商談のマナー・訪問前の事前準備事項5つ|訪問時・商談時のビジネスマナー

ビジネスマナー
  1. 商談成立にも影響する訪問のマナー
    1. 商談成立にも影響する訪問のマナー:約束の時間内で切り上げる
    2. 商談成立にも影響する訪問のマナー:コート類は建物を出てから着用する
    3. 商談成立にも影響する訪問のマナー:お礼のメールや手紙の送付
  2. 商談のマナー・訪問前の事前準備事項5つ
    1. 商談のマナー・訪問前の事前準備事項1:お客様に関する情報収集
      1. お客様に関する情報収集1:経営方針・戦略・事業内容・規模・業績
      2. お客様に関する情報収集2:主要商品・サービス
      3. お客様に関する情報収集3:本・支店の所在地
      4. お客様に関する情報収集4:主要取引先・業績の推移
      5. お客様に関する情報収集5:お客様の業界情報・競合状況
    2. 商談のマナー・訪問前の事前準備事項2:訪問の目的・手段の設定
      1. 訪問の目的・手段の設定1:商談をどこまで持っていくのか?
      2. 訪問の目的・手段の設定2:どのように話を展開するのか?
      3. 訪問の目的・手段の設定3:聞き出すこと・質問は何か?
    3. 商談のマナー・訪問前の事前準備事項3:営業ツールの準備と確認
      1. 営業ツールの準備と確認1:前回の商談状況のチェック
      2. 営業ツールの準備と確認2:商談の進捗次第でカタログ・提案書・見積書などの準備
      3. 営業ツールの準備と確認3:前回お客様から受けた質問があれば回答する資料
      4. 営業ツールの準備と確認4:先方の名刺と自分の名刺
    4. 商談のマナー・訪問前の事前準備事項4:アポイントメントの確認
    5. 商談のマナー・訪問前の事前準備事項5:営業マンは見た目が9割・身だしなみ、チェック
  3. 訪問時・商談時のビジネスマナー3つ
    1. 訪問時・商談時のビジネスマナー1:受付でのやり取り
    2. 訪問時・商談時のビジネスマナー2:名刺交換の基本
    3. 訪問時・商談時のビジネスマナー3:お辞儀の種類3つ
      1. お辞儀の種類:会釈
      2. お辞儀の種類:普通礼
      3. お辞儀の種類:最敬礼
  4. 商談のマナーについて理解を深めよう!

商談成立にも影響する訪問のマナー

本記事では、商談のマナー・訪問前の事前準備事項5つ、訪問時・商談時のビジネスマナーについて紹介していきます。

訪問のマナーは、商談成立にも影響してしまう仕事においてしっかりと抑えておくべき行動です。本記事を参考にしっかりと訪問・商談時のマナーをマスターしておきましょう。

はじめに商談成立にも影響する基本となる訪問マナーを3つ紹介していきます。

商談成立にも影響する訪問のマナー:約束の時間内で切り上げる

商談成立にも影響する訪問のマナーとして、約束の時間内で切り上げることが大切になってきます。

商談の終了時間は、お迎えする側からは「帰って」とは言いにくいため、訪問した側から切り出すことがマナーです。そのため、約束した時間内で商談を切り上げられるよう、商談ではペース配分を考える必要があります。

たとえ時間が長引きそうであっても、図々しく居座ることのないよう約束した時間内で切り上げましょう。

商談成立にも影響する訪問のマナー:コート類は建物を出てから着用する

商談成立にも影響する訪問のマナーとして、コート類は建物を出てから着用するということが必要になります。

はじめに建物に入る際に、コート類は脱ぎますが、商談が終わって帰る際も建物を出てから着用しましょう。入館時の逆です。コート類だけではなく、マフラーや手袋なども含みます。

