ビジネスメールの基本マナー8つ|添付資料のチェックと相手先への配慮

ビジネスマナー
  1. ビジネスメール
  2. ビジネスメールの基本マナー8つ
    1. ビジネスメールの基本マナー1:件名
      1. 具体的な名称や内容を記載する
      2. 日付などの特定しやすいものを記載する
      3. 社名やプロダクト名を記載して目に留まりやすくする
      4. メールを送信した意図を伝える
      5. Re:は適度に書き直す
    2. ビジネスメールの基本マナー2:送信先
      1. To・CC・BCCの使い分け
      2. To:直接対応をする相手(メインの宛先)
      3. CC:情報を共有したい相手でTOの受信者にも知らせたい相手
      4. BCC:情報を共有したい相手だがTOとCCの受信者には隠したい相手
    3. ビジネスメールの基本マナー3:宛名
      1. 団体宛
      2. 複数名に送る場合
      3. ToとCCで分かれる場合
    4. ビジネスメールの基本マナー4:挨拶
    5. ビジネスメールの基本マナー5:名乗り・自己紹介
    6. ビジネスメールの基本マナー6:内容・本文
      1. 行数が多くなる場合は段落ごとに1行空ける
      2. PREP法
      3. 6W3H
    7. ビジネスメールの基本マナー7:結びの言葉
    8. ビジネスメールの基本マナー8:署名
  3. 添付資料のチェックと相手先への配慮
    1. 添付資料のチェック:ウイルスに感染していないか確認
    2. 添付資料のチェック:ファイルの種類を確認
    3. 添付資料のチェック:ファイルのデータ容量を確認
    4. 添付資料のチェック:ファイルを添付していることを文面に記載しているか確認
  4. ビジネスメールの基本マナーについて理解を深めよう!

ビジネスメール

今やビジネスの現場において欠かすことのできないメール、プライベートのメールとは異なり、相手に内容を分かりやすく簡潔に伝えるとともに、マナーのある文面を意識したメール作成が必要です。

今回は、社会人として最低限押さえておきたいメール作成に大事なポイントをご紹介します。最初は誰でも初心者、本記事を参考にスマートなビジネスメールマナー身につけましょう。

ビジネスメールの基本マナー8つ

まずは基本的な形とマナーをおさえましょう。

慣れないうちは先輩のメールを参考にしたり、仕事を通じ自然にメール作成を覚えていく人もいるでしょう。しかし、自己流になり気づかないうちにマナーの欠けたメールを送ってしまったという事態にならないよう注意が必要です。

知らないと恥をかくだけではなく、信頼をも失いかけない事態に発展したら取り返しがつきません。最低限の基本マナー8つをしっかりおさえて、同期よりも一歩リードしましょう。

ビジネスメールの基本マナー1:件名

メールの顔とも言える”件名”、メールを受け取る側に一目で、どのような内容が書かれているのか、また重要性や緊急性があるのかなど素早く判断できるタイトルにしましょう。

忙しいビジネスパーソンにとって、メールの仕分けはとても労力を消費する作業です。件名を見ただけでプライオリティーを位置づけできる件名は、仕事の効率化を図る上では最重要といえ、高い意識を持ったマナーです。

具体的な名称や内容を記載する

例えば、現在進行しているプロジェクトの名称やクライアント名などを表記すると、対象の案件を素早く認識することができます。

また、大きなプロジェクト案件になると作業が多岐にわたるため、どの作業に対するメールなのかを追記するだけでも、相手の立場に立ったスマートなマナーのあるメールになるでしょう。

日付などの特定しやすいものを記載する

長期にわたり同じ案件のメールをやりとりする際は、最新のものがどれかを判断する材料として日付を追記すると役立ちます。

また、アポイントの用途で使う場合にはスケジュール管理が容易にでき、ダブルブッキングやアポイント漏れを防ぐなど、ビジネスパーソンとして必要不可欠なマナーを守ることができるでしょう。

