転職の成功を左右する返信メール
転職ではよくある面接日程の調整ですが、どのようにメールを返信すればいいのかとお悩みの方も多いでしょう。返信したメールの内容は、転職先の評価ポイントにもなりますし、当然合否にも影響が出てくることもあります。
まず、メールでのやり取りで大切なことは、お互いを思いやる気持ちです。転職先の担当者に手間をかけさせず、不安な印象を与えないようにメールを返信しましょう。面接日程を調整したい場合ですと、あらかじめこちらから候補の日程を提示しておくだけで、相手の手間をかけさせずに済みます。
返信メールに限らず、メールを書く時は、相手の視点に立って書くことを念頭に置いておきましょう。
転職によくある「面接日程調整」、返信するメールの内容
転職の際、面接日程の調整はよくあることです。日程の調整や変更の返信メールはこちらがお願いをしているので、送る内容には最大限注意を払い、丁寧に書くことが大切です。
以下のチェックリストを参考にしてみて下さい。
件名は一見してわかる内容にする
会社には転職の件以外にも様々なメールが届きます。件名から応募者のメールであることがすぐにわかるに越したことはありません。誰からどういった要件なのかがわかるような件名にしましょう。
内容に入る前に、まずは謝辞から述べる
日程調整の返信メールでは、まずお詫びを述べ、設定された面接日に行けないことを伝えましょう。いきなり面接日の調整をお願いすることは、転職先の会社に対して失礼にあたります。最初にきちんと謝辞の言葉から入るようにしましょう。
文末には署名を入れる
メールアドレスだけだと、どこの誰なのかがわかりません。必ず署名を入れるようにしましょう。これは、転職活動中の返信メールだけでなく、全てのメールにいえることです。社会人として必須のビジネスマナーなので、決して忘れないようにしましょう。
現在の勤務先のメールアドレスで送らない
現在の勤務先のメールから返信をすると、仕事中に送ってきているのかと思われてしまいます。必ず個人のメールアドレスから送るようにしましょう。
メールを返信する時間は9時～22時までにする
あまり夜遅くにメールを返信することは避けた方がよいでしょう。もし深夜に送る場合は、タイマー機能などを使って、相手の出社時間に合わせて届くようにするのが賢明です。
転職先から面接日時の候補をいくつか提示された場合の返信メールの例文
ここでは、転職先から複数の面接日時を提示された場合の返信メールの例文をご紹介します。
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件名：面接日時について/△△
○○○○株式会社
人事部 ○○○○様
お世話になっております。△△です。
この度は、面接のご連絡を頂き誠にありがとうございました。
×月×日（木）の14時に必要書類持参のうえ、 貴社にお伺いいたします。
当日は何卒よろしくお願いいたします。
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○○○○
電話：***-****-****
メールアドレス：*****@*****
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転職先から提示された日程全てに都合がつく場合でも、一番の希望日時を返信メールに記載しておきましょう。その後に「他の日時でも調整可能です」等の一言があると、相手も調整がしやすくなります。
転職先から提示された面接日時が合わない場合の返信メールの例文
ここでは、転職先から提示された面接日時に都合がつかない場合の返信メールの例文をご紹介します。
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件名：面接日時について/△△
○○○○株式会社
人事部 ○○○○様
お世話になっております。△△です。
この度は、面接のご連絡を頂き誠にありがとうございました。
ご指定頂きました面接日時×月×日午前×時に伺うべく調整をいたしましたが、仕事の都合で、どうしても貴社にお伺いすることができかねます。
恐れ入りますが、可能であれば下記の候補の中から貴社のご都合が宜しい日程をご指定頂き、調整させて頂けませんでしょうか。
面接候補日
第1希望 ×月×日 13時以降
第2希望 ×月×日 10時～16時
第3希望 ×月×日 15時以降
お忙しい中大変恐縮ですが、よろしくお願いたします。
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○○○○
電話：***-****-****
メールアドレス：*****@*****
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こちらの返信メールで大切なことは、お詫びと候補日を提示することです。転職の際には、現在の仕事状況によって指定された面接日程に合わないことが出てくるでしょう。そういった場合に、きちんと次のアクションへの調整ができるかのコミュニケーション能力は必須となります。
相手にできるだけ好印象を持ってもらえるようなメールを返信するよう、心がけて下さい。
まとめ
転職の際の面接日程調整について的を絞り、常識ある返信メールの書き方や例文についてご説明してきましたが、いかがでしたでしょうか？
転職では、相手先から提示されたことに対して「わかりました」という返信だけでは難しいことが多々出てきます。そういった場合に、いかに相手を思いやり、手間をかけさせない且つ丁寧なメールを返信できるかで転職の成否が左右されることもあります。
転職後も必要になってきますので、こういったマナーはぜひ身につけていくようにしましょうね。
