辞令とは?辞令の交付方法|辞令の種類7つ|辞令交付式の注意点2つ

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辞令とは

辞令は、企業が従業員に対して通知をするときに使う公式文書のことです。役職の任命や昇給、昇進を命じるときなどに発令されます。

個人に対しては直接、伝えられることが多く、従業員全体に公表するときは、社内報や掲示板が使われます。

辞令は法律で定められたものではありませんが、命令文書なので、従業員はそこに書かれた内容に従わないといけません。辞令を断ることは難しいです。

辞令の交付方法

辞令の交付方法は、企業によって異なります。掲示板などを使って、企業や組織全体で辞令を共有する場合もあれば、本人のみにしか交付しない場合もあります。

辞令の交付方法には、内示、辞令交付式などの方法があります。それぞれの交付方法にはどんな特徴があるのでしょうか。それぞれの交付方法について、紹介します。

辞令の交付方法1:内示

内示は、辞令が交付される前に発行されます。本人や、直属の上司に辞令の内容を伝えます。

内示では、注意しないといけないことがあります。内示を伝えるのは限られた人物に限定し、内容を伝えられた人は周囲に情報を漏らしてはいけません。

内示は辞令発行までの準備期間です。辞令が発令するまでに手続きや引継ぎなどの準備を進める必要があります。

手続きや準備の都合があるので、辞令交付の1ヶ月前から1週間前に出されます。

辞令の交付方法2:辞令交付式

辞令交付式は、式典と合わせて辞令の交付を行う方法です。例えば、入社式で配属先の辞令を交付するなどがあります。

事業規模が大きい企業で開催されることが多く、セレモニーとして位置付けられています。式典なので、参加する服装に注意する必要があります。

カジュアルな装いは避け、スーツを着用します。男性は、清潔感のあるシンプルな恰好が求められます。

女性も派手になりすぎないように、気を付けましょう。

辞令の交付方法3:社内報や掲示板など

辞令の交付方法には、社内報や掲示板を使う方法もあります。社内報や掲示板は従業員全員が目にするので、企業全体で辞令を共有できます。

社内報や掲示板を使った方法は一般的で、多くの会社で行われています。人事異動でも、社内報や掲示板が使われます。

辞令の種類7つ

辞令にはさまざまな種類があり、人事全般に関することが、辞令によって発令されます。では、辞令の種類にはどんなものがあるのでしょうか。

今回は、7つの辞令について見ていきましょう。それぞれの辞令の内容、どんな時に発令されるのかを解説します。

辞令の種類1:退職辞令

退職辞令は、従業員が退職するときに発令されます。退職する人には、退職証明書と離職証明書が発行されるので、退職辞令を出さない会社もあります。

再雇用前提の定年退職の場合、証明書が発行されないことがあります。そのため、再雇用が決まっている従業員が退職するときは、退職辞令を出すことがあります。

自らの意思で辞める場合、退職願が同等の効力を発揮します。なので、退職辞令がなくても退職することができます。

辞令の種類2:配属決定辞令

従業員の配属先を決めるために発令される辞令です。新規採用者は、採用辞令と配属先決定辞令の2つを受け取ることになります。

採用辞令の中に、社員として採用する旨と合わせて、どこに勤務するか記載されています。「貴殿を令和○○年〇月〇日より採用し、○○勤務を命ずる」のような書き方をします。

辞令の種類3:配置転換辞令

配置転換は、日本企業のみで行われている人事制度の1つです。会社の方針で、従業員の配属先を一定期間ごとに変える会社もあります。欠員の補充、組織の活性化など、その理由はさまざまです。

就業規則にその旨が記載されていれば、従業員の同意が無くても配属先決定辞令を発令できます。配置転換辞令をだすときは、現部署の任務を解く日と新部署の異動を命じる日を同じにし、新旧の部署での所属期間に空白期間がないようにします。

