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2019年06月13日

出張報告書を書くポイント5つ|出張報告書を書く時の注意点3つ

出張報告書を書くとき「面倒くさい」と思っていませんか。出張報告書とは、出張で得た成果や課題を会社に提出する文書のことです。会社にとっては大切な情報であり、今後の活動に役立つ可能性もあります。出張報告書を簡潔にまとめてできる限り早く会社に提出しましょう。

出張報告書を書くポイント5つ|出張報告書を書く時の注意点3つ

出張報告書とは?

出張報告書を書くポイント5つ|出張報告書を書く時の注意点3つ
出張報告書とは出張先で得た成果や業務内容をまとめた文書のことです。

多くの会社の場合、出張先から戻ったスタッフは出張報告書を作成し上司へ提出する必要があります。出張報告書は定期的に提出する日報と違って出張したときに作成されるため、目的や書き方を知らない人もいるでしょう。

今回は、出張報告書の目的・書くときのポイント・注意点について解説します。

出張報告書の内容4つ

出張報告書を書くポイント5つ|出張報告書を書く時の注意点3つ
出張報告書にはどのような内容を書かなければならないのでしょうか。

出張報告書は仕事の内容や成果を上司へ正確に伝えるものでなければなりません。出張報告書では、いつ・誰が・何のために・どこへ出張したのかを明確にまとめてあることが大切です。

出張報告書で書かなければならない基本的な内容を4つ紹介しましょう。

出張報告書の内容1:出張者名・日程や出張先

出張報告書に出張者名・日程・出張先を必ず書いて下さい。

報告書の作成に慣れていない人は自分の氏名・出張日・出張先を書き忘れることがあります。上司が出張した事実を知っているため、書く必要がないと思い込んでいるからです。

実は、直属の上司だけが出張報告書を確認するわけではありません。関連部署のスタッフ、場合によっては上位の責任者が出張報告書を読む可能性があります。

出張報告書の内容2:目的

出張報告書には出張の目的を忘れず記入しましょう。

出張の目的にはさまざまなケースがあります。例えば、展示会や説明会、顧客訪問や商談などがあげられるでしょう。今回の出張はどのような目的だったのか、わかりやすく書くことが大切です。

出張報告書の内容3:内容と成果

出張報告書には業務内容や成果も記入して下さい。

出張するためには会社からの指示や許可が必要です。また、出張へ行くときには、交通費や宿泊代など経費も必要となります。つまり、出張するということは、会社からある一定以上の成果を期待されていることでもあります。

出張報告書を書くときは、業務内容や成果を正しく表現するようにしましょう。

出張報告書の内容4:所見

出張報告書には出張先で得た意見や考えも記述しておきましょう。

所見とは、実際に見たものに対する意見や考えのことです。出張先で得た意見や考えを書くことで、次回に向けてどのような対策を立てれば良いか参考にすることもできます。また、出張報告書に所見を書き入れることで、上司からも「派遣させて良かった」と評価される可能性もあります。

仕事について問題意識を持ったり検討事項を提案したりすることは大切です。

出張報告書を書くポイント5つ

出張報告書を書くポイント5つ|出張報告書を書く時の注意点3つ
出張報告書を書くポイントを5つ紹介しましょう。

5つのポイントとは、事実を簡潔に書くこと、出張の目的が達成されたかどうかを書くこと、出張の課題を書くこと、基本情報を書くこと、学んだことを書くことの以上になります。

出張報告書は出張で得た成果を報告する文書です。そのため、出張先で得た事実・情報・成果を正確にわかりやすくまとめなければなりません。

5つのポイントをおさえながら出張報告書を作成しましょう。

出張報告書を書くポイント1:事実を簡潔にする

出張報告書に業務上の事実を書くときは簡潔にまとめましょう。事実をダラダラと書き並べず、必要な事実だけを記述することがポイントです。

出張先で集めた情報や調査結果については客観的に書くことも大切です。例えば「多くのお客さまに商品を提案しました。」ではなく「2日間で10社に商品を提案しました。」という表現にしましょう。曖昧な書き方ではなく、数字を使って具体的に書くようにして下さい。

