説明責任とは?説明責任におけるポイント3つと実現のためのステップ6つ

ビジネスマナー

説明責任とは?

「説明責任」という言葉について聞いたことはあるけれど、その意味を聞かれると答えに窮してしまうという人も少なくないことでしょう。

説明責任とは、政治家や行政・企業などが自らの行動に関して社会的に影響を及ぼした時、あるいは及ぼす可能性がある時に、その関係者にこれまでの過程と結果・現状などについてきちんと説明を行う責任を負うことを意味します。

重要視される背景

「説明責任」という言葉は21世紀に入って日本でも社会に浸透し、さまざまなシーンにおいてその重要性が叫ばれるようになりました。一体なぜなのでしょうか。

説明責任が重視されるようになった背景は非常にさまざまではありますが、民主主義や情報公開といった概念が社会の隅々にまで浸透し、政治家や行政はもちろん、一企業であっても関係者に対する誠実さや倫理観が求められるようになったことが考えられます。

説明責任を果たす際に押さえておくべきポイント3つ

以上では、説明責任の意味とそれが重要視されるようになった背景について、簡単ではありますがご紹介してきました。

政治家や行政の関係者でなくとも、企業の経営に携わる責任ある人物ならば、株主や取引先・従業員などに対して説明責任を負うことになります。

ここからは、説明責任を果たす際におさえておくべきポイントについて詳しく見ていきましょう。

説明責任を果たす際に押さえておくべきポイント1:現状把握

説明責任を果たす際におさえておくべきポイントとしてまず挙げられるのが、現状をきちんと把握するということです。

説明を行わなければならない関係者に対して誠実に正しい情報を伝えるためには、何よりもまず現状を正確に把握しなければなりません。

目立つ部分だけを切り取って把握するのではなく、全体像を客観的に把握し、現在自分たちの置かれた状況がどのようなものであるのかを考えましょう。

説明責任を果たす際に押さえておくべきポイント2:原因の説明

原因を説明するというのも、説明責任を果たす際におさえておくべきポイントのひとつとして挙げられるでしょう。

説明責任とはほとんどの場合何か問題を起こしてしまった時に果たすべきものですので、その問題がなぜ起こってしまったのか、その原因を包み隠すことなく率直かつ誠実に説明すべきです。

保身のために嘘をついたり、情報を隠してしまうと説明責任を果たしたとは言えなくなってしまいます。

説明責任を果たす際に押さえておくべきポイント3:改善策や解決策を示す

説明責任を果たすためにおさえておくべきポイントのひとつが、改善策や解決策を示すということです。

「今○○が原因でこのような問題が起きています」と関係者に説明するだけでは不誠実であり、根本的な問題の解決には至りませんので、必ず今後どのような方針のもとどのような改善策・解決策を行うのかをわかりやすく説明しましょう。