社名やプロダクト名を記載して目に留まりやすくする

たくさんの競合他社がいる中で、自分の会社や商品をアピールする手段として効果があるでしょう。

昨今ではプレビューするだけでウィルスメールの脅威に晒される事例が多く報告されているため、相手の見えないメールは見過ごされてしまう可能性もあり、大事な勝機を逃しかねません。

メールを送信した意図を伝える

メールはさまざまな意図を持って作成されます。

感謝の意を込める内容であったり、確認作業が必要な内容など、自分が相手にどのようなアクションを求めているのかをシンプルに伝える方法として、有効だといえます。

自分の意図を相手に簡潔に伝える能力はメールのみならず、ビジネスをする上で必要不可欠なマナーでしょう。

Re:は適度に書き直す

みなさん【Re:】での返信はそのままにしていませんか。適切なタイミングで書き直したり、消すことをお勧めします。

メールの内容には、メール送信者から”承諾や確認”をうながす場合もあり、そんな時は【Re:】の代わりに【了解】などを付け加えると、意思の疎通が素早くすみ、相手の立場にも寄り添ったマナーだといえます。

また、メールが長期化して元の本題とは違う案件の内容になった場合には、”件名修正”や”Re:削除”などの配慮があると、後からメールを見返す際に役立ちます。

ビジネスメールの基本マナー2:送信先

送信先は絶対に間違うことなく設定しましょう。

コンプライアンス強化がますます徹底される企業において、誤った送信先を設定してしまうことは、情報漏洩問題だけではなく、損害賠償発生などに発展するケースも考えられます。

どんなに業務に忙殺されても、送信ボタンを押下する前には必ず見直しする習慣とマナーを身につけましょう。

To・CC・BCCの使い分け

ベテランのビジネスパーソンでも意外と正しく使い分けがされていない宛先設定、基本マナーを覚えて、仕事がデキる印象を与えましょう。

みなさん、【To・CC・BCC】の違いはご存知ですか。社会人になるまでToは使った経験あるけど、【CCとBCCの違いって何】という方多いのではないでしょうか。

それぞれの役割がどのようなものなのか見ていきましょう。

To:直接対応をする相手(メインの宛先)

【To:】とはまさに主役、要件を伝えてアクションを求める相手です。

カンマで区切って複数名を設定することも可能です。しかしその際は、To:に設定されている人たちは「相互に面識がある人かどうか」や「誰が返信するべきか困らない内容であるか」など、前提のマナーであることに注意しましょう。

CC:情報を共有したい相手でTOの受信者にも知らせたい相手

【CC:】はサブ的存在と言えるでしょう。

CCとは”Carbon Copyの略”で複写という意味を持ちます。直接の返信は必要ないけど、参照や確認してほしい相手などに設定し、TOの受信者もCCに誰が入っているか確認することができます。

上司や同僚、後輩など設定される人はさまざまですが、現在の状況を素早く把握するだけでなく、状況の経緯を振り返ることが可能なため、自身の不在時のフォローや新人育成の目的としても使われます。

BCC:情報を共有したい相手だがTOとCCの受信者には隠したい相手

【BCC:】は縁の下の力持ち的存在、または、ひっそりと隠れる存在といえるでしょう。

BCCとは”Blind Carbon Copyの略”で目隠し複写という意味を持ちます。
例えば、頭を悩ます困った案件があった時など、上司をBCCとしていれることにより、TOやCCに上司の存在を明かすことなく、問題を共有することが可能です。

また、ダイレクトメールなどお互い面識のない複数の相手に送る場合や、社内一斉送信メールなどにも用いられ、機密保持のマナーといえます。

ビジネスメールの基本マナー3:宛名

宛名のない手紙を郵便で出しても届かないように、メールも宛名がないと見過ごされてしまうため、宛名を書くことは基本マナーであるといえます。

また、TOの宛名のみを書いてしまうとCCの方は読み飛ばしてしまう可能性があるので、確認してほしいCCの方がいる場合は、TOの下にCCとして明記するとよいでしょう。

