時間の使い方の改善方法とおすすめ本・上手な人/下手な人の特徴

時間の使い方が下手な人の要因
時間を上手に使うための改善策・仕事のペースを作る
時間の使い方が上手な人の特徴
時間の使い方で勉強になる本

時間の使い方が下手な人の要因

時間の使い方が下手な人には、いくつかの原因があります。「するべき内容に対し、必要とする時間がわかっていない」、「整理整頓が苦手」、「優先順位のつけ方が下手」などです。上手な時間の使い方を身につけるために、まずその原因を探ってみましょう。

必要とする時間が分かっていない

時間の使い方を効率よくするために、ここでお料理を作る時を思い出してください。同じレシピでも、人によって出来上がるまでの時間が違います。野菜を切る場合、包丁を上手に使える人は素早くカットできます。反対に包丁を上手に使えない人、また不慣れな人はどうしても時間がかかってしまいます。このように「何ができるのか」「それにはどのくらいの時間がかかるのか」この２つがわかっていなければ、時間を上手に使うことができません。まず、自分がやろうとしていることにどれくらいの時間がかかるのかを知ることが大切です。出勤してから仕事に取り掛かるまでの時間、書類の作成や印刷などにかかる時間、目的地までの所要時間など、様々な時間の使い方を把握しておくようにしましょう。そうすることで、予定していたことが大体の時間内でできるようになってきます。

整理整頓が苦手

なぜ、時間の使い方が下手な人は整理整頓が苦手なのでしょう。整理整頓の意味をご存知ですか？「整理」とは乱れた状態にあるもをととのえ、不要なものを取り除くことです。「整頓」とはよく整った状態にすること、きちんと片付けることです。あなたのデスクはどうですか？ペン１本、付箋紙１枚からいつも探しているようでは、イライラして仕事も思うようにできません。このように整理整頓ができていない人は、当然仕事の効率も悪くなります。結果、時間の使い方がまずいということになります。では、整理整頓の目的はなんでしょう？オフィスや現場など場所によって少し変わってきます。オフィスでは、綺麗に整えることでどこに何があるのか一目でわかるようになり、効率が上がります。現場作業では、整理整頓は怪我を起こさないための安全に配慮したものでもあります。環境を整えることで落ち着いて仕事ができるため、ストレスと時間のロスを減らし、仕事の効率もアップします。まず、自分の机から整えていきましょう。

優先順位のつけ方が下手

時間の使い方は、優先順位をどのようにつけるかで大きく変わってきます。例えば夕食を作る時、スープの具材を切る前に鍋にお水を入れて火にかけておくと、沸かしている間に具材の準備ができます。納期が決まっているものなどは、納期から逆算していつ、何から始めればいいかをまとめ、リストを作り必要に応じて修正を加えながら進めていかなければなりません。また、その仕事の重要度や緊急性を把握しておくことも大切です。優先順位を決められない人は、必要な情報の把握や分析ができていないことから仕事の切り分けができず、何から手をつければいいのかわからなくなってしまうようです。上手に優先順位をつけることができるようになれば、時間の使い方もスムーズになっていきます。

時間を上手に使うための改善策・仕事のペースを作る

では、上手な時間時間の使い方をするにはどのような工夫が必要なのでしょうか。効率よく仕事をこなすための、具体的な時間の使い方と改善方法をご紹介していきたいと思います。

スケジュールを考える

効率の良い時間の使い方の１つは、仕事を始める前に必ず全体の流れを確認し、しっかりとしたスケジュールを考えることです。スケジュールを考えることで、時間配分を意識して仕事が行えるようになり、無駄な作業や重複を防ぐことができます。また、万が一トラブルが発生した場合でも落ち着いて対処することができるようになります。はじめにスケジュールを考えることで、作業にかかる時間の使い方が変わってきます。

リラックスタイムを作る

時間の使い方を考える上で、仕事をたくさんこなしていくには、適宜休憩を入れてリフレッシュすることが大切です。人間は、機械のように同じペースで働き続けることはできません。また、ストレスを溜めると、時間の使い方の効率が落ちてしまいます。ストレスや体への負担を上手にコントロールするためにリラックスタイムを作ることで、メリハリのある仕事の進め方ができるようになります。

