電話マナー１：必ず自分の名前や会社名を先に名乗る
取引先の会社へ電話を掛ける時のマナーとしては、必ず自分の名前を先に名乗ってから要件を話すようにしましょう。
取引先の会社との付き合いが長くなると、担当者とは仲良くなることができます。接待で飲みに行ったりゴルフをしたりするようになれば、より仲良くなって仕事もしやすくなるでしょう。すると相手が友達のような感覚になるので、ついフランクな口調で電話をしてしまうことがあります。
しかしあくまでも取引先の相手とは、会社と会社の繋がりの窓口なので、礼を欠いてはいけません。どんなに相手と仲よくなろうとも、必ず自分から名前を名乗ることがマナーです。マナーを怠ると自分が礼儀がなっていないと思われ相手の会社に失礼なばかりか、会社の顔に泥を塗ることになります。電話を掛ける時には自分の名前や会社名を先に名乗ることを忘れないようにしましょう。
電話マナー２：相手が今電話をして大丈夫か聞いてから要件を話す
会社に電話を掛けるということは、完全に自分の都合によって相手に電話を掛けるということです。自分が手が空いたからといっても、相手や相手の会社は忙しい状態かもしれません。
大丈夫そうな時間に掛けたとしても、相手にとって余計な仕事が一つ増えることになります。相手の状態も分からないのに電話を掛けるということなので、電話を掛けた時には必ず「今お電話大丈夫ですか」と聞きましょう。自分の用事の内容によっては時間が掛かることもあります。
また相手が時間が無い時に話をすると後でトラブルにもなりかねないので、再度時間が空いている時に掛け直すと良いでしょう。自分から電話を掛けて一方的に要件を話すことになるので、必ず相手が今電話をして大丈夫か聞いてから、要件を話すようにしましょうたった一言ですが、取引先への電話のマナーとしては大切なことです。
電話マナー３：要件を端的にまとめてから電話をする
取引先の会社へ連絡をする時には、仕事の話なので、重要な要件で連絡をすることになります。相手にしっかりと伝えるためにも、電話をする前には要件をまとめておきましょう。重要な要件ほどしっかりまとめてから話をしないと、後でトラブルになってしまうかもしれません。
特に会社における仕事の要件に関しては、仕事内容の他に、日時、数量、納期など数字を話すこともあります。数字の間違いは後で大きなトラブルになってしまうので、きっちりと分かりやすくまとめてから話すようにしましょう。数字は聞き手によっては違う数字に聞こえることがあります。確実に伝えるようにする為にも要点をまとめてから話をすることで、後で確認する時にも余裕を持ってすることができるでしょう。
電話マナー４：相手が会社に不在の時には再度自分から掛け直す
取引先へ連絡をした時に、担当者が会社に不在の時もあります。そんな時のマナーとしては必ず自分から再度掛け直すようにしましょう。不在の場合には何時頃帰ってくるかを聞くようにします。
時間通りに帰ってくることはありませんが、だいたい帰ってくる時間が分かれば、電話を掛けやすくなります。電話を掛け直す時には、予定時間の約30分後くらいに掛け直してみると良いでしょう。帰ってきた時にはいろいろと準備や整理がありますし、一息ついてから仕事に取り掛かりたいものです。少し時間を置いてから連絡するのもマナーとしては大切です。
担当者が会社の会議や打ち合わせで不在の時でも、同じように終了予定時刻の後に余裕を持って電話を掛けると良いでしょう。相手も仕事をしている最中なので、できるだけ相手を気遣うことも電話のマナーとしては大切なことです。
電話の時間帯は、会社が始業してから1時間後を目安
電話を掛ける時には、何時頃になれば掛けても失礼にならないか不安になりますよね。一般的には、会社が始業してから約1時間後からは、電話を掛けても失礼にならない時間となります。
相手の会社の始業が9時ならば、10時になってから電話を掛けるようにしましょう。仕事に取り掛かってすぐの時には、今日やる仕事の準備や段取りで忙しくなっています。そのためひと段落ついた時を見計らって電話を掛けると、相手も余裕を持って対応することができるでしょう。
