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2019年11月06日

失礼にならない面接の際のメール返信マナー6つとは?|状況別返信の例文

転職活動においては応募企業とのメールのやりとりが必要不可欠です。メールは対面の場合と異なり、文章から与える印象がすべてです。メールのビジネスマナーを抑え、自信をもって応募先企業とのやりとりができるよう、ぜひ参考にしてください。

失礼にならない面接の際のメール返信マナー6つとは?|状況別返信の例文

避けて通れない?転職活動時のメールとは

ひと昔前までは電話や文書が主流だった応募先企業とのやりとりも、今ではメールが主流です。

しかし、時代とともにメールはスムーズにやり取りするための有効な手段だと認識され、メールでの連絡でも失礼に当たらないというのが常識になりつつあります。

応募からはじまり、選考に関する詳細確認や面接のスケジュール調整等、メールを使う機会は多く、転職活動においてメールのやりとりは避けて通ることは難しいと言えるでしょう。

企業とのやりとりはメールが主流

パソコンでのやりとりが主流となった昨今、仕事において多くのビジネスマンは日常的にビジネスメールを主なコミュニケーションツールとして使用しています。

面接の日程調整や直前の面接日程変更、選考結果の連絡に対する返信や面接辞退、内定への承諾・保留の返信など、さまざまなシーンでメールでの連絡、返信が必要になり、転職活動においても例外なく、応募企業とのメールのやりとりが必要不可欠です。

返信を間違えると活動に影響が

転職活動では応募先企業とメールでのやりとりの機会が多いものです。メールは対面の場合と異なり、顔も見えず声も聞こえませんので、文章から与える印象がすべてです。誤字脱字やビジネスマナーをわきまえないメールは、マイナスの印象を与えてしまいます。

裏を返せば、配慮あるビジネスマナーに沿ったメールのやりとりで返信することができれば、好印象をあたえ面接の機会が得られ、内定につながることもあるということです。

面接の際のメールの返信マナー6つ

ビジネスマナーは相手に自分の配慮や気遣いを伝えるためのツールです。

知らなかったばかりに意図せず相手に不快感を与えたり非常識な印象を与えてしまう可能性もありますが、逆に知っていれば自信をもって、文章そのものだけでなく、送るタイミングや送り先、タイトルなども工夫し応募先に好印象を与えることができる武器となるものです。

ここでご紹介する面接の際のメールの返信マナーをぜひ参考にしてください。

面接の際のメールの返信マナー1:日程の調整や変更の場合

日程調整や変更の場合は、以下の3点に注意しましょう。

1.件名は変更しない:返信メールを作成するときは、件名を変えずに返信の意味の「Re:」を付けたまま返信するのがマナーです。

2.引用返信する:日程調整メールに返信をする際は、過去のやりとりはすべて残すようにします。

3.文面の最後に署名を記載する:署名は、氏名、住所、電話番号、メールアドレスの順に書くのが一般的です。

面接の際のメールの返信マナー2:当日の遅刻やキャンセルの場合

そもそも面接当日の遅刻やキャンセルはできる限り避けたいものですが、やむを得ない場合には1.誠意あるお詫びのことば 2.遅刻の理由 3.到着見込み時刻をできるだけ簡潔に伝えるようにします。

注意点としては、到着見込み時間の伝え方を、実際の見込みよりも5~10分ほど余裕をもって返信するようにすることです。伝えたはずの時間よりも到着が遅れてしまうと、採用担当者にさらに悪印象を与えてしまい悪循環におちいります。

面接の際のメールの返信マナー3:面接後のお礼の場合

面接終了後、の御礼のメールを送るか否かはケースバイケースです。

必ずメールを送る必要はありませんが、御礼を言われて気分を害する人はいませんし、評価がプラスになることもあります。

たとえば面接を受ける人数が大人数の場合、いちいち御礼メールに返信することは採用担当者の負担になることもありますが、少人数、一対一の面接であれば、個々の印象が残りやすいため、御礼を返信することが好感につながることもあります。

面接の際のメールの返信マナー4:選考後に辞退する場合

応募先企業にとっては、企業の未来を左右するカギとなる人材を採用するにあたり、時間とお金をかけて面接を実施しています。

断ることへの気まずさなどから次の面接に関する連絡に返信を返さなかったり、無言のままフェードアウトしてしまう人もいますが、企業に多大なる迷惑をかけることになります。

たとえ辞退する場合でも、選考に時間を割いて頂いたことに対する御礼は最低限返信することが社会人としての最低限のマナーです。

面接の際のメールの返信マナー5:内定を承諾する場合

応募先企業からの内定の連絡がメールで届き、承諾の返信をする場合は、メールを見たらできるだけ早くメールを返信することが大切です。

メールの返信が遅くなると、内定の連絡をした企業の担当者は「内定の連絡メールが届いているかどうか」「内定の承諾が得られるのかどうか」と余計な気をもむことになります。

また辞退の場合は、他の応募者への連絡等、次のアクションを起こさなくてはならず迷惑をかけてしまう可能性もあります。

面接の際のメールの返信マナー6:内定を辞退する場合

応募者から内定を辞退することは、企業にとっては大きな痛手です。

そのことをふまえ、時間をかけて真剣に向き合い自分を選んでくれた企業には、誠意をもってお詫びのことばを添えて辞退の返信をすることが肝心です。

内定を辞退する際の連絡は、お詫びなので手紙や電話のほうがよいのではないかという人もいますが、採用する側のことを考えれば、できるだけ早い時期に簡潔で誠意あるメールを返信するようにするのがベストです。

