インターンをキャンセルするには？キャンセルする方法とマナー
就職活動の一環として、インターンを受ける学生はたくさんいます。時には、インターンを受けることで、志望企業の選考で優遇されることも。職場や企業、職種について知る為にも、インターンは就職活動の一環として、重要なステップと言えます。インターンは、興味がある企業などに、自分から志望したり、応募したりするケースが一般的です。競争率が高い場合は、選考を受けてインターンに参加する権利を勝ち取らなければならないケースもあります。
そうまでして決定した、インターンですが、さまざまな事情で参加することができなくなることもあるでしょう。そのような場合、インターンをキャンセルしなければなりません。
今回は、上記のようにインターンをキャンセルしなければならない場合に目を向けて、「インターンをキャンセルする方法」をテーマにして、インターンをキャンセルする際のマナーや注意点などをご紹介していきます。
インターンはキャンセルしてもOK
選考などを経て、インターンに参加する権利を得た場合、定員などが設けられていることもあるので、キャンセルしても良いものか頭を悩ませてしまうこともあるでしょう。企業に迷惑を掛けたり、問題に発展しないか不安になったりする方も、少なくないと考えられます。
しかし実際には、インターンはキャンセルしても、基本的には問題になりません。企業は、インターンを辞退したりキャンセルしたりする人が表れることを、予め予測しているケースがほとんどです。その為、インターンをキャンセルしたからと言って、損害が生じたり、大きな問題に発展したりすることは、ほとんどないと考えられます。とはいえ、無断欠席や連絡もなく辞退するのはNGです。インターンをキャンセルすること自体は問題ありませんが、その際は社会人として、マナーは守るように心掛けましょう。
インターンをキャンセルする際の基本的マナー
インターンは、志望したらキャンセルができないというわけではありません。他の志望企業のインターンに参加することになったり、学業や家庭の事情で参加することが難しくなったりした場合は、キャンセルすることも可能です。
しかし、キャンセルをする際は、企業側にしっかり連絡を入れる必要があります。連絡を入れるタイミングや方法、理由の説明などに関しては、マナーやルールがあります。インターンをキャンセルする際に知っておきたい、基本的な方法やマナーについてご紹介していくので、参考にしてみて下さい。
インターンをキャンセルする際のマナー【1】：キャンセルの方法は2種類
企業のインターンをキャンセルする方法は、大きく2種類に分けることができます。1つは、企業側のwebサイトなどで、案内やシステムに従ってキャンセルする方法。そしてもう1つは、自分から企業にメールや電話などで連絡をして、キャンセルをする方法です。上記の2種類のキャンセル方法のうち、前者であれば、webサイトなどの指示や手順通りに操作してキャンセルをすれば良いことなので、そんなに深くマナーなどを考える必要はありません。
しかし、後者のように、自分から企業に連絡を入れる必要がある場合、どのような連絡手段で連絡をするのか、どのような言葉でキャンセルする旨を伝えるのかなど、さまざまな点に気を付ける必要があります。
インターンをキャンセルする際のマナー【2】：基本的には、電話で連絡する
インターンをキャンセルする方法は、大きく分けて2種類あることを上記でご紹介しました。そのうち、後者の方法でキャンセルすることとなった場合、自分自身で企業に連絡を入れる必要があります。
企業に連絡を入れる際の連絡手段ですが、一般的には電話で連絡を入れるのがベストだと言われています。インターンのキャンセルに限らず、重要な連絡は電話を使って入れるのが社会人としてのマナーなのです。
もし、メールで連絡を入れた場合、相手がいつそのメールを読むか分からないので、期限や時間までにインターンをキャンセルすることが伝わる保証がありません。その為、メールよりも電話の方が、確実性が高いと考えられるのです。
インターンをキャンセルする際のマナー【3】：どうしても電話が繋がらない時はメール
上記で、インターンをキャンセルする際の連絡を企業に入れる際は、基本的には電話で入れることをご紹介しました。