訪問した相手に、室内で着用を勧められた場合はお礼を伝えてコートを着用しましょう。

商談成立にも影響する訪問のマナー:お礼のメールや手紙の送付

商談成立にも影響する訪問のマナーとして、お礼のメールや手紙の送付を必ず行いましょう。

訪問先から帰社した後、お礼のメールや手紙を送るのはビジネスマンとしての基本であり、マナーです。商談時間を割いてくださったお客様に感謝の気持ちを述べます。

お礼メールは必ず商談を行ったその日のうちに送りましょう。万が一、翌日になる場合は、相手がメールフォルダを確認する時間までに送るのがマナーと心得ておきましょう。

商談のマナー・訪問前の事前準備事項5つ

次は、商談のマナー・訪問前の事前準備事項5つについて紹介していきます。訪問する際は、必ず「自分は会社の代表だ」という気持ちで訪問しましょう。

会社の代表ということで、会社の恥にならないよう訪問前の準備もしっかり行っておく必要があります。

商談のマナー・訪問前の事前準備事項1:お客様に関する情報収集

商談のマナー・訪問前の事前準備事項の1つ目は、お客様に関する情報収集です。情報収集とは、訪問先企業の経営方針・事業内容・規模や、主要商品・サービス内容、業績や競合情報などです。

商談の訪問前に相手のことを事前に知っておくことは、相手が何をしてほしいか掴むことでもあり、こちらが提供できる内容について推していくポイントを決定することができます。

お客様に関する情報収集1:経営方針・戦略・事業内容・規模・業績

お客様に関する情報収集1として、経営方針・戦略・事業内容・規模・業績についての情報を集めておきましょう。

訪問先の企業情報を知っておくことで、的はずれな提案や発言をしてしまうことを防ぐことができます。

経営方針・戦略・事業内容・規模・業績について知っておくことで、自分の会社のことをどれだけ理解してくれているか、いい加減な気持ちで訪問していないことが相手に伝わるので、これらの情報には必ず目を通すようにしましょう。

お客様に関する情報収集2:主要商品・サービス

お客様に関する情報収集2として、訪問先の主要商品・サービス内容についての情報は理解しておきましょう。

相手の主要商品やサービス内容が何かも知らずに、自社の製品、サービスを持ち掛け、取引を検討させることは失礼です。

ほとんどの会社が自社のホームページを持っているので、主要商品やサービス内容は必ず確認しておきましょう。簡単に購入できるものであれば、実際に使ってみて商談時に感想などを伝えても良いでしょう。

お客様に関する情報収集3:本・支店の所在地

お客様に関する情報収集3として、訪問先の本店・支店の所在地についてなどの情報を把握しておくことも必要です。

商談では、今後この会社と付き合っていきたいか、今後この営業担当と付き合っていきたいか、という目に見えない判定が行われています。

本店・支店の所在地を知ることで、どのくらいうちの会社に興味を持って把握してくれているか、という意思表示にもなりますし、地名から話題を膨らませることもできるでしょう。

お客様に関する情報収集4:主要取引先・業績の推移

お客様に関する情報収集4つ目は、主要取引先・業績の推移を知ることです。どういう流れで商談先は商品を作り上げているのか、という流れを知るには主要な取引先に目を通す必要があります。

主要取引先の流れによってはコスト的に無駄になっている部分に気づいたり、相手の本音を聞きだすような深い質問をぶつけることもできるでしょう。

また、業績の推移を知ることで、伸び悩んでいるのかなどその会社の現状を知ることも可能です。

お客様に関する情報収集5:お客様の業界情報・競合状況

お客様に関する情報収集5として、お客様の業界情報・競合状況についてなどを知ることも必要です。

業界情報や競合情報を知ることで、「何が課題で、何を解決したいのか」「何を悩み、どんなサービスを受けたいのか」などが浮き彫りになってくる部分があります。

少なくとも業界としての共通課題は把握しておきたいところです。その内容の精度が高ければ高いほど、商談相手は聞く耳を持つでしょう。

商談のマナー・訪問前の事前準備事項2:訪問の目的・手段の設定

商談のマナー・訪問前の事前準備事項2つ目は、訪問の目的・手段の設定です。商談自体を、商談をどこまで持っていくのか、どのような話を展開させるのか、質問や聞き出す内容は何なのかはあらかじめ決めておきましょう。

商談はあくまで取引を成立させることがゴールです。世間話を交えたり、商談を楽しい時間にすることも相手を楽しませて良い印象を与えるという意味では必要ですが、それだけでは何の成果にもなりません。

訪問の目的・手段の設定1:商談をどこまで持っていくのか?

