取引先の会社から会食に誘ってもらったときのお礼
取引先の担当者から会食に誘われ、それに参加することは多々あるかと思います。接待したり接待に応じることは、立派なビジネスです。取引先と親睦を深めることは次の仕事のチャンスに繋がるのです。
そして会食に参加したらお礼を必ずすること、これはビジネスシーンだけではなく世間一般の常識です。
さて、このお礼ですがビジネスシーンにおいてどのように対応すればよいのでしょうか。
会食のときに頂いた手土産のお礼
自分が接待を受ける側のとき手土産をいただくことがあると思います。お礼を伝えるときは手土産のことも伝えましょう。時間を割いて品物を選んだくれたのです。ありがたく頂き、その分お礼も丁寧に伝えましょう。
しかし、過度な手土産や金銭を渡されそうになったら断ることも大切です。仕事の関係であることを考えて、お互い気持ちの良い範囲での手土産を頂くことを頭に入れておきましょう。
会食のお礼 手紙編
お礼を伝えるツールですが、昔からある手紙での伝え方を見ていきましょう。お礼状を出すことは一番丁寧なやり方とも言えます。相手に一番気持ちが伝わるツールだと認識しておきましょう。
そして、メールや電話よりも遅く相手に届くことを考えて、翌日にはお礼状を出すことを心がけましょう。
手紙の内容ですが、具体的にお店や料理について褒めたり、手土産を頂いたのならそのことにも触れておくことです。具体的に触れることで先方に気持ちが伝わります。
そして、次回はこちらが接待したいという気持ちを書きましょう。お返しをするのが礼儀であります。ビジネスシーンでは特に重要です。
会食のお礼 電話編
お礼を伝えるのは書面で送る手紙が一番丁寧な方法です。ですが、手紙が届くまでに時間がかかり、またちゃんと届くかどうか定かではありません。手紙が届く前に電話を入れておくと安心です。
電話でも翌日には連絡を入れましょう。仕事において連絡する早さはそのまま仕事の信頼に繋がります。手紙やメールでは伝わらない部分は電話で補うことができます。そして、実際に話すことでより親睦を深められます。
親睦を深めることによって、次の仕事も任せてもらいやすくなります。丁寧に対応して次に繋げましょう。
会食のお礼 メール編
メールで送る場合も翌日には送るようにましょう。メールでのお礼の伝達は、お礼状に比べれば軽い印象です。なので「取り急ぎお礼まで」という文言を入れておくと良いです。
お手軽に伝達できるので、その分文面には気を付けましょう。相手との親密具合にもよりますが、社会人として丁寧な文書を送るように心がけましょう。
内容に関していえば、上記の手紙で述べたものと同じです。会食の内容に具体的に触れて、丁寧にこちらの気持ちを伝えましょう。
会食のお礼 件名
会食に誘って頂いたことに対してのお礼だと分かるような件名にしましょう。長々と分かりにく件名にするより、簡潔で分かりやすい件名の方がスマートです。
「会食の御礼」や「お食事会の御礼」など一目で内容が分かるような件名にしましょう。
会食 お礼 接待側
では逆に接待する側になったときに、どのようなことを気を付けたほうがいいのか見ていきましょう。接待する側になって初めてどんなことに気を使っているのかが分かります。そうすればお礼状を書くときにより丁寧な文章が書けるようになります。
先方の好みを調べておく
会食のお店を選ぶときに先方の好みで決めますよね。予め、仕事で営業するときや打ち合わせのときなどで世間話をしながら探っておいた方が良いでしょう。仕事の話ばかりするよりも時々世間話もしながら対応すると、相手との親睦が深められます。これは接待するときだけのメリットではなく、仕事を進めていく上でも非常に大切なことなのです。
会食直前に好みを聞くよりも、事前に調べておくことで、相手に気を遣わせることなく会食の準備ができます。先方もそんなあなたの気配りに感動することでしょう。
お皿やグラスの空き具合を気にかける
これは接待での会食に限らず、上司との会食のときも同じです。相手の食事の進み具合を気にかけて、お皿が空いてるようなら次の料理を促し、グラスが空いてるようならお酌をしたり、飲み物の注文を聞いたりしましょう。
接待する側は、あくまで相手に心地よくなってもらうことが目的です。自分は飲みすぎないように注意して、料理や飲み物の進み具合を気にかけましょう。
会話に注意する
会食の中で会話はとても重要です。先方の好みをあらかじめ聞いておく際に、興味のあることも聞いておくと良いでしょう。
相手が何に興味があるのか知っておくことで、そのことについて詳しく調べておく準備ができます。事前に調べておけば、会話が途切れることを防ぎます。
ただし、一方的にこちらから話し続けるのはNGです。会食の目的は相手に心地よく感じてもらうことなので、相手の話も促し、会話が弾むように心がけましょう。
送迎まで気を配る
お迎えからお送りまで気を配りましょう。お店の場所からバスや電車の時間など調べておいて、相手が迷惑ではない日時を決めましょう。
日時を決めたら、相手よりも早くお店に着くことが鉄則です。自分自身も無理のない日時にしないと相手にも迷惑をかけてしまいます。注意しましょう。
そして、帰る時間はとても大切です。相手がもし次の日が仕事なら、二次会などに無理に誘うことは控えておきましょう。
最終バスの時刻は調べておいて、相手が何時にお店を出れば間に合うか気にかけましょう。
会計のタイミング
会計のタイミングはとても重要です。相手に気を遣わせないようにスマートに支払っておくことが大事です。そうは言ってもどのタイミングで支払うのがいいのでしょうか。
例えばお手洗いに行ってる間に済ませておくのがベストでしょう。お手洗いに行かない場合もあるので、会計のときは先方より先にレジに向かい支払いを済ませておくのが良いやり方です。
会食のお礼 英語編
余談ですが、海外のビジネスシーンにおいて会食のお礼などはどうしているのでしょうか。お礼状を送ったりするのでしょうか。
国が違えど礼儀は同じです。国によって風習が違っても会食に招かれたら後日お礼を伝えましょう。
では英語ではどのように伝えれば良いでしょうか。
英語は日本語に比べて直接的で具体的な表現をします。会食と言えど、lunchなのかdinnerなのかハッキリさせないといけません。もしdinnerなら「Thank you for having dinner with me.」
もしlunchなdinnerをlunchに変えればOKです。
会食とお礼
接待には色々種類があります。その中で会食を選ぶということはもっと相手のことを知りたいという理由があると考えられます。
会食でおいしい料理を食べてもらうことももちろん目的なのですが、食事をする場面では必ず会話が存在します。
人はその人のことをより深く知る為に会話をします。これはビジネスに限ったことではありません。家族や友達、恋人と分かり合うために食事をしながら会話をします。
ビジネスにおいては、会食しながら会話することで世間話がしやすくなります。その中で仕事のヒントとなるものがたくさん存在するのです。
もちろん仕事のことばかりではなく、日ごろの感謝を表す場でもあります。取引先の会社があって、自分たちの仕事が存在する。日ごろ協力してくれる会社があるからこそ今の自分たちが生活していけるのです。
一番忘れがちな感謝の気持ち。この気持ちをたくさん伝えましょう。
そしてそんな会食に誘われたら、お礼を必ず伝えましょう。会社も人も支えあって成り立っているのです。自分がどの立場であってもお互いさまだということを心得ておきましょう。