説明責任実現のためのステップ6つ

説明責任を果たさなければならないような事態に直面した時、残念ながらその責任をきちんと果たすことができる人や組織はそう多くありません。

説明責任を果たすことができなければその人物や組織に対する世間のまなざしは必然的に厳しいものとなり、再起が不可能になってしまう可能性すらあります。

ここからは説明責任を果たすためのステップについて解説していきますので、ぜひチェックしてみてください。

説明責任実現のためのステップ1:目的を明確にする

説明責任を実現するためのステップとしてまず知っておきたいのが、目的をクリアにするということです。

今何に取り組むべきなのか、現在どのような問題に直面していてそれをどのように解決していくのかという目的を明確にした上で、説明責任を果たす方法を考えるべきです。

説明責任の目的がクリアになっていれば、関係者の納得のいく説明ができるようになるでしょう。

説明責任実現のためのステップ2:目標を明確にする

目標を明確にするというのも、説明責任を実現するためのステップのひとつとして挙げられるでしょう。

今なすべきことを明確にしたならば、次は今後しなければならないことを考え、それを通じて将来的にどのような状態へと改善したいのかを明確にすることが大切です。

説明を行ったらそれで終わりではなく、さらにその先にどのような目標を実現するのかが説明責任を実現する上で重要になってきます。

説明責任実現のためのステップ3:目標達成のための取り組みを考える

説明責任実現のためのステップのひとつとして、目標達成のための取り組みを考えるということも挙げられます。

説明責任を通じて達成すべき目標を明確にしたならば、次はそれを実現するために具体的にどのような方法を経ればよいのかを具体的に考えていくことが大切です。

効率性だけではなく、関係者に対して誠実な方法であることも重要でしょう。

説明責任実現のためのステップ4:必要な資源の確認

必要な資源を確認するというのも、説明責任を実現するためのステップのひとつに数えられます。

説明責任を果たすためには説明会を開催する場所や費用・人員に加えて、説明会を行うことを周知する広報も必要になってきますので、それら全てを実現するために必要な資源をきちんと確認しておきましょう。

説明責任実現のためのステップ5:リスクの想定と対策

説明責任実現のためのステップのひとつとして忘れてはならないのが、リスクを想定して事前にそれに備えておくということです。

説明責任を果たすべく説明会を行ったものの、かえって関係者の反発を買ってしまうというケースも少なくありませんので、事前にあらゆるリスクを想定し、どうすればそれらを回避することができるのか対策を立てましょう。

説明責任実現のためのステップ6:計画の見直し

計画の見直しを行うというのも、説明責任を実現するためのステップのひとつとして挙げられるでしょう。

説明責任を果たさなければならなくなったということは、これまでの計画や方針に問題があったという証拠ですので、今後同じようなことを繰り返さないためにどのように計画を練り直していくのかをしっかりと考えることが大切です。

説明責任によってもたらされるメリット4つ

説明責任を果たすことは、そう簡単なことではありません。しかし、それでも説明責任を果たすことの重要性がますます高まってきています。

では、説明責任を果たすことにはどのようなメリットがあるのでしょうか。ここからは、説明責任を全うすることでもたらされるメリットを4つピックアップしてご紹介していきます。

説明責任によってもたらされるメリット1:社会から信用を得られる

説明責任を全うすることでもたらされるメリットとしてまずご紹介したいのが、社会から信用を得られるということです。

何か問題が起きた時でも責任逃れや雲隠れをせず、きちんと誠実に関係者に対して向き合い説明責任を全うすることができたならば、その人物や組織に対する評価は下がるどころかむしろ高まり、信用を得られるようになるでしょう。

信用は時にお金よりも重要になってくるものでもあります。

説明責任によってもたらされるメリット2:人材が集まりやすい

人材が集まりやすくなるというのも、説明責任によってもたらされるメリットのひとつとして考えられるでしょう。

説明責任を全うすることができれば社会的な信用度と評判が上がるので、そのソフトパワーゆえに自ずと優秀な人材が集まってくるようになります。

説明責任によってもたらされるメリット3:社員のモチベーション向上

説明責任を全うすることで得られるメリットのひとつとして、社員のモチベーションがアップするということも挙げられます。

説明責任をきちんと果たす企業であるならば、社員の会社への忠誠心は高まり、「きちんと自分たちのことを考えてくれている会社のためにもっと頑張ろう」と士気が高まることでしょう。

モチベーションが高まればおのずと職場の生産性もアップするはずです。

説明責任によってもたらされるメリット4:支援の拡大

支援が拡大するというのも、説明責任を全うすることで得られるメリットのひとつに数えられるでしょう。

不祥事を起こしてしまったとしても、誠実に説明責任を果たすことができれば周囲からの評価が上がり、「誠実な対応をしてくれたんだから支援をしてあげよう」と好意的にサポートしてくれる人や組織が増えるはずです。

説明責任について知ろう

今回は説明責任について特集してきましたが、いかがでしたでしょうか。企業の透明性や誠実さが社会によって強く求められるようになっている現在においては、説明責任の重要性は日に日に増していっています。

説明責任の重要性とその全うの仕方を知り、問題が起きた時には速やかにその責任を果たせるようにしましょう。

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