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2019年12月18日

「夜分に失礼します」使い方と例文2つ|注意点と表現の違い

「夜分に失礼します」という言葉は、夜間にメールや電話で連絡を取る際に使われる言葉です。この一言を添えるだけで、相手が受ける印象が変わります。「夜分に失礼します」の夜分とはいつなのか、どのように使えばいいのか、使う際の注意点などをご紹介します。

「夜分に失礼します」使い方と例文2つ|注意点と表現の違い

「夜分に失礼します」の夜分とは

「夜分に失礼します」の夜分とは、一般的に20時から22時以降の時間帯を指します。この時間に連絡をするなら、「夜分に失礼します」という一言を添えたほうが相手への気遣いを感じさせます。

シフト勤務や24時間稼働をしている職場もあるので明確な決まりではありませんが、22時以降が深夜残業の時間帯になることから、22時以降は一般的に「夜遅い時間」だと考えられています。

「夜分に失礼します」ビジネス用語にも使えるのか

「夜分に失礼します」はビジネス用語としても使えます。相手への気遣いを表す言葉なので、使ったほうが好印象を与えられます。

ビジネスの場面では、就業時間以降は連絡を取らない場合がほとんどなので、「夜分に失礼します」という言葉を使うケースはあまりありません。業界によって夜遅くまで仕事をしている場合は、「夜分に失礼します」を使います。

「夜分に失礼します」使い方と例文

「夜分に失礼します」を使うべき時間帯がわかっても、使い慣れていないととっさに言葉が出てきません。周囲の人もあまり使っていなければ、どのような使い方をすればいいのかイメージしにくいでしょう。

夜間に連絡する必要が急に発生しても困らないように、電話で使用する場合とメールで使用する場合の例文をご紹介します。

夜分に失礼します使い方1:電話で使用する例文

電話で使用する場合は、用件を話し始めるより前に「夜分に失礼しますが」と言いましょう。夜に電話がかかってきた時点で、相手はすでに「こんな時間に何の用だ」と不快に思っています。その気持ちを少しでも和らげるために使います。

伝える内容が長かったり、連絡事項が多かったりしても相手を不快にさせてしまいます。夜間の連絡の際は、用件は簡潔にまとめておくようにしましょう。

夜分に失礼します使い方2:メールで使用する例文

メールで使用する場合も、本文の前に「夜分に失礼しますが」と添えましょう。「取り急ぎご報告いたします」など、どうして夜間に連絡するのか理由を明確にし、内容は簡潔に伝えましょう。

「今日」「明日」といった表現を使うと、日付をまたいでメールを送った場合や相手が翌朝確認した場合に誤解が生じやすいので、正確な日時を書くようにしましょう。

「夜分に失礼します」を使う注意点

「夜分に失礼します」と言えばどの時間帯でも連絡をしていいわけではありません。時間帯や連絡する内容によっては、相手を不快にさせてしまいます。夜間に連絡する場合は、どんなことに注意するべきかをご紹介します。

注意点1:時間帯に気を付ける

深夜に連絡するのは避けましょう。携帯電話やスマートフォンが普及しているのでいつでも電話に出られますが、相手がすでに帰宅して寝ているかもしれない深夜に電話をするのは失礼に当たります。

もし相手が深夜まで仕事をしていたとしても、遅い時間に電話がかかってきたことで仕事を中断させるのは失礼です。夜遅くに連絡する場合は相手の事情を考えましょう。

注意点2:急用以外のときは連絡を避ける

急用以外のときは夜間の連絡を避け、翌日に連絡しましょう。夜遅い時間帯に連絡が来れば、相手はすぐに対応しなければならない緊急事態かと思ってしまいます。大したことのない用事で連絡が来たら、相手は嫌な気分になります。

翌日の就業時間内でも十分間に合うような連絡であれば、夜間の連絡は避けるようにしましょう。

「夜分に失礼します」を使う際の表現の違い

「夜分に失礼します」は、使われる場面によって言い回しが異なります。連絡する時間帯や相手によって表現を変えたほうが、より丁寧な印象を相手に与えます。

夜間に連絡する際に使われる言葉の、表現が異なる言い回しを3つご紹介します。

表現の違い1:一般的に夜遅時間の「夜分遅くにすみません」

22時以降のような夜遅い時間に連絡する際は、遅い時間に連絡していることを詫びる気持ちを込めて「夜分遅くにすみません」を使います。

「夜分に失礼します」だけよりも「こんな遅い時間に連絡してすみません」という、時間の遅さを詫びる気持ちが表現できます。

表現の違い2:より丁寧にした文言の「夜分遅くに申し訳ございません」

客先などに夜間に連絡する際は、より丁寧に謝罪を表現するために、「夜分に失礼します」ではなく「夜分遅くに申し訳ございません」を使います。

「夜分に失礼します」の「失礼」は、夜遅くに連絡するという礼儀を欠いた態度を指します。「失礼しました」は、「礼儀を欠いた態度を許してください」という意味で、本来の意味としては謝罪が含まれません。「申し訳ございません」は謝罪の意味で使われます。

