請求書をメールで送ろう
この記事は、「請求書をメールで送る際のメールの書き方」と「メール例文・件名」、「請求書データに印鑑は必要か？」「法的にメールで請求書を送るのは有効か？」について書かれています。最初に疑問を解決して、具体的な方法を見ていきましょう！
目次
請求書をメールで送るメリットとデメリット
メールで請求書、法的に有効？有効。
電子請求書に印鑑は必要？先方による。法的拘束なし。
電子印鑑について
請求書を送る際のメールの本文
請求書添付のメールの件名
電子請求書に関しての注意点
郵送からメールに変更したい旨を伝える
おまけ：請求書の書き方に関して
請求書をメールで送るメリットとデメリット
メリットは「紙代・郵便代の節約」「保管場所がかさ張らない」「先方への到着が早い」の３点です。デメリットは「受け付けてもらえない場合がある」ことです。お送りする時に、「メールで請求書をお送りさせていただいてもよろしいでしょうか」と確認を入れるだけで防げますから、確認をとってお送りしましょうね。先方にとっても、気持ちのよいお付き合いになります。
メールで請求書、法的に有効？有効。
法的に有効です。
受け取った側の保管期間は法人および消費税の納税対象となる個人事業主では7年、それ以外の個人事業主では5年間の保管が義務です。これは紙の請求書でも電子請求書でも同じです。プリントアウトしてもデータのままでも大丈夫です。税務調査で請求書の提出を求められた時に備えて、請求書は7年間は請求書を保管しましょう。
電子請求書に印鑑は必要？先方による。法的拘束なし。
処理してもらえるかは先方の社内ルールにもよりますが、法的拘束はありません。
取引先によっては印鑑なしでは経理処理できない、受け取れないというルールを設けている場合があります。請求書を送る際に、確認しておきましょう。印鑑は信頼度の向上のために押すようです。社印の場合は、担当者の不正を防ぐ役割にもなります。印鑑や社印が捺印されていると、その会社からの正式な書類という印象が強くなります。しかし法律上は必要とされていないため捺印のない請求書でも、受け取った場合には支払い義務が発生します。
電子印鑑について
紙に印刷して押印する以外に、電子印鑑を用いる方法もあります。捺印自体が法律で決まっていないため、実際に捺印していても電子印でも効力には変わりはありません。
電子印鑑はパソコン上で押印できる印鑑のことです。請求書を紙に印刷せずに押印できるのでとても便利です。電子印鑑で請求書に押印すれば、そのままメールなどで送れるので手間が省けて紙代・郵便代の節約になります。プリンターを持っていなくて、請求書を印刷するためにコンビニのマルチコピー機やネットカフェなどを利用しているというフリーランスの方もいると思います。そんな方は電子印鑑を作るという選択肢もあります。
電子印鑑の作り方は２通りあります。
紙に押した印鑑をスキャンする
印鑑を白い紙に押印し、それを画像としてスキャンします。画像を画像加工ソフトを使って、印影の周囲の余白を削除、印影部分のみの画像にします。傾きなどもその際の調整します。押印は文字に被せて押印することが多いので、電子印でもそれができるよう、透過処理を施しましょう。印影部分以外の白を透明にすることです。電子印鑑作成用のフリーソフトもあります。
はんこ屋さんで作成してもらう
はんこ屋さんで電子印鑑画像を作成してもらう方法もあります。自分で行う自信がない人は、頼んでしまった方が早いです。ネットで注文できます。
請求書を送る際のメールの本文
メールの本文に含めたい内容は５点。「宛先」「請求者名」「プロジェクト名もしくは請求する月」「請求書の概要」「お願いの文章」です。
「宛先」は社名、部署、チーム、個人名と続けましょう。「請求者名」は社名もしくは屋号と個人名を書きます。「プロジェクト名もしくは請求する月」は、請求する商品がプロジェクト単位であれば本文と件名に記載します。月の場合も同じです。
「請求書の概要」は請求書番号と請求金額と支払期限を書いておくことで、取引先の管理がしやすくなります！自分にとってもそうですね。「お願いの文章」では、請求書を送付する旨をお伝えし、ご確認いただき支払っていただくように促します。
メールの例文
メールで請求書を送る際は、メールの本文はこのような書き方が見易いです。本文にも請求書の概要を載せておくことで、取引先にとって管理しやすくなります。もちろん、あなたにとっても！
