確認するのも重要です。
「そんなこと確認するのは失礼にならないか」と考える方もいるでしょう。しかし、あやふやなまま覚えている方が失礼なことです。また、最初に聞かずに二度目に聞き直すのも失礼にあたります。
難しい漢字や読み方が多数ある名前などは、最初の名刺交換の際にきちんと確認しておきましょう。こういったことは決して失礼なことではありませんので、覚えておいてください。
正しい名刺交換のポイント7つ
ここから正しい名刺交換のポイントについて紹介していきます。
名刺交換は一度手順を覚えてしまえばそう難しくはありません。しかし、なかなか覚えられないという方もいるでしょう。そんな方は要所ごとに頭に入れると覚えやすいです。
というわけで、ここから名刺交換の７つのポイントを紹介していきます。名刺交換の経験のある方もないという方も、一つずつゆっくり確認しながらポイントを押さえていきましょう。
渡し方
名刺はビジネスマンにとって必須アイテムの一つです。
渡し方によって仕事相手に良い印象も悪い印象も与えることになります。名刺交換をきちんと行えるということはビジネスマンにとって重要なポイントです。
まず名刺を交換する際の基本姿勢として、必ず立ってするようにしましょう。たとえ座っていた場合でも、名刺交換をする際にはきちんと立ち上がってください。
名刺の渡し方として基本の動作ですので忘れないようにしましょう。
正しい名刺交換のポイント1：向きを揃える
まず１つめのポイントは名刺の向きを揃えて渡すことです。
相手に名刺を差し出す際に重要なポイントが名刺の向きです。相手が名刺の文字を読めるように、名刺入れから取り出したら向きを変えるようにしてください。
うっかり逆向きに渡すことのないように落ち着いて、ゆっくり確認してください。また、その際には会釈をしながら自己紹介をして相手に渡すようにしましょう。
正しい名刺交換のポイント2：文字に手を掛けない
２つめのポイントは文字に手を掛けないことです。
名刺を持つ際にうっかり文字に指がかぶって見えないことがあります。せっかく相手に向けて名刺の向きを変えても見えなければ意味がありません。
初心者に多いのですが、とにかく緊張のあまり焦って差し出すとこういったことが起こりやすいです。ゆっくりで良いのできちんと名刺を確認して、文字に掛からないように指の位置に気を付けるようにしましょう。
正しい名刺交換のポイント3：脇を閉めてひじを曲げる
３つめのポイントは名刺を渡す際の姿勢についてです。
名刺を持ったらまず脇を閉めて、そのままの状態でひじを曲げましょう。この姿勢で名刺を持ち相手に向けて差し出します。
慣れないうちは名刺交換の手順について頭がいっぱいになりがちです。しかし、渡すときの姿勢も重要なポイントになります。この部分をきちんとすることによって、相手の印象はぐっと良くなますので頭に入れておきましょう。
正しい名刺交換のポイント4：高さに気を付ける
４つめのポイントは高さに気を付けることです。
基本的に胸の位置くらいの高さに持ちましょう。高すぎず低すぎない位置がベストです。しかし相手との身長差もありますので、そういったことも考慮に入れながら臨機応変に調整してください。
上記した脇を閉めてひじを曲げる姿勢と併せて覚えておきましょう。
受け取り方
ここからは名刺の受け取り方のポイントです。
ただ受け取るだけじゃだめなのか疑問に思う方もいるでしょう。しかし、受け取り方にも実は気を配らなければならない点が多々あります。
ぜひ下記のポイントをチェックして名刺交換の際には気を付けてみましょう。
正しい名刺交換のポイント5：会社名やロゴに指を置かない
5つめのポイントは会社名やロゴに指を置かないことです。
渡し方のポイントで文字に手を掛けないということを書きましたが、受け取る際にも同様です。文字の上に指などは置かないようにしましょう。
特に会社名やロゴなどは名刺の中でも大事な部分です。ついうっかり、ということがないよう気を付けてください。
正しい名刺交換のポイント6：両手で受け取れない場合は右手を添えるように
基本的に名刺は両手で受け取るべきですが時と場合によってどうしても無理な状況もあるでしょう。同時交換の場合や、片手が使えない状況の時もあります。
その場合はできるだけ右手を添えるようにしてください。片手だけあげて無造作に受け取ることはしないように気を付けてください。
両手で受け取れない場合は右手を添える、ということを覚えておきましょう。
正しい名刺交換のポイント7：同時交換の場合
名刺交換の際に相手と同時に差し出すことがあります。この場合どうしても片手で受け取ることになります。名刺は基本的に両手で渡し、量で受け取るのですがこの場合は仕方ありません。
まず両手で名刺を差し出した後、左手を離し相手の名刺を受け取ります。そして、右手をそのままにして相手が受け取るのを待ちましょう。この際に最初から片手で差し出さないようにしてください。
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重要マナー・貰った名刺はどうする？
名刺交換の方法については上記のとおりですが、ではその際にもらった名刺はそのあとどうすれば良いのでしょうか。
名刺入れに入れておく方が多いですが、それは面談のあとの話です。ここからはもらってすぐにどうするのかについて説明していきます。
すぐにしまわない
名刺を貰ったらとりあえずしまっておいた方が良いと名刺入れに入れてしまう方がいます。しかし、実はマナーとしてこれはあまりよくありません。
例えば立食パーティなどの場合は持ったままというわけにもいきませんが、この場合でもできるだけ相手がしまったことを確認してから名刺入れに入れるようにしましょう。
基本的に一対一で名刺交換をした場合は、すぐにしまわずにテーブルの上などに置いておくようにしましょう。
貰った名刺を置く場所
それでは次に貰った名刺を置く場所についてです。
という正確な場所はありませんが、なるべく邪魔にならない位置に綺麗に置くようにしましょう。迷った場合は左の手前あたりに置くと良いです。お茶などが大体右に出されますので逆の位置になります。複数枚貰った場合は並べておくのが良いでしょう。
しかし、どうしても邪魔になってしまう場合があります。この場合は「失礼します」と一声かけてからしまうようにしましょう。
正しい名刺交換をすることで印象アップにつなげよう
ここまで名刺交換の正しい方法について紹介してきましたが、いかがだったでしょうか。
ただ名刺を渡し合うだけですので一見簡単に思えるでしょう。しかし、実際に名刺交換をしてみると正しくできないことが多いものです。慣れるまでは大変ですが仕事をしていくうえで重要ですので、キチンと覚えるようにしましょう。
相手に好印象を持ってもらえるよう、正しい名刺交換の仕方をしっかりと覚えておきましょう。
