経費精算時の領収書は必要なのか？
経費精算時の領収書はなぜ必要なのかと言う疑問持ったことがあるでしょう。経費の精算時に領収書は非常に重要です。例えば、確定申告や税務調査の時に対応できるようにするには領収書が必要になります。
領収書は証拠として扱われます。税法上では、経費の精算に使われる領収書は7年間保管をしておかなければいけません。
現代では領収書をスマホなどで撮影して保存しておくやり方もありますが、これには申請が必要です。
法人は、帳簿(注1)を備え付けてその取引を記録するとともに、その帳簿と取引等に関して作成又は受領した書類(以下「書類」といい、帳簿と併せて「帳簿書類」といいます。)を、その事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間(注2)保存しなければなりません。また、法人が、取引情報の授受を電磁的方式によって行う電子取引をした場合には、原則としてその電磁的記録(電子データ)をその事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります。
レシートとの違い
領収書は有価証券や金銭の受理を証明するための受領書と税法上ではされていますが、レシートでも、発行された日付、支払い金額などがはっきり明記されていれば領収書と同じように経費時の精算では有効になります。
領収書もレシートも、取引の証拠としてある一つの書類と考えましょう。
経費精算のよくある疑問3つ
経費精算のよくある疑問を、ここではお話ししていきます。経理をしている人なら、同じように抱えている疑問があると考えます。
処理を間違えてしまったら後々面倒なことになりますし、処理にも時間がかかります。そのような事態にならないよう、注意点を見ていきましょう。
経費精算のよくある疑問1：レシートは領収書代わりになるの？
経費精算の時にレシートは領収書代わりになります。一般的なレシートには、日時や店名、購入した商品名などが記載され金額もはっきり明記されています。
何かを購入し、清算するたびに領収書を書いてもらっては手間もかかります。「精算されました」と言うことが明白にされていればレシートでも領収書の代わりになります。
経費精算のよくある疑問2：支払った金額の一部だけを領収書でもらえるの？
清算時に支払った金額の一部だけを領収書に記載してもらうことはできます。もちろん、脱税目的ではいけませんが、経費の精算上では問題はありません。
例えば、支払金額が実際会社の決まりよりも超えてしまった場合は、決まっている経費の分だけ領収書に金額を記入してもらうことができます。
経費精算のよくある疑問3：領収書を紛失したら諦めるしかない？
経費精算時に、領収書を紛失したら諦めるしかないのかというと、領収書に代わるものがあれば代用することができます。
その際もやはりレシートが有効です。日付や店名、商品名などが明記されていますので証拠となります。
ただし、コピーしたものは改ざん性が高いので代用することができず、認められることはありません。
精算する領収書を紛失した場合の対処法4つ
精算する領収書を紛失した場合の対処法はいくつかあります。
紛失してしまった場合は、清算する前に対処をしておく必要があります。ここで対処方法を紹介していきますので、参考にしてみてください。
精算する領収書を紛失した場合の対処法1：再発行を依頼する
清算する前に紛失してしまったことに気づいたら、再発行ができるのかすぐに確認しましょう。基本的には、紛失時に領収書の再発行はしてもらえないことが多いと言えます。
紛失してしまったことを説明して相手が了承することで、再発行は可能な場合もあります。しかし、タクシーや電車などの場合は利用した事実を把握することが難しいので、可能性はかなり低いです。
精算する領収書を紛失した場合の対処法2：レシートで代替
精算する領収書を紛失した場合はレシートで代替できます。レシートに日付や店名、品名そして金額が明記されていることで支払いの事実を証明することができます。
経理上の精算時には必ず領収書でなければいけないと言うことではありませんので、支払い証明が明確なレシートでも代替することができます。
精算する領収書を紛失した場合の対処法3：クレジットカードの利用明細などで代用する
精算する領収書を紛失した場合、クレジットカードの利用明細などで代用することはできません。クレジットカードの場合、利用明細で受け取ると考えますが、これは税法上では領収書には該当しません。
商品などを購入した後にお店側に「領収書の発行」とお願いすることで発行してもらえます。発行された領収書には、クレジットカードでの支払いと記載してあります。
精算する領収書を紛失した場合の対処法4：出金伝票を活用する
出金伝票を活用する場合でも、要件がすべて揃っていれば問題ありません。
出金伝票は、会社のオリジナルのものや一般的なものがありますが、支払日、支払いをした相手の名称、支払い目的の品名、支払った金額がしっかり明記されていれば、どちらの出金伝票をつかっても問題なく代替することができます。
出金伝票は資料となりますので、財務書類と一緒に会計処理の後には必ず保管しておくようにしましょう。
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領収書を精算する際の注意点3つ
領収書は、正しい扱いをしなければ、改ざんと見なされる場合もあります。経費として処理される領収書ですので、しっかり処理をしなければ認められません。
経費として処理する上で、ここでは領収書を精算する際の注意点3つを紹介していきますので参考にしてください。
領収書を精算する際の注意点1：コピーした領収書はNG
コピーした領収書は、改ざんしたと疑われる可能性が大きくあります。また、コピーした領収書が受理されてしまうと、原本とコピーしたものと2枚分の清算をおこなってしまう可能性もでてきます。
コピーした領収書は、改ざんのリスクと二重請求のリスクがありますので会社側でもNGと決めておきましょう。
領収書を精算する際の注意点2：領収書の金額を自分で記入しない
領収書を精算するに、領収書の金額を自分で記入してはいけません。犯罪行為として罰せられます。領収書は、あくまで発行者が記入をします。たとえ、支払い金額が正しい金額だったとしても、罪になります。
発行者側の記入漏れがわかった場合は、面倒でも発行者の元へ行き、直接記入してもらうようにすることが重要です。いずれにしても手間がかかりますから、受け取った時にしっかり確認しましょう。
領収書を精算する際の注意点3：領収書の2枚分け
領収書を何枚かに分けて発行する場合もあります。例えば、飲食代など割り勘した場合には領収書を二枚分けにして発行してもらえます。
支払金額範囲内であれば、分割して発行してもらえます。経費上では問題ありませが、清算する場合は店名や支払い金額の確認をして注意しましょう。
領収書の精算に関して正しく理解しよう！
領収書の書き方や精算時の扱いには十分気を付けないと、見落としや間違えて清算してしまう可能性も出てきてしまいます。
領収書のコピーや、支払い金額を自分で記入するなどは違法となりますのでしないようにしましょう。
また、領収書の代用にレシートの利用も認められることを念頭に入れておくと、清算時に領収書がなかった場合でも安心です。