団体宛

団体宛に送る際は、手紙同様会社名の後ろに【御中】をつけるのが一般的です。

御中とは個人を特定せず、その組織の中にいる不特定多数もしくはどなたかに確認してほしいときに使います。

その際、【▲▲会社御中 ○○様】など二重敬称にならないように注意するマナーが必要です。

複数名に送る場合

社外宛の複数名に送る場合、相手の会社名の下に宛名を書きましょう。

宛名は”横並び”もしくは”縦並び”、どちらでも問題ありませんが、上から上位職の順に書くことが基本マナーです。

社内宛の複数名に送る場合は、【各位】を使うといいでしょう。もちろん、上司が含まれていても大丈夫です。その時、【各位殿】などの敬称をつけないことに注意しましょう。【各位】自体が尊敬表現であるためです。

しかし、少人数の上司のみに送る場合、各位だと失礼という印象を与える可能性もあるため、役職順に全員の名前を明記する方が無難です。

ToとCCで分かれる場合

複数名にToとCCが含まれている場合、基本はToの宛名だけで問題ありません。

しかし、CCの人にも確認してほしい場合は、(CC:○○様)と明記する方が、読み飛ばしを防ぐだけでなく、より丁寧な印象を与えマナーを携えたメールとなるでしょう。

ビジネスメールの基本マナー4:挨拶

初対面の相手にビジネスメールを送る際はもちろん、面識のある相手に対しても簡単な挨拶文を入れましょう。

いきなり本題に入ってしまうと味気のない不躾な印象のメールになってしまいがちなため、初対面の相手には、突然のメールに対するお詫びやメールを送るに至った経緯など伝えると、相手の警戒心が和らぎます。

また面識のある相手には、季節の挨拶などを盛り込み相手の近況を伺うような簡単な挨拶を入れるとコミュニケーションが深まり、ビジネスパーソンとして嗜みのあるマナーとなります。

ビジネスメールの基本マナー5:名乗り・自己紹介

挨拶文の後は、名刺代わりとなる自己紹介を書きましょう。

初対面の相手には、まず自分が【誰で】【どこの会社・部署に属し】【どのような業務に従事】しているのかを伝えることが信頼をしてもらう上でのマナーです。

また、前任者や紹介者がいる場合はその方の了承を得た上で、自己紹介に盛り込むと安心感を与えることができます。

ビジネスメールの基本マナー6:内容・本文

内容や本文はダラダラと書くのではなく、分かりやすく簡潔にが大前提のマナーです。

内容がまとめられていないメールは読み手の気持ちを削ぎ、読む時間がかかるだけでなく、メールを後回しにされてしまう可能性があります。

【何について】【どうしてほしいのか】を書く前に整理しましょう。長くなりそうな場合は【箇条書き】にするなど工夫し、ポイントを押さえた分かりやすい文章を心がけましょう。

行数が多くなる場合は段落ごとに1行空ける

読み手に不快感を与えないよう、関連性のある内容を2-5行ぐらいにまとめ段落ごとに1行空けましょう。

文字が列挙された文面は読みづらいだけではなく目も疲れ、重要な内容が抜けてしまう可能性もあります。適度な空白を入れることにより見やすく洗練された印象のメールになります。

PREP法

PREP法を用いて、簡潔かつ説得力のあるメールに仕上げましょう。

みなさん、PREP法とは何かご存知でしょうか。PREPとは、【Point】【Reason】【Example】【Point】のイニシャルを取った用語であり、文章構成方法を指します。

Point:文章の要点部分、結論を述べ、Reason:結論の理由を説明、Example:結論の理由を裏付けた根拠(具体例)を挙げ、Point:最後のまとめとして結論を繰り返す手法です。

集中力が最も高い最初に結論を持ってくることにより深い印象を与え、忙しいビジネスパーソンにとっては、時短の役割も果たせる一挙両得なマナーです。

6W3H

6W3Hは相手に伝える際に網羅する内容を指します。

6W3Hとは、Who(誰が)、Whom(誰に)、When(いつ)、Where(どこで)、
What(何を)、Why(なぜ)、How(どのように)、How many(どれくらいの量で)、How much(いくらか)の頭文字をとって呼ばれます。