訪問の目的・手段の設定1として、「商談をどこまで持っていくのか?」という点を考えましょう。

取引を成立させることが大切ですが、急ぎ過ぎて押し売りになってしまうとマナー的にも失礼であり、相手からの印象は悪いです。嫌な印象を残すだけになることもあります。

商談では、徹底的に顧客目線で話をすることを大切にし、その中でどのラインまで話をもっていくか、という部分を決めておきましょう。

訪問の目的・手段の設定2:どのように話を展開するのか?

訪問の目的・手段の設定2として、どのように話を展開するのか?という部分も考えておきましょう。

訪問先の企業情報や業界情報から、どのように話を展開させていくのか、相手が乗ってくる内容を考えながら考える必要があるでしょう。

取引に関して企業や業界の現状を話す上で、まずはお客様の意見を受け止め、肯定しましょう。自分の伝えたいことだけ言うのではなく、相手の出方を見て展開させる方向を変えていく柔軟性も必要です。

訪問の目的・手段の設定3:聞き出すこと・質問は何か?

訪問の目的・手段の設定3として、聞き出すこと・質問は何か?という部分を明確にしておくことです。

お客様が問題点に気付いていれば話は早いですが、実際には気づいていない場合があります。このような場合は、お客様との話の中で、課題・問題を明らかにしていく必要があります。

課題が潜在化している場合は、質問を投げかけていくことで課題が何かを導きだしていくように考えなければいけません。

商談のマナー・訪問前の事前準備事項3:営業ツールの準備と確認

商談のマナー・訪問前の事前準備事項3つ目は、営業ツールの準備と確認です。営業ツールとは、営業を行う際、効率的に進めるための各種の資料類です。

商談のマナーとして、訪問先に合わせた独自の資料や提案書を用意しておく必要があります。営業ツールはプレゼン力を強化してくれる存在になります。

ここでは、営業ツールの準備と確認について詳しく見ていきましょう。

営業ツールの準備と確認1:前回の商談状況のチェック

営業ツールの準備と確認1として、前回の商談状況のチェックがあります。前回はどこまで話して、どこからの商談を行えばいいか、という点を理解しておかないと、前回の商談から先に話が進みません。

同じような話をされると印象も悪く、商談を行う双方にとって時間の無駄になりかねないので、きちんと前回の商談状況はチェックしておきましょう。

営業ツールの準備と確認2:商談の進捗次第でカタログ・提案書・見積書などの準備

営業ツールの準備と確認2として、商談の進捗次第でカタログ・提案書・見積書などの準備が必要になります。

商談の進捗次第で求められる資料内容は変わってきます。例えば、「こんなところまでやりたいからここまでの見積もりを知りたい」といわれれば、新たに見積もりを用意する必要があります。

あらかじめ予想できる範囲であれば、どのくらいの予算になるか提案できるように資料を用意しておくのも手でしょう。

営業ツールの準備と確認3:前回お客様から受けた質問があれば回答する資料

営業ツールの準備と確認3は、前回お客様から受けた質問があれば回答する資料が必要になることです。

前回の商談状況のチェックにもつながってくる部分ですが、前回お客様がどんな質問をしていたか、確認しましょう。

新たな商品・サービスを扱いたいという場合売り上げアップにもつながるので、幅を広げる営業を行うためにも質問があれば回答する資料は用意しなければいけません。

営業ツールの準備と確認4:先方の名刺と自分の名刺

営業ツールの準備と確認4として、先方の名刺と自分の名刺、があります。

商談の際は、新たな人物を紹介されることもあります。急に担当が変わるということもあるので、その際挨拶が必要になり自分の名刺は必要になってくるでしょう。

また相手の名刺も必ず持っていきましょう。約束の時間に間に合わないというときなど、名刺があれば連絡がつきます。

商談のマナー・訪問前の事前準備事項4:アポイントメントの確認

商談のマナー・訪問前の事前準備事項4つ目は、アポイントメントの確認です。営業マンにとって、遅刻は信頼の低下につながり、お客様から悪いイメージを持たれることになります。

