書き出しの意味
「書き出し」は、文章の書き始め、冒頭部分を意味しています。相手に最初に読まれる部分なので、文章の書き出し部分は非常に大切です。どのような書き出し方が正しいのかご紹介していきます。
書き出しには挨拶を入れる
書き出し部分には、まず挨拶の言葉を入れる方法が一般的でしょう。「おはようございます」「お疲れ様です」「いつもお世話になっております」など、相手によって言い方を変えて書き始めましょう。
必ず名乗る
ビジネスメールでは、書き出し部分で必ず自分の名前を名乗らないといけません。「〇〇部署の○○で御座います」と書いておけば、メールを見た相手もすぐに誰から送られてきた文章なのか知ることができます。
書き出しでよく使う言葉
書き出してよく使う言葉は相手によって異なりますが、「いつもお世話になっております」「お疲れ様です」「突然のメールで失礼致します」といった表現が挙げられます。その他にも書き出しの文章はありますので、例文の中でご紹介していきます。
書き出しの例文
書き出しは、ビジネスメールの冒頭に書く挨拶を兼ねた一文なので、時期やタイミング、内容に合わせた定型文を使用するのが良いでしょう。時節のご挨拶などは、特に必要はありませんので、最低限の挨拶だけで大丈夫です。
取引先などに送る場合
取引先などにビジネスメールを送る際に一般的に使われている書き出しの挨拶は以下のような内容です。
・いつもお世話になっております
・貴社、ますますご清栄のこととお喜び申し上げます
・貴社、ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
連絡を取っていた会社やお客様に送る場合
先ほどまで電話していた、会っていた相手への連絡メールの場合は、以下のような書き出しがいいでしょう。
・先ほどはお電話にて失礼いたしました
・先日はお付き合い下さり、誠に有難うございました
上司に送る場合
同じ会社の上司に送る際にも気配りのある書き出しが求められます。同じ会社だからといって失礼な書き出しをしないように気を付けましょう。
・ご無沙汰しております
・たびたび失礼致します
・お疲れ様です
部下に送る場合
同じ会社の部下に送る場合は、挨拶程度の書き出して十分でしょう。一緒に働いている仲間でもあるので、気配りを見せるのも大切です。
・おはようございます
・こんにちは
・お疲れ様です
・先日はお疲れ様でした
ビジネスメールの書き方を学びたい人は、ぜひこちらの本を読んでみてください。社会人の教科書のような一冊なので、持っておくと必ず役に立つでしょう。実際に購入した方も好評なレビューばかりなので、参考にしてみてください。
初めてビジネスメールを作成する方に、この本をお勧めしたいです。最初は、本に書かれていることを手本にして、メールの作成を覚えていった方がいいですね。
ビジネスメールの構造
ビジネスメールの書き方を構成するのは、件名・書き出し・名乗り・本文・結び・署名の6つの項目です。署名に関しては、最初に作ってしまえば常にそれを流用することができます。それ以外も慣れてくればすぐに構成を覚えることができますので、とにかく慣れるまでが勝負です。
件名で気を付ける点
メールが届いたとき一番に目に留まるのが「件名」なので、件名はビジネスメールにおける顔とも言えるでしょう。ここで伝えたいメールの内容を簡潔に伝えられるかどうかが腕の見せ所です。具体的にイベント名やプロジェクト名を入れると一目で把握でき、重要や緊急などのキーワードを件名の頭につけるのも効果的です。
要旨で気を付ける点
要旨では分かりやすく簡潔に、要点などを記載しましょう。最初に記載することで何に対してのメールなのかを相手に知ってもらった上で、読んでもらえます。ビジネスでは仕事の合間を縫ってメールを読んだりする場合があるので、パッと読んで理解できるような文章作りを心がけましょう。
結びの挨拶で気を付ける点
結び・締めの挨拶は、簡潔で丁寧にまとめることを心がけましょう。もし、急ぎ返信をもらいたい場合は「至急」というキーワードを必ず入れ込みましょう。メールにて急いで返信をと伝えている証拠となりますので、この辺りのポイントは忘れないでおきましょう。
署名で気を付ける点
署名では相手がすぐに分かるように部署名や氏名、返信してもらいたいメールアドレスの記載などをしっかりと書き残しておきましょう。お客様や別の会社に送る場合は、会社の住所なども記載しておくといいでしょう。
ビジネスメールで印象を良くしよう
「件名である程度の内容が把握できる」「箇条書きを取り入れる」「やり取りの回数を減らせる内容にする」の3つがビジネスメールの書き方のコツです。
1行は30文字程度にし、できるだけ不要な言葉を排除していけば、ビジネスメールの精度はぐっと向上します。習うよりも実践あるのみなので、コツを掴んで、ビジネスメールの印象をよくできるようにしていきましょう。