プロジェクト単位
件名：「（プロジェクト名）分請求書送付のご案内（１ファイル添付）」
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯課
◯◯様
いつも大変お世話になっております。
（社名・屋号）の（名前）です。
「プロジェクト名」の件について添付にて請求書をご送付させて頂きます。
ご査収の上、請求書記載のお振込先に◯月◯日までにお振込み頂くようお願い申し上げます。
請求番号：0000-00000
請求金額：10,000円
支払期限：2014年12月31日
不明点等については(名前)までお問い合わせください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
—————————————————-
(社名・屋号)
名前
TEL：000-000-000
メールアドレス：xxxx@example.com
月単位
件名：「◯◯月分請求書送付のご案内（１ファイル添付）」
◯◯株式会社
◯◯部 ◯◯課
◯◯様
いつも大変お世話になっております。
（社名・屋号）の（名前）です。
「プロジェクト名」の件について添付にて請求書をご送付させて頂きます。
ご査収の上、請求書記載のお振込先に◯月◯日までにお振込み頂くようお願い申し上げます。
請求番号：0000-00000
請求金額：10,000円
支払期限：2014年12月31日
不明点等については(名前)までお問い合わせください。
今後ともよろしくお願い申し上げます。
—————————————————-
(社名・屋号)
名前
TEL：000-000-000
メールアドレス：xxxx@example.com
請求書添付のメールの件名
メールの件名は「（プロジェクト名）分請求書送付のご案内（１ファイル添付）」「○月分請求書送付のご案内（１ファイル添付）」というように一目でわかるものにします。ファイルの添付数を書くことで先方がファイルを開ける環境も調整できます。
電子請求書に関しての注意点
電子請求書のデータに関して注意が２点あります。「取引先の了承」と「ファイル形式」です。
「取引先の了承」ですが、請求書等をメールで送ることは法律上や税務上は問題ありません。ですが、取引先が良いかは分かりません。初めての取引先の場合は相手の了承を得ておきましょう。聞くことは失礼ではありません。「ファイル形式」ですが、ワードやエクセルで作成した後そのまま送らないようにしましょう。PDF形式にしておけば、印刷しても遜色のない画像ファイルの形式ですので、たいていのパソコンで開けられますし、印刷して保管する取引先でも問題になりません。
郵送からメールに変更したい旨を伝える
今まで郵送でお送りしていた人も、これを機にメールで送るようにしたいなと思われている方もいると思います。先方に伝えるポイントをお伝えします！「商品・サービス料金変更時」と「郵送で送り、メールも送り始める」２パターンです。
「商品・サービス料金変更時」ですが、値上げの際は、値上げを少しでも抑えるための節約という旨を伝え、値下げの際は、このような試みによって値下げを可能にしているという旨を伝えましょう。取引をしている会社さんですから、おそらくどちらの際にも協力していただけると思います。
「郵送で送り、メールも送り始める」ですが、郵送で通常通りお送りした後、「メールで今月の請求書は郵送でお送りしましたが、次のご請求からこのような形でも構いませでしょうか？」と提案します。見本もあることですし、担当の方も判断がしやすいかと思います。その際は、「請求書は電子でも法律上の問題がないこと」を伝えておくと先方も安心されると思います。
おまけ：請求書に関して
メールでも郵送でも請求書で記載する内容は変わりません。請求書を書くコツの記事もありますので書き方に不安がある人や、今までの手順に問題がある人は是非見てみてくださいね。お役に立てると思います。
《《今週提出しました「記事ID：2453 」の検収していただいた後、リンクさせていただければ幸いです！》》
以上がメールで請求書を送る時に必要な内容でした。いかがでしたか？メールでお送りするのは郵送でお送りするより、メリットが多く試したいと思われるかもしれません。しかし気をつけなければ、先方にとっても自分ぶとっても迷惑で不利益な行為になります。確認しつつ、双方にとって便利な仕組みにしていきましょうね。