メールを返信する際の注意点3つ

メールはきちんとビジネスマナーをわきまえ送ることができれば、好印象を与えることもできるツールですが、逆にマナーに反したメールは、意図せずともマイナス評価につながってしまいかねないことは重々注意しておかなくてはなりません。

敬語を正しく使うだけではなく、メールならではの書き言葉や誤字脱字、見やすさにも配慮するようにしましょう。

メールを返信する際の注意点1:敬称や略語の間違い

メールでも、話し言葉同様に敬語を正しく使うことが好印象につながり、逆に誤りがあると履歴となって残り評価を下げてしまうため要注意です。

敬称を使用する場合、丁寧に伝えたくても間違っていてはなんの意味もありませんし、メールは本来インフォーマルで簡潔に伝える目的のツールではありますが、略語を使用することは基本的にNGです。

メールを返信する際の注意点2:句読点や改行が読みにくい

電子メールの書き方に「公式ルール」はありませんが、相手が読みやすいように気を配り書くことが大切です。

句読点は多すぎても少なすぎず、1行を最大全角で30文字前後にし、書いた後に読み直し違和感がないか、レイアウトと読みやすさを確認するようにしましょう。

またスマートフォンでメールを作成する場合はパソコンで表示した時のことを考え、改行も多めにし、読み手の読みやすさに配慮を忘れないようにしましょう。

メールを返信する際の注意点3:誤字脱字が多い

メールは送信してしまった後は、記録として残ります。そのため誤字脱字の多いメールは後々までマイナスの印象を強める要素となってしまいかねません。

誤字脱字があると不注意な印象を与えてしまいますので、メール完成後、送信前には必ず見直し誤字脱字を確認してから送るようにします。

【状況別】面接の際の返信メールの例文6つ

ポイントを押さえても、ゼロから書き出すことは難しいという声もよく聞きます。

そこでここでは面接の際のメールのやりとりを、ケース別に例文を交えながらポイントを押さえて紹介していきます。

面接の際の返信メールの例文1:日程の調整や変更の場合

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
〇〇〇〇(自分の名前)と申します。

この度は面接の機会を頂き、誠にありがとうございます。
頂きました日程の中から、下記でお伺いさせて頂けますでしょうか。

●月●日(●)●時〜●時

お忙しい中恐縮ではございますが、
ご返信お待ちしております。

どうぞよろしくお願い致します。

署名

名乗る、面接機会への御礼、日程希望、結びの挨拶、署名の順で上記を参考にしてください。

面接の際の返信メールの例文2:当日の遅刻やキャンセルの場合

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
〇〇〇〇(自分の名前)と申します。

本日●時より面接のお約束を頂いておりますが、
電車遅延で、10分ほど遅れてしまいそうです。

ご迷惑をおかけし誠に申し訳ございません。
このまま伺わせて頂いても問題ないでしょうか?

ご返信お待ちしております。
何卒よろしくお願い申し上げます。

〇〇(名前)

長々と言い訳をするのではなく、要点のみ簡潔に伝えるようにしましょう。

面接の際の返信メールの例文3:面接後のお礼の場合

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
〇〇〇〇(自分の名前)と申します。

本日(昨日)は面接の機会を頂き
誠にありがとうございました。

〇〇様のお話を伺い、ますます貴社への思いが
強くなりました。

貴社発展の一端を担うことができたら幸甚です。
何卒ご選考のほどよろしくお願い申し上げます。

署名

必ず送る必要はありませんが、送る場合は面接への御礼、企業への思いを綴り、署名でしめくくります。

面接の際の返信メールの例文4:選考後に辞退する場合

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
〇〇〇〇(自分の名前)と申します。

現在選考を進めて頂いておりますが、
一身上の都合により、今回の選考を辞退させて頂きたく
ご連絡申し上げます。

お忙しい中、貴重なお時間をいただいたにもかかわらず、
誠に申し訳ございません。

末筆ながら、貴社の益々のご発展を心よりお祈り申し上げます。

署名

お詫びと面接の機会を頂いたことへの感謝の気持ちを込めて綴り送るようにします。

面接の際の返信メールの例文5:内定を承諾する場合

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
〇〇〇〇(自分の名前)と申します。

この度は内定のご連絡、誠にありがとうございます。
入社後は、一日も早く貴社に貢献できるよう努力して参る所存です。

貴社の皆様とともに働ける日を楽しみにしております。

まずはお礼まで。

今後ともどうぞよろしくお願い申し上げます。

署名

内定の御礼と、承諾の旨、今後の意欲について簡潔に綴り、署名でしめくくります。

面接の際の返信メールの例文6:内定を辞退する場合

株式会社◯◯
人事部 ▲▲様

お世話になっております。
〇〇〇〇(自分の名前)と申します。

この度は、内定の通知を頂き誠にありがとうございます。

光栄なお知らせですが、一身上の都合により
辞退させて頂きたく存じます。

貴重なお時間を割いて頂いたにもかかわらず、
申し訳ございません。

末筆ながら、貴社益々のご発展をお祈り申し上げます。

署名

お詫びと面接の機会を頂いたことへの感謝の気持ちを込めて綴り送るようにします。

メールのやりとりから面接は始まっていると意識しましょう

メールは顔も見えず、声も聞こえない分、文章があなた自身の印象を左右します。

第一印象はメールからです。ここでフックをかけることができれば、好印象から面接をスタートすることができます。

応募のメールから面接ははじめっていると意識し、メールの基本マナーを押さえて、スマートに乗り切りましょう。

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