しかし、電話を掛けても担当者が不在であったり多忙であったりすると、電話を掛けても繋がらない可能性があります。電話が繋がらないからと言って、無断でインターンを欠席したりキャンセルしたりしても良いわけではありません。しっかりと、インターンを欠席・キャンセルする旨を担当者に伝えることは、常識なのです。上記のような場合は、メールを送りましょう。電話も掛けずにメールで連絡を取ろうとするのはマナー違反ですが、電話を掛けても担当者と話すことができない場合は、メールでインターンをキャンセルする旨を伝えても、特に問題ありません。
インターンをキャンセルする際のマナー【4】：システム・webの場合も電話
上記で、インターンをキャンセルする方法は、2種類あることをご紹介しました。そのうち、自分から企業に電話やメールで入れる場合のキャンセル方法にスポットを当てて、キャンセルする際のマナーをご紹介してきましたが、企業側のシステムやwebサイトなどでキャンセルをする場合も、マナーは存在します。企業側のシステムやwebサイトを通して、インターンをキャンセルする場合、手順や指示に従って必要事項の入力などをすれば、形式上はインターンへの参加をキャンセルすることが可能です。
しかし、社会人のマナーとしては、システムやwebサイトなどからインターンをキャンセルする手続きをした場合も、企業に電話で連絡を入れる必要があります。確実にキャンセルできているのか、企業や担当者にインターンをキャンセルすることが伝わっているのか、確認する為です。何らかの間違いで、インターンをキャンセルする手続きをしたものの、担当者などにその旨が上手く伝わっていない可能性があるので、情報の行き違いを防ぐ為に、電話連絡も入れるのがマナーとなっています。
インターンをキャンセルする際のマナー【5】：連絡手段を確認してから連絡を入れる
インターンをキャンセルすることについて、直接企業へ連絡を入れてキャンセルする場合、基本的には電話を使い、どうしても繋がらない場合はメールを使用して連絡を入れるのが一般的です。
しかし、企業の方針によっては、あらかじめ連絡手段が指定されている場合もあります。インターンをキャンセルする連絡を入れる場合は、企業が連絡手段や連絡方法を指定していないか、まずは確認してみることが大切です。もし、企業が連絡手段を指定しているようであれば、その内容に従います。特に連絡手段などの指定がない場合は、上記でご紹介したように、基本的には電話で連絡を入れるようにしましょう。
インターンをキャンセルする際の伝え方
インターンへの参加をキャンセルする際の基本的なマナーなどを学んだ所で、続いては実際にどのように伝えれば良いのか、企業へのインターンのキャンセルの伝え方や話し方について考察していきます。
電話でインターンのキャンセルを伝える場合や、メールで連絡を入れる場合など、連絡手段によって気を付けるべきポイントが異なるので、連絡手段別に見ていきましょう。
インターンをキャンセルする際の伝え方【電話編】
基本的には、企業にインターンをキャンセルする旨を連絡する場合、電話で連絡を入れます。その際、注意するべき点は、まずは自分の情報を話すことです。大学名や学部、自分の氏名を名乗って、企業に自分が誰であるか、正確に認識してもらう必要があります。続いて、どのような要件で電話をしているのかを話しましょう。今回は、インターンのキャンセルに関する連絡となるので、「○月○日から開始するインターンシップの件で、ご連絡致しました」などと伝えると、スムーズです。
電話を取った相手が、総合的な窓口や受付であったり、インターンや採用の担当者以外の社員であったりした場合は、「○○様はいらっしゃいますか？」などと伝え、担当者に取り次いでもらうよう、お願いします。担当者の氏名などが分からない場合は、「採用ご担当者様はいらっしゃいますでしょうか？」などと話しても、問題ありません。担当者などに取り次いでもらえたら、本題である要件を話します。インターンをキャンセルすることと、キャンセルする理由を伝えましょう。その際、話すべき内容をしっかり考えておくとスムーズです。また、インターンへの参加を認めてもらったことや、選考を通過させてもらえたことに対する感謝の気持ちと、キャンセルすることになってしまったことへの謝罪も添えると、より誠意が伝わりやすくなります。
インターンをキャンセルする際の伝え方【メール編】
上記でもご紹介したように、電話を掛けたものの担当者が不在であったり、担当者と話すことができなかったりした場合は、取り敢えずメールでキャンセルの連絡を入れます。その際、まずは件名を分かりやすくする工夫をすることが大切です。メールを受け取った担当者が、インターンをキャンセルする為のメールだと一目で分かるよう、「○月○日インターン辞退の件【氏名】」などと記入すると、分かりやすいでしょう。