全力疾走しない

時間の使い方は仕事の内容などによって違ってきます。全力で一気に仕上げようとすると、周囲の状況にも目を配れなくなってしまいます。こういう状況では、作業を見直すゆとりもなくなりミスが発生しやすくなります。ペース配分を考えながら一定の効率で仕事を進めることで、上手な時間の使い方ができるようになっていきます。

時間の使い方が上手な人の特徴

時間の使い方が上手な人はどのような工夫をしているのでしょうか。その特徴や共通点、実践していることをまとめながら、上手な時間の使い方を考えていきましょう。

生活をパターン化している

時間の使い方が上手な人は１日の生活や、仕事のやり方をパターン化することで効率をはかっています。私たちの生活は１日２４時間、睡眠、食事、風呂、トイレ、仕事、体調維持や自分のための時間などに分かれています。個人差はありますが、生活リズムをパターン化し、定着させることで無駄な思考が生まれにくくなります。このように、ロスを少なくする時間の使い方の工夫が大切です。

朝活とひとり時間を大切にする

朝、始業前にその日の仕事の段取りをチェック。始業前までというデットラインがあるため、効率的に時間を使うようになります。効率の良い時間の使い方を考えて作成したTo doリストを確認し、１日の流れをシュミレーションすることで、仕事をスムーズに進めることができます。また、早めに出勤するため静かな環境で集中しやすい上、遅刻のリスクも回避できて周りからも信頼されます。これも時間の使い方を工夫したことで得られるメリットです。

簡単なタスクはすぐに終わらせる

スムーズに仕事を進める時間の使い方として、簡単なメールや電話など、すぐに対応できるものはその場で終わらせます。そうすることで時間の浪費を防ぐことができます。全体像がわかるまで何もアクションを取らないでいると、時間を浪費してしまいます。それを防ぐには、できることから片付けていくことが大切です。当たり前のようでなかなかできません。有効な時間の使い方の１つとして、意識して行動してみましょう。

机やPC内を綺麗に整頓する

全てがスピードアップしている現代では、時間の使い方もこれまでとは違ってきます。たとえ５分の探し物でも大きなロスにつながります。上手な時間の使い方ができている人は、机はもちろんPC内の環境も整えています。書類や文具を整頓して、メールやフォルダ分けなどフラグを付けて見やすく分類するなど、必要なものをすぐに見つけられる環境を作っているのです。これは、モティベーションを維持する上でも大切なことです。

時間の使い方を把握するために行動時計を活用する

どんな仕事でも、日常的なルーティーンワークをこなしていることが多いと思います。そのため、日頃の作業の中で一つひとつの反復行動が数分単位、または数十分単位で行動の時計として刻まれていくと言われています。 A４用紙１枚の文書を作成する時間、上司への報告の時間、顧客への電話にかかる時間など、仕事にかかる時間が平均的に把握できるようになります。仕事にかかる時間の読みも正確になっていきます。

優先順位をつける

最短距離でゴールするためには、時間の使い方を考えながら必要な仕事の順位を組み立てていきます。緊急度や重要度に応じて、最も効率的な仕事の進め方を決める上で、効率を意識した時間時間の使い方を考えることが大切です。毎朝優先順位を確認することが大切です。

雛形を使って時間短縮する

上手に作業時間を短縮するためには、それにかける時間の使い方を工夫して、書類やメールの雛形を作って活用しましょう。気乗りしない仕事や、同じような内容の文書作成などは雛形さえあれば始めやすくなります。このような時間の使い方をすることで、全体の流れが前進しやすくなり、時間のロスもなくなってきます。

タイムリミットを決めて作業をする

上手な時間の使い方を考える上で、常にゴールを決めることが必要です。「いつまでに、何をするか」ということを明確にすることで、それぞれの仕事を何分で片付けるかが決まります。このようにタイムリミットを決めてから作業に取りかかり、よほど突発的なことがない限り時間内で終わらせるようにしていきます。タイムリミットを決めた時間の使い方は、モティベーションの維持にも役立ちます。

隙間時間を活用する

ほんの少しの時間ですが、その時間の使い方を有効利用することであなたのスキルアップやリフレッシュをすることがでます。また仕事の間の待ち時間など、少しの時間でも簡単なタスクを片付けることができます。時間の使い方に対する考え方は人それぞれですが、ほんの少しの時間、でも塵も積もれば山となる！活用してはいかがでしょう。