デキるビジネスマンは「引き継ぎ」も早く正確に行う
デキるビジネスマンは、些細に思われる仕事1つとっても、テキパキと素早く正確に仕事をします。
あなたの周りにもそんな人はいませんか？
どうしてあの人はあんなに仕事がデキるんだ？と思ってしまうほど仕事がデキる人。
彼らの行動を細かくチェックしていると様々な点で工夫を凝らしているものです。それは引き継ぎ1つにとっても、デキない人とでは出来上がる成果に雲泥の差が出ます。
早く正確に仕事を引き継ぎできる人は、その後の転職先、異動先でも新たなビジネスチャンスをドンドンものにしていくでしょう。
引き継ぎ資料を正確につくり、前職の評判を下げない
例えば、あなたが作った引き継ぎ資料を後任の方が読みます。内容がわかりづらく、その資料を読んでも全く仕事がすすみません。
このような状況になったとき、この後任者はどのような行動を取るでしょうか？
簡単に想像できますよね。
そうです。あなたのところに聞きに行きます。
あなたは新しい仕事を初めているでしょうから、その仕事のキャッチアップで精一杯になっているかもしれません。
そんなときに、後任者があなたのところに来て、「この部分はどのように進めればいいでしょうか？」などと聞かれると、あなたは困ってしまうかもしれません。
せっかく希望の転職先や部署に異動できても、あなたの評判は落ちかねませんし、後任の方に再度業務の説明をしていると新たなビジネスチャンスを逃しかねません。
そのため、ここではどのように引き継ぎ資料を作っていけばいいかについて説明していきたいと思います。
「引き継ぎ資料作成」を含めた仕事のスケジュール管理を立てる
新たな転職先や部署が決まったら、いつまでが退職日でいつまでに今、あなたが行っている仕事の引き継ぎを行わないといけないのかスケジュールを立てます。ギリギリになって、1週間で引き継ぎということがないように気をつけましょう。
例えば、あなたが3年間行ってきた仕事を引き継ぎすることを想像してみましょう。あなたは毎日、その仕事をしてきたので、イチから全部説明をする必要はないと思うかもしれませんが、3年間分の業務を短期間のうちに、後任の人に理解し、引き継ぎしていただかないといけないのです。
新たな転職先や部署で、新たなビジネスチャンスをものにするために、スケジュールは余裕を持って立てることをおすすめします。
自分の仕事の棚卸しをする
次に大切なのが、あなたがこれまで行ってきた仕事の棚卸しをします。これは仕事を引き継ぎする時点では、必要なくなっているものもあるかもしれません。もしくは、あなたがその仕事についてから長い間継続しているものもあるかもしれません。
すでに解決しているものでも、その後の仕事に関わるものもある可能性がありますので、業務が生まれた背景なども棚卸しておくと、いいかもしれません。
これは、あなたの仕事の状況に応じで変動する部分ですが、なるべく細かく書いておくことをおすすめします。
もし仮に、引き継ぎされた後任の人に説明を求められても、「その仕事についてはここにまとめてあります。」と短時間で話が済み、効率的に事が運べるからです。
引き継ぎ資料の作り方：洗い出したタスクに5W1Hで説明
基本的には、ビジネスの世界では5W1Hを抑えておけば、網羅されたものになります。ここでは、会社や部署ごとにそれぞれルールもあると思いますので、そこまで細かくは説明しませんので、あくまであなたの今の仕事をまとめる上での参考にしてください。
What？
そのタスクがどういうものか、端的に説明しましょう。
Who？
仕事には、人と関わっているものと、自分だけで完結するものがあります。必ずあなたのタスクに関わりがある人、あなた以外の人でそのタスクを知っている人を書いておきましょう。
Why？
そのタスクの目的を簡潔に説明しましょう。
そのタスクが生まれた背景。どのような目的で行っているのかなどです。
When？
いつまでに終わらせないと行けないのかを明記しましょう。
Where？
タスクに関わっている部署や会社などを明確に記しておきましょう。
引き継ぎを円滑に進めるため、この項目はとても重要です。
漏れがないか要確認が必要です。
How？
どのように仕事を進めたらいいか、具体的に書いていきましょう。手順はしつこいくらい丁寧に書きましょう。
・参照する資料はどこに保存されているか。
・データはどこに保存されているか。
・ファイルを保存するときの名称作成ルールがあるのか。
など。
すべての仕事の引き継ぎは無理。時間とのバランスを考える
ここまで、引き継ぎの大切さをご説明しましたが、これまであなたが数ヶ月、数年掛けて行ってきた業務を、後任の人がキチンと仕事ができるまで引き継ぎすることは理想です。しかし、あなたがこれまで時間を掛けて培った人間関係や仕事をそのまま後任の人が同じクオリティでデキるかと言われれば、中々難しいのではないでしょうか。
後任の方のパーソナリティもありますので、すべてがすべて引き継ぎしようと思うと、時間がどれだけ合っても足りないものです。その理想を求めすぎて、プレッシャーを感じてしまい、新しい転職先や部署での仕事への準備がおろそかになってしまっては、引き継ぎのバランスを欠いてしまうと思いませんか？
そのため、優先順位をつけ、完璧にやりすぎないことも大切になってきます。
引き継ぎ挨拶メールの書き方
これまでお世話になった方へのあいさつメール
転職や異動になったときには、必ずお客さまにやこれまでお世話になった会社や同じ部署の人にあいさつのメールを送ることがビジネスマナーになります。
内容は次のものを含めましょう。
・会社名
・部署名
・担当者の名前
・簡単なあいさつ文
・異動のご連絡
-いつ異動することになるのか
-どのような仕事になるのか
・後任の紹介
・近日中に訪問する旨
・あなたの会社名
・あなたの名前
・あなたの連絡先
です。次に例文をご紹介します。
引き継ぎメール例文１
タイトル：担当者変更のお知らせ
平素より大変お世話になりまして厚く御礼申し上げます。
株式会社○○の山田と申します。
この度、貴社のご担当を□□より引き継がせて頂くこととなりました。
今後ともよろしくお引き立てのほど、お願い申し上げます。
後日あらためまして、ご挨拶させて頂きますが、まずは書面にて挨拶とご連絡をさせて頂きました。
何卒よろしくお願い申し上げます。
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株式会社○○ 営業戦略部
山田 ○○
〒xxx-xxxx
東京都〜〜〜
TEL：03-xxxx-xxxx(直通) 03-xxxx-xxxx (代表)
FAX：03-xxxx-xxxx
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引き継ぎメール例文２
タイトル：担当者変更のごあいさつ
株式会社 ○○○
営業部 佐藤様
株式会社☓☓､事業開発部の斎藤です。
平素は格別のお力添えをいただき、厚くお礼申し上げます。
貴社担当者の異動のご連絡いたします。
これまで貴社を担当させていただきましたが、○月○日付で
退社いたすことになりました。
長年のご厚情に対し、○○ともどもご深謝申し上げます。
同日付で後任といたしまして、弊社事業開発部の山岡が、
あたらせていただくことになりました。
よろしくご指導をたまわりますよう、 お願い申し上げます。
近日中にご挨拶に伺う予定です。
よろしくお願い申し上げます。
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株式会社☓☓ 事業開発部
斎藤 ○○
〒xxx-xxxx
東京都〜〜〜
TEL：03-xxxx-xxxx(直通) 03-xxxx-xxxx (代表)
FAX：03-xxxx-xxxx
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おわりに
いかがでしたでしょうか。
少しでも引き継ぎが円滑に進み、晴れ晴れした気持ちで去れるように、ぜひ参考にし実践してみてください！
