ビジネスメールの重要性
ビジネスには欠かせないツールであるメール。
多くの方が日々、会社の同僚や上司、取引先に対してメールでやり取りをしているでしょう。たった1通のビジネスメールがきっかけで、大きな契約が取れたり、あるいはトラブルに発展するケースもあります。
しかし、その書き方については、手紙や電話と違って明確なルールがありません。中でも「CC」と「BCC」の使い方には注意が必要です。今回は「CC」「BCC」の使い方を含めたビジネスメールの書き方の基本を学びましょう。
ビジネスメールにおける「CC」と「BCC」の違い
ビジネスメールの送信先には、「TO」「CC」「BCC」の3種類があります。
TO（宛先）：ビジネスメールを送る相手のメールアドレスを入力します。TOを指定して相手に送るときは、「あなたに送っています」という意思表示でもあります。作業や処理をしてほしい人を入れる場合が多いです。
CC：ビジネスメールのTO以外の人で「TOの人にメールを送ったので確認してください」という場合に用いられます。情報共有や参考などに使われます。原則、送られてきたビジネスメールに対しては返信しなくても問題ありません。
BCC：他の受信者にメールアドレスの情報が見えないように連絡する場合に用います。BCCの受信者は、他の受信者に表示されません。複数の取引先や企業に送る場合など、一斉にビジネスメールを送信する際に利用します。
CCとは
CCとは「Carbon Copy（カーボン・コピー）」の略称です。カーボン・コピーは日本語では「複写」を意味します。メインの送信先である「TO（宛先）」に対して、CCは複写を送りたい相手だと考えてください。ビジネスメールでは会社の上司への報告など、他の同僚にも情報共有を図りたい場合に「確認のために見てください」「念のためにお送りします」という意味でCCを用いることがあります。
ビジネスメール用のメールアドレスには、名前や会社名が識別できる情報が含まれています。そうした情報漏洩を防ぐためにも、CCでのビジネスメールの一斉送信は避けた方がよいでしょう。
BCCとは
BCCとは「Blind Carbon Copy（ブラインド・カーボン・コピー）」の略称です。BCCに入力されたメールアドレスは、TOやCC、他のBCC受信者には表示されません。他の受信者がいることを隠したい場合、受信者のメ－ルアドレスが分からないようにして送りたい場合などにBCCを用います。
基本的には面識がない場合はBCCを使った方が良いでしょう。また、取引先にビジネスメールを送る場合、必ず自分の上司をBCCに入れるルールを設けている会社もあります。
ビジネスメールの宛名の注意点
TO、CC、BCCの特徴と違いがお分かりいただけたでしょうか。続いて、ビジネスメールにおける宛名の書き方に対する注意点を学びましょう。ビジネスメールは、プライベートなメールと違い、宛名の部分に企業名や部署を記載します。
宛名は略さず正式名称で書くようにする
ビジネスメールの宛名の書き方では略せずに、正式な名称で書いてください。企業のWebサイトや会社四季報などで正式名称を調べることができます。株式会社や有限会社、アルファベットの略称などが一般的な企業でも正式名称で書く方が適切です。
宛名の表記ミスに注意する
ビジネスメールで一番気を付けなければいけないことが、表記の間違いです。名前はもちろんですが、社名や役職なども変わっている場合もあるので注意が必要です。送信前に必ず確認することをお勧めします。
担当者名が分からない場合は「〇〇ご担当様」と書くようにする
相手先の担当者の部署や役職、氏名が分かる場合は、ビジネスメールの冒頭に明記します。分からない場合は「〇〇ご担当様」と書きましょう。宛名は会社名や部署名など区切りがよいところで改行するとよいでしょう。名前は苗字だけでもかまいませんが、フルネームのほうが丁寧な印象を与えることができます。
ビジネスメールの具体例
ここからはビジネスメールの宛名の書き方の具体例を見ていきましょう。
宛名の基本形
基本的に会社名、部署、役職、名前は省略せず宛名に記入します。例えば「株式会社XYZ、人事部、採用課、部長〇〇様」に送信する場合は、
株式会社ABC
人事部、採用課
部長 〇〇様
という書き方になります。
宛先が複数ある場合の書き方
宛先が複数会社の場合は、所属会社毎に名前を列記してください。この場合、会社名は関係性が上の会社（親会社）を先に書きます。
株式会社XXXX
XXX様、XX様
YY有限会社
YYY様、YY様
団体宛は「御中」を使う
団体宛で個人名が分からない場合は「御中」と書いてください。個人名につける「様」の代わりなので、個人名を書く場合は必要ありません。
社内の上司へメールを送る場合
社内でビジネスメールを送る場合、直属の上司か、他の部署の上司かで宛名の書き方は異なります。
・直属の上司の場合
「部長殿」「XX部長」「XX部長殿」と書きます。
・他部署の部長の場合
「営業部長」や「営業長殿」のような書き方が一般的です。
CC、BCCでの送信時の注意点
CCに宛先を指定して送信する場合は、本文の宛名やTOの下にCCの人を「（CC：〇〇様）」と明記してください。このように明記しないとTOで受信する人が、CCに入っていることに気が付かないこともあります。
また、BCCに宛先をして送信する場合は、具体的な宛名は出さずに「関係各位」などを用いるとよいでしょう。
ビジネスメールのCCとBCCは特に気を付けましょう
いかがでしたか？ ビジネスメールの送り方や宛名の書き方は、プライベートなメールの作法とは異なることが多くあります。毎日使っているツールだからこそ、ビジネスメールを正しく使うことでビジネスにより有効活用したいものですね。
