退職挨拶のメールを受け取った時、どんな返信をすれば良いのか
職場で働いていると、いろいろなことがありますよね。新しい事業を担当することになったり、新入社員が入社してきて賑やかになったり。反対に、お世話になった上司や仲が良かった同僚が退職してしまうということも、あるかもしれません。
退職をする人が、今まで共に働いてきたことへの感謝の気持ちや挨拶を、メールでする場合があります。感謝の気持ちやまごころがしっかり詰まった退職挨拶メールを受信したとき、皆さんならどのような返信をしますか？
今回は、退職挨拶メールへの返信をテーマに、返信をする際のマナーや例文をご紹介していきます。
退職挨拶メールへの返信内容
退職者からの挨拶メールへの返信内容に、気を使ったり悩んだりした経験がある方も、少なくないのではないでしょうか？寿退社や定年など、退職の理由がはっきり分かっている方もいれば、挨拶では「一身上の都合」としか述べられておらず、なぜ退職するのか分からない場合もあります。返信の際は、言葉の選び方などにも、つい慎重になってしまいますよね。
結論から言うと、退職挨拶メールへの返信は、3つのポイントをおさえた内容にすれば、充分です。そのポイントとは、以下のようになっています。
・これまで共に仕事をしたこと、お世話になったことへのお礼
・退職してしまうことを残念に思っていること
・退職後の活躍を応援する言葉
上記の3つのポイントをおさえた内容で返信すれば、退職者も気持ち良く退社できるでしょう。
退職挨拶メールへの返信を送るタイミング
退職挨拶のメールへの返信は、どのようなタイミングで送るべきでしょうか？結論としては、なるべく早く返信することをおすすめします。
退職挨拶のメールは、社内の人からなのか、それとも社外の人からなのかで、送られてくるタイミングは異なります。企業や状況にもよりますが、一般的には社内の場合は退職する前日～当日、社外の人は退職する1週間前くらいが多いようです。
社内の人からのメールの場合、返信が次の日などになってしまうと、退職者の元に届かない可能性があるのです。
例文で見る、退職挨拶メールへの返信
それでは、上記でご紹介したポイントを元に、退職挨拶メールに返信する際の例文をご紹介していきます。
例文１：退職理由がわからない場合
「この度は、大変ご丁寧な退職のご挨拶、有難うございました。ご退職されるとうかがい、正直に申し上げますと大変驚いております。○○さんには、大変お世話になりました。有難うございました。退職をされてからも、更なるご活躍をお祈り致します。」
例文2：転職による退職の場合
「ご多用のところ、退職のご挨拶、有難うございます。○○さんには、入社以来○年間、チームでご指導して頂き、今日までたくさんのことを教えて頂きました。これからも同じチームで〇〇さんと働けることを楽しみにしておりましたので、転職されるとうかがい、残念に思っております。新たな環境での〇〇さんの今後の活躍を、心よりお祈りお祈り申し上げます。今まで、お世話になりました。」
例文3：定年により退職する場合
「ご丁寧なご挨拶を頂き、有難うございます。○○さんが定年退職されることは、以前より小耳に挟んでおりました。しかし、いよいよ退職されてしまうと考えると、とても寂しく思っております。○○さんには、以前○○に関する件で、大変お世話になったことを今でも鮮明に覚えております。私が今日まで努めることができたのは、○○さんのご丁寧なご指導があったからこそです。定年退職後、ご活躍の場所が変わりましても、お体にお気を付けて、これまでと同じようにご活躍下さい。○○さんがセカンドライフを楽しまれることを、心よりお祈り致します。これまで、本当に有難うございました。」
退職挨拶メールへの返信は、退職者が気持ち良く退職できる内容に
いかがでしたでしょうか？今回は、退職挨拶のメールに対する返信について、コツやポイント、例文をご紹介しました。
すべての退職挨拶メールへの返信に当てはまることですが、退職者が良い気分で退職できるような内容になるよう、心掛けましょう。時には、退職者の新たな職場や役職が、自社のクライアントや取引先になることもあります。そのような際にも、良い関係を続けていけるよう、感謝と応援の気持ちを詰め込んだ返信をしたいものですね。