続いて、本文を記入していきます。まずは、宛先・宛名として、企業名や担当部署、担当者の氏名を記入します。続いて、自分の氏名や大学名、学部を述べて、自分が誰であるかを認識してもらいます。そして、インターンをキャンセルする旨と、キャンセルすることになった理由を伝えます。最後に、電話の場合と同様に、キャンセルとなったことへの謝罪と、インターンの参加を認めてもらえたことへの感謝の気持ちも記入します。本文を書き終えたら、自分の連絡先と氏名を記入しましょう。
インターンをキャンセルする際の伝え方【システム・webサイト編】
企業によっては、システムやwebサイトからインターンをキャンセルする手続きができる場合もあります。そのような場合は、システムやwebサイトの操作や指示に従って、キャンセルの手続きを行います。
システムやwebサイトを通して、インターンのキャンセルの手続きを終えたら、企業に確認の電話を入れます。企業に電話をする際の名乗りは、基本的には上記でご紹介したような名乗りや伝え方で構いません。
担当者などと話す際は、既にシステムやwebサイトなどでインターンをキャンセルする手続きは終えていることを伝えましょう。その上で、謝罪や感謝の気持ちを伝えます。
インターンを当日にキャンセルする場合
ここまで、インターンをキャンセルする際の基本的な手順や連絡手段、マナーについてご紹介してきました。
しかし、状況によっては、当日になって急遽、インターンをキャンセルしなければならなくなる場合もあります。緊急でインターンをキャンセルしたい場合は、どのように連絡をすれば良いのかも、知っておくと安心です。
そこで続いては、当日にインターンをキャンセルする場合の連絡方法などについてご紹介していきます。
基本的には電話で連絡
当日になって、急遽インターンをキャンセルしたい場合も、基本的には電話で連絡を入れます。連絡を入れるタイミングは、少しでも早い方が良いと言われています。企業の営業時間内であれば、インターンに参加できないことが発覚した時点で、電話を掛けるようにしましょう。
電話での名乗りや要件の伝え方は、基本的には上記でご紹介したものとなります。とはいえ、当日のキャンセルとなると、企業側への負担も大きくなりがちなので、特に丁寧に謝罪することが大切です。
電話が繋がらなければメール
インターン当日のキャンセルとなると、時間がない場合が多いので、電話をしても担当者と繋がらないようなら、すぐにメールへの連絡へと切り替えましょう。上記でご紹介したような内容でメールを作成し、インターンをキャンセルすることになった旨を担当者へ伝えます。
担当者からメールや電話で返信・連絡があれば問題ありませんが、その後も担当者から連絡がなく、無事にメールが届いたかどうかわからない場合は、頃合いを見て再度電話を掛けてみるのも1つの方法です。
インターンをキャンセルすることによる、選考への影響
やむを得ない事情でインターンをキャンセルした企業が、志望度の高い企業だった場合、キャンセルしたことが採用の選考に影響を与えないのか、気になる所です。結論から言うと、インターンのキャンセルが新卒採用などへの選考に影響を与えるかどうかは、企業の方針や状況、伝え方などによって変わります。インターンに参加することで、選考の過程の免除といった特典が得られる場合、インターンをキャンセルすることで、特典はつかなくなる可能性が高いと考えられます。また、無断でキャンセルをするなどの問題行動を取った場合は、常識がない人と見られ、選考を受けることが不可能になったり、選考を受けてもマイナス評価を付けられたりする可能性も、ゼロではありません。上記のような事態を避ける為にも、インターンをキャンセルする際は、必ず連絡を入れ、誠意を持って謝罪をすることが大切です。
インターンはキャンセル可能だが、連絡を必ず入れることが大切
いかがでしたでしょうか？今回は、「インターンをキャンセルする方法」をテーマにして、基本的なインターンのキャンセル方法やマナーなどをご紹介しました。インターンをキャンセルすること自体は、そう珍しいことではありません。企業も、辞退する人が出ることを想定して、インターンを開催しているケースが多いと言われています。しかし、キャンセルをする際は、必ず連絡を入れるようにしましょう。インターンに限らず、どのようなことにも言えることですが、キャンセルや欠席の際は、なるべく早く連絡を入れ、しっかり謝罪することが、社会人のマナーとなっています。