「自分は会社の代表なんだ」ということを意識し、必ずアポイントメントの確認をして日時を間違えないようにしましょう。

訪問経路についても、Googleマップなどを用いて確認しておきましょう。余裕があれば事前に足を運んでおいても良いでしょう。

商談のマナー・訪問前の事前準備事項5:営業マンは見た目が9割・身だしなみ、チェック

商談のマナー・訪問前の事前準備事項5つ目は、営業マンは見た目が9割といわれるため、身だしなみをチェックすることです。

身だしなみについては以下の点について気を付けましょう。
・ワイシャツの襟がよれていないか
・ネクタイのデザインはスーツにあっているか
・スーツ、靴は汚れていないか
・清潔感のある奇抜ではない髪型か

営業トークが優れていても、身だしなみが整っていなければだらしなく映ってしまい印象は悪くなります。

訪問時・商談時のビジネスマナー3つ

最後に訪問時・商談時のビジネスマナー3つ、受付でのやりとり・名刺交換・お辞儀の種類・について紹介していきます。

「営業を行う」というとついつい、商談が始まってからのイメージがあり、商談内容のみに集中してしまいますが、ちょっとしたやりとりもお客様にとっては大きな印象として目に映ってしまいます。

マナーが悪いと思われないようにしっかりと訪問時・商談時のビジネスマナーをおさえておきましょう。

訪問時・商談時のビジネスマナー1:受付でのやり取り

訪問時・商談時のビジネスマナー1つ目は、受付でのやり取りです。お客様の会社に入る前にコートを着ている季節であれば、あらかじめコートを脱いでおき、自分の名刺を用意します。

例えば、受付で、名刺を渡しながら「お世話になっております、わたくし株式会社○○の△△(名字)と申します。本日10時より△△部の××様とお約束させていただいています。」と伝えます。簡潔に用件を伝えるようにしましょう。

訪問時・商談時のビジネスマナー2:名刺交換の基本

訪問時・商談時のビジネスマナー2つ目は、名刺交換の基本をきちんとおさえておくことです。

初対面では、必ず名刺交換は行います。面会スペースに通された場合、名刺入れから名刺を取り出し、名刺の下、座布団のように両手で持ちます。

相手が来たら、名刺を両手で差し出し、「株式会社○○、営業部の△△△△(フルネーム)と申します」と、省略せずきちんと伝えます。

訪問時・商談時のビジネスマナー3:お辞儀の種類3つ

訪問時・商談時のビジネスマナー3つ目は、お辞儀の種類、会釈・普通礼・最敬礼の3つをおさえることです。お辞儀にはさまざまな種類があり状況に合わせて使い分ける必要があります。

お辞儀に関しては、基本的にこの3種類をおさえておけば大丈夫といわれているのでしっかりとマスターしておきましょう。

お辞儀の種類:会釈

お辞儀の種類1は、会釈です。会釈とは、軽い挨拶やお辞儀のことをいいます。ビジネスマナーでは、3段階あるお辞儀の仕方のうち1番軽いお辞儀です。

社内で上司・先輩に対して、また、外部の方とすれ違うとき、入退出時などに、頭だけ下げるのではなく、背筋を伸ばして相手の腰付近に視線を落とし上体を折ります。角度は15度傾けるのが目安です。

お辞儀の種類:普通礼

お辞儀の種類2は、普通礼です。普通礼は訪問先で一般的に行うお辞儀です。感謝や歓迎をあらわすときに使います。

普通礼は、背筋を伸ばし、上体を30度ほど曲げます。視線は1.5~2m先に視線を落とすようにしましょう。

お辞儀の種類:最敬礼

お辞儀の種類3は、最敬礼です。最敬礼は、お詫びをするときや、特別経緯を払うべき相手、慶弔時などに行われるお辞儀です。最も丁寧なお辞儀ともいわれています。

最敬礼は、背筋を伸ばし、1~1.5m先に視線を落とし、上体を45~60度程曲げます。視線は1メートル先に贈ります。

商談のマナーについて理解を深めよう!

商談のマナー・訪問前の事前準備事項5つ、訪問時・商談時のビジネスマナーについて紹介しましたが、いかがでしたでしょうか。

商談にはいくつか細かいマナーが必要です。マナーを知らないでいると「失礼な営業マン」「こんなやつとは取引などしない」という印象を持たれ損をしてしまうでしょう。

覚えてしまえば難しいことはないので、マナー違反として失礼がないよう本記事を参考に商談のマナーについて理解を深めていきましょう。

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