相手が知りたい内容が抜けていると、メールがブーメランのように行ったり来たりして、手間がかかるだけではなく信頼も失う恐れがあります。

相手の立場に寄り添ったメール内容になっているかを確認し、温かみのあるマナーを身につけましょう。

ビジネスメールの基本マナー7:結びの言葉

最後によい印象の残る結びの言葉でメールを締めくくりましょう。

メールの内容や相手によって正しい結び言葉を使い分けることが大切です。

シンプルで一般的に使う【何卒よろしくお願い申し上げます】や【今後も倍旧のご高配を賜りますようお願いいたします】といった目上の方向けの改まった言い回しの他にも、繁栄や健康を祈る結び言葉など、状況に応じた使い分けができるとビジネスメールマナー上級者とも言えます。

ビジネスメールの基本マナー8:署名

署名はビジネスメールにとって必要不可欠です。名刺に記載されている情報を元に作成しましょう。

署名の役割は、メールの信頼性を裏付けるのはもちろんのこと、署名に会社のロゴなどを入れることにより視覚でアピールすることも可能です。

また、緊急で連絡を取りたい時など、署名に電話番号が入っていると調べる手間も省けます。

ただ、メールのやり取りが長期化すると署名が邪魔だと感じるケースもあるため、新規メールは名刺と同じ情報、返信メールは住所などを省略した署名にするなど使い分け、相手に配慮したマナーも必要です。

添付資料のチェックと相手先への配慮

添付資料をつけてメールを送る際、注意する点がいくつかあります。

簡単に手間とコストをかけず資料を相手に確実に届ける、とても便利な機能ですが、簡単だからこそ、相手側の環境にも配慮するマナーが必要です。

適切な資料が添付されているかはもちろん、その他、注意点を見ていきましょう。

添付資料のチェック:ウイルスに感染していないか確認

自身のパソコンがウイルス感染源とならないよう、セキュリティ対策を万全にしましょう。

あらゆる手段で巧妙に仕組まれるウイルス、自身でも気づかない内に感染していて、大規模に広がるケースも少なくありません。

セキュリティソフトは常に最新の状態に更新を心がけることが、ウイルス感染を防ぐ最低限のマナーです。

添付資料のチェック:ファイルの種類を確認

相手のパソコン環境に適したファイルの種類かを確認した上で送りましょう。

IT技術の進歩によって、あらゆる種類のファイル送信が可能になりましたが、会社規模や環境によって使用しているOSやアプリケーションも異なります。

Microsoft社のOffice製品はビジネスシーンで一般的に使用され、多くの場面ではさほど問題にはならないですが、限られた職種の人が使うアプリケーションで作成したファイルは事前に相手に対応可能か確認することがマナーと言えます。

添付資料のチェック:ファイルのデータ容量を確認

大容量のデータファイルを添付する際にも、相手に事前確認することをお勧めします。

画像などを多く含むファイルはデータ容量が大きくなる傾向があり、相手が1回に受信できる容量に制限があったり、または、サーバー全体の容量が足りなくて受信できていない場合があります。

送信者は送ったつもりでいても、実はエラーになってかえってきていたけど気付かず放置していたというケースもあるので、事前確認を忘れてしまった場合は、きちんと届いてるか確認の一報を相手にするのも、ビジネスマナーの一つです。

添付資料のチェック:ファイルを添付していることを文面に記載しているか確認

メールにファイルが添付していることを文面に記載し、どのようなファイルの内容か伝えましょう。

文面にファイルの存在を記載することにより、リマインド効果を発揮します。自分に対してはファイルの添付が漏れていないか、相手に対しては添付ファイルの確認漏れがないかを防ぐことができます。

また、どのようなファイルかを記載することにより、相手は安心しファイルを開封することができ、思いやりのあるマナーです。

ビジネスメールの基本マナーについて理解を深めよう!

奥が深いビジネスメール、基本マナーを身につけたらさらなるスキルアップを目指しましょう。

仕事を通じ、さまざまなシチュエーションに遭遇する機会が増えます。

受け取るメールをただ読み過ごすだけではなく、読みやすいと感じた相手のメールを真似てみたり、または、基本マナーに則った作成ができているか分析するなど、自身のメール作成のスキルアップに繋がるでしょう。

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