表現の違い3:ビジネスシーンで使う「夜分遅くに失礼致します」

ビジネスシーンでは、「夜分に失礼します」の丁寧な表現として「夜分遅くに失礼致します」を使います。「失礼します」には厳密には謝罪の意味が含まれませんが、社内の上司に夜間に連絡を取る場合などは、「夜分遅くに失礼致します」を使っても失礼には当たりません。

ただし、上司であっても深夜に連絡する場合には「夜分遅くに申し訳ございません」を使って謝罪の気持ちを表しましょう。

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「夜分に失礼します」以外のクッション言葉6つ

「夜分に失礼します」は、相手への気遣いを表すクッション言葉の一つです。クッション言葉とは、相手に何か依頼するときや断るときに、本題に入る前に一言添えて相手への衝撃を和らげる言葉です。

クッション言葉を使うことで、コミュニケーションが円滑になります。ビジネスシーンでも使える「夜分に失礼します」以外のクッション言葉を6つご紹介します。

「夜分に失礼します」以外のクッション言葉1:申し訳ございませんが

「申し訳ございませんが」は、相手に迷惑をかけたときや、相手に自分の都合に合わせてもらうときなどに使います。

例として、電話をかけた相手が不在の場合に「申し訳ございませんが、折り返しご連絡いただけますでしょうか」と使います。相手に電話をかけてもらうという手間に対する謝罪の気持ちを表現します。

「夜分に失礼します」以外のクッション言葉2:恐れ入りますが

「恐れ入りますが」は、目上の人に何かしてもらうときに使う言葉です。相手が望まないことをお願いする、という気持をこめて使います。

たとえば、電話で相手が名乗らずに直接用件を話し始めたら「恐れ入りますが、お名前をおうかがいできますか」と一言添えます。「お名前を教えてください」だと、直接的で失礼な印象を与える可能性があります。

「夜分に失礼します」以外のクッション言葉3:早速ですが

「早速ですが」は、本題に入る前に使う言葉です。電話やメール、会議などの場面で使います。唐突に本題に入ると失礼な印象を与える可能性があるときに使います。

たとえば取引先を交えた会議なら、まずは名刺交換や近況報告といった挨拶があります。それらが一通り済んでから、「ここから本題に入ります」という合図の言葉として使われます。

「夜分に失礼します」以外のクッション言葉4:あいにくですが

「あいにくですが」は、相手が望むことを断るときに、「断らざるを得ない状況を残念に思っている」という気持ちを表現するために使います。

電話を受けた際、取り次ぐべき相手が外出しているときに「あいにくですがただいま外出しております」というように使います。「あなたが望むとおりにできなくて申し訳ない」という気持ちを表現します。

「夜分に失礼します」以外のクッション言葉5:差し支えなければ

「差し支えなければ」は、断られる可能性を考慮した上で依頼する場合に使います。差支えとは、相手にとって不都合なことです。個人情報に関わる住所や電話番号を聞くときや、出社時刻や休日の予定などプライバシーに関わることを聞くときなどに使います。

「差し支えなければ」は、断られてもいい状況で使います。どうしても相手にやってほしい場合は「申し訳ございませんが」を使います。

「夜分に失礼します」以外のクッション言葉6:お手数おかけしますが

「お手数おかけしますが」は、自分のために何かをしてもらうときに、相手に時間を割いてもらうことへのお詫びと感謝の気持ちをこめて使います。

「お手数おかけしますが」は、主にメールの最後に使います。依頼したい事項を伝えたあとに、締めくくりとして「お手数おかけしますがよろしくお願いいたします」と一言添えると相手への気遣いを伝えられます。

「夜分に失礼します」を正しく使おう

夜間に連絡を取る際は「夜分に失礼します」と一言添えるだけで、礼儀をわきまえている印象を与えます。ただし、原則として業務終了後に連絡を取ることは控えるべきです。必要なことは業務時間内に確認するようにしましょう。

やむを得ない場合は「相手に失礼なことをして申し訳ない」という気持ちを表すクッション言葉を使って、相手への気遣いを表し、「夜分に失礼します」を使いましょう。

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