辞令の種類4:採用辞令

採用辞令は、採用が決まったことを知らせるための辞令です。労働基準法で、雇用主は労働条件の明示が義務付けられています。口頭の辞令も認められていますが、採用辞令だけは文書で交付しないといけません。

採用辞令には、採用の日付、基本給、試用期間などを書くことが決まっています。

労働条件通知書や雇用契約書だけを交付し、採用辞令を出さない企業もあります。採用辞令がない場合は、担当者に確認してください。

辞令の種類5:転勤辞令

企業内もしくは企業グループ内にある他の就業場所へ配置転換するときに発令されます。

似た辞令に配置転換辞令というものがありますが、転勤辞令では勤務地が変わるのに対し、配置転換辞令で変わるのは職務内容となっています。

転勤辞令は就業規則によって発令され、転勤の旨が記載されている場合のみ転勤辞令を出すことができます。就業規則に書かれていない場合は、転勤辞令に対する根拠を明確にしないといけません。

辞令の種類6:転籍辞令

他の企業へ転籍を命じるための辞令です。転籍は、配置転換や転勤と違い、他の企業に籍を移すことになります。従業員は、所属する企業の雇用契約を変更しないといけません。

転籍辞令は、配置転換辞令や転勤辞令と仕組みが異なるため、発令するときは対象者の同意を得る必要があります。

転籍辞令と似たものに、出向辞令があります。就業する企業が変わることは同じですが、雇用形態が異なります。

辞令の種類7:出張辞令

海外などに中長期出張する必要がある場合に、発令される辞令です。出張期間が長期に渡る場合や海外出張の場合、対象者は住居の確保や渡航準備をしないといけません。

国内への短期間の出張の場合は、急に発令されることもあります。しかし、長期や海外出張は準備期間を考えて、早めに発令されることが多いです。

出張辞令には、出張期間、出張理由、出張場所などが記載されます。

辞令交付式出席時の注意点

大きな企業では、入社式と合わせて辞令交付式が開催されるのが一般的です。全国に支社がある会社では、本社に集まることもあります。

辞令交付式は、会社で行われる正式なセレモニーです。特に、新入社員にとっては自分のやる気をアピールする場でもあります。

辞令交付式の態度で、これからの評価も変わってきます。では、辞令交付式に出席するときには、どんなことに気を付けたら良いのでしょうか。出席時の注意点を紹介します。

辞令交付式出席時の注意点1:男性

男性が辞令交付式に出席するときの服装は、ダークスーツとされています。 ダークスーツは、濃紺やダークグレーのスーツのことで、礼服とは違うので間違えないようにしましょう。

シャツは白の無地を着用し、ネクタイも落ち着いたデザインのものを選びます。清潔感が大事なので、スーツやシャツにしわがないか、チェックを忘れないでください。

前日にアイロンがけをして、靴は汚れを落として、磨いておきます。

辞令交付式出席時の注意点2:女性

女性も男性と同じく、ダークスーツを着用するのがマナーです。リクルートスーツでも大丈夫ですが、インナーは襟付きのブラウスにするといいでしょう。

化粧はナチュラルメイクにし、イヤリングやピアスなどの目立つアクセサリーは避けてください。さり気なく、ネックレスを着用するぐらいが望ましいです。

靴のヒールが高すぎるのも良くないので、ヒールの高さは3~5㎝を選んでください。制服がある会社は、制服を着て参加します。

辞令の正しい知識を持って適切な対処をしよう!

辞令は会社勤めをしていると、何度か受け取ることがあります。辞令の内容によっては、今後の仕事に影響が出るものもあるでしょう。辞令の正しい知識を持ち、辞令が発令されたら適切な対処ができるようにしてください。

辞令が発令されると、基本、断ることはできません。しかし、配置転換辞令などは就業規則に記載がなければ、断ることができます。

辞令の内容と合わせて、就業規則もきちんと確認しておくことをおすすめします。

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