出張報告書を書くポイント2:出張の目的が達成されたかを書く

出張報告書を書くポイント5つ|出張報告書を書く時の注意点3つ
出張報告書には出張の目的が達成されたかどうかも必ず書きましょう。

出張とは、会社からの指示や許可を得た上で、勤務先以外で業務をおこなうことです。勤務先以外で業務をおこなうため、経費も使わなければなりません。そのため、出張で目的が達成されたかどうか必ず報告する必要があります。

目的が達成されたどうかを報告するときは正確にわかりやすく書くようにして下さい。

出張報告書を書くポイント3:出張の課題を書く

出張先で気づいた課題を出張報告書に書いておきましょう。

出張で「何をするべきだったか」具体的な課題を書くことで、次回の活動につなげることができます。特に、出張で成果を得られなかったとき、次回の活動で役立てることができるでしょう。

また、出張報告書に課題を書くことはトラブルを未然に防ぐ効果もあります。

出張報告書を書くポイント4:基本情報は漏らさず記載する

出張報告書に記述する基本情報をご存知でしょうか。

最低限記述すべき基本情報は9項目あります。基本情報の9項目とは、出張者名・出張先・日程・目的・業務内容・成果・課題・所見・出張経費になります。出張先で得た資料があれば、添付書類として一緒に提出して下さい。

出張報告書のフォーマットを用意している会社もあります。初めて出張に行く人は、上司や先輩に出張報告書について確認しておきましょう。

出張報告書を書くポイント5:同行者やその人から学んだことを書く

出張報告書を書くポイント5つ|出張報告書を書く時の注意点3つ
出張に同行者がいた場合、出張報告書にその人から学んだことを書いておきましょう。

出張では上司や他のスタッフと同行することがあります。例えば、上司から乗り物の席次など移動中のマナーを学ぶ可能性があります。あるいは、出張先の懇親会で顧客への接し方を学ぶこともあるでしょう。

出張は一緒に行動する時間が長いため、同行者から学ぶことが多くあります。出張報告書に学んだことを書くことで、今後の仕事に活かしましょう。

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出張報告書を書く時の注意点3つ

出張報告書を書くポイント5つ|出張報告書を書く時の注意点3つ
出張報告書とは出張先で得た成果や課題を会社に報告する文書です。そのため、出張に行っていない上司や他スタッフにも理解できるような報告書を作成しなければなりません。また、出張報告書は上司から評価される可能性もあります。

出張報告書を書くときの注意点を3つ紹介しましょう。注意点とは、金額や時間を正確に書くこと、問題点を書くこと、上司が一番知りたいことを書くことの以上になります。

出張報告書を書く時の注意点1:金額や時間など正確に書く

出張報告書を書くポイント5つ|出張報告書を書く時の注意点3つ
出張報告書を作成するとき、金額や時間など数字に関することは正確に書いて下さい。金額や時間など数字を間違って書いてしまうと、全く違う結果になってしまいます。間違うことのないよう注意して書きましょう。

出張報告書を会社へ提出する前に必ずチェックして下さい。

出張報告書を書く時の注意点2:気になった事や問題点を書く

出張報告書には出張先で気になったことや問題点も書いておきましょう。問題点を書いておくことで、トラブルを未然に防いだり、成果につながったりする可能性があるからです。

顧客の発言や表情、取引先会社の気になる情報など、気になることはメモを取っておきましょう。できる限りその日の内に出張報告書を書いて下さい。日にちが経てば、気になったことや問題点を忘れてしまう可能性があるからです。

出張報告書を書く時の注意点3:上司が一番知りたいことを考えてみる

出張報告書を作成するとき、上司が一番知りたいことを考えて書いてみましょう。

上司が一番知りたいことを考えながら書くことで、ポイントを絞りながら書くことができます。上司が、顧客情報や契約状況を知りたいのか、あるいは展示会の集客人数を知りたいのか、考えながら出張報告書を書いて下さい。

出張経験の浅い人は上司に出張の目的を確認することで一番知りたいことを考えてみましょう。

出張報告書を分かりやすく書いて提出しよう

出張報告書を書くポイント5つ|出張報告書を書く時の注意点3つ
出張報告書を書くときのポイントや注意点についてまとめました。出張に同行していない人にも理解できるよう簡潔に事実をまとめた出張報告書を作成しましょう。

出張報告書とは出張で得た成果や課題を会社に報告する文書です。出張報告書は、会社にとって大切な情報であり、会社の将来を左右する可能性もあります。出張先から戻ったらできる限り早く出張報告書を会社に提出して下さい。

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