どうしても緊急の要件の時には、9時過ぎに掛けるのも仕方がありません。相手側も緊急の要件だと思って対応してもらえるので、よほどのことでない限りは、会社の始業後10時以降に電話を掛けるようにしましょう。
午後のベストな時間帯は、13時以降から17時
電話を掛けて良い時間帯として、午後は13時以降に電話を掛けましょう。だいたいお昼休みは12時から13時が一般的なので、お昼休みの時間帯への連絡を避けて、13時以降に掛けると良いでしょう。
ほとんどの会社は17時が定時になっていることが多いので、相手の会社の定時の時間帯までは電話を掛けても大丈夫です。ただ仕事によっては緊急の要件もあるので、17時以降に電話を掛けることもあるでしょう。緊急性のある内容ならば電話を掛けても問題ありませんが、緊急でなければ会社への連絡は次の日にまわしましょう。
仕事が終わったと思ったのに相手から連絡が掛かってくると、相手の会社に迷惑を掛けてしまうことにもなるので、会社に電話を掛ける時には時間を考えて掛けましょう。
電話の出方マナー：社名を名乗ってから要件を聞く
相手から電話が掛かってきた時には、初めに自社の会社名を名乗るようにしましょう。会社に掛かってくる電話はすべて仕事に関係がある電話なので、会社名を名乗ってることがマナーとなります。すると相手が名前を名乗ってくれますし、安心して要件を話しやすくなります。
電話を他の人に繋ぐ時には必ず保留を使います。近くですぐにとれる場所にいたとしても、保留をしてから出た方が相手も話やすくなります。さらには会社内の会話も聞かれることもないので、思わぬ会話が相手に聞かれてしまうこともありません。
保留をして出るのが遅くなりそうならば、必ず状況を相手に伝えることも大切です。ずっと保留のまま数分待たされるよりも、いったん担当した人が電話に出て、「もう少し掛かるのでお待ちいただけますか」と伝えるだけで印象が全く違います。会社で電話を受ける時には、相手の立場を考えてやり取りをするようにしましょう。
電話の出方マナー：メモが取とれる態勢で話を聞く
自分が電話を受ける際には、電話に出た瞬間からメモをとれる状態にしておきましょう。利き腕とは逆の手で電話に出て、ペンと用紙を用意しておくことが大切です。相手は要件があるから連絡してきたので、後で確認するためにも必ずメモを取りながら電話に出ましょう。
また取次先の相手が不在の時には、要件を伝えなければなりません。スムーズに要件を確認するためにもメモは必須となるので、必ず電話に出る時にはメモを取る習慣をつけておきましょう。
電話の出方マナー：伝言があれば詳しく書いてから復唱して確認する
電話が掛かってきた時の対応としては、相手の要件を必ず復唱して確認することが大切です。メモを取る準備をして電話に出たら、細かくメモを取っておきましょう。相手の要件をすべて聞いてから、最期に要件が合っているかを復唱します。
どんな些細なことでも復唱して確認しておかなければ、後でトラブルになることにもなりかねません。言った言わないの水掛け論になってしまうと、会社同士の仲も悪くなってしまうので、要件を聞いた時には最後に必ず復唱する方法をとりましょう。
電話の出方マナー：必ず留守番電話にメッセージを残す
自分から相手に電話を掛けた時に、相手が忙しくて電話に出られないこともあります。転送電話に繋がっても出ない場合には、留守電に必ずメッセージを残しておきましょう。
「後でもう一度掛け直します」と一言添えるだけでも、相手の印象は大きく変わります。電話をすると相手に着信履歴が残るので、誰から連絡があったかもすぐ分かります。電話に出ないからと言ってすぐに切ってしまうよりも、一言添えた方が印象が良いですし、相手から掛かってくるかもしれません。
留守番機能が無い場合には、時間を置いてから最後掛け直すようにしましょう。何度も掛け直してしまうと失礼にもなりかねないので、2回ほど電話をして出なければ、相手からの連絡を待っていた方がいいでしょう。
