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2019年11月16日

内々定の辞退方法・電話やメールでの伝え方|内々定の辞退はいつまで?

「内々定の承諾書は書いたけど辞退したいけど辞退できるの?」「内々定と内定の違いって?」内々定は内定とは意味が違います。今回はそんな内々定の意味や違い内々定を断る時の電話やメールの仕方や書き方のマナーの解説や例文をご紹介していきます。

内々定の辞退方法・電話やメールでの伝え方|内々定の辞退はいつまで?

内々定の意味

就職活動をしている時に内定という言葉は良く聞くでしょう。他にも内々定という言葉も聞いた事があるのですが、この内々定という言葉にはどのような意味があるのでしょうか。そんな内々定の意味について解説していきます。

内々定とは採用予定通知の事

内々定の意味は、企業からの採用予定通知の事を意味しています。

内々定は正式に存在しない制度

内々定という言葉はあっても経団連では正式に存在しない制度です。つまり正式な方法ではない単なる口約束の様な物です。口約束ですので経団連の倫理憲章違反にも該当しないので、内々定をする企業があります。

内々定の目的

内定と言う正式な方法があるのに関わらず、内々定という方法を企業が取る理由や目的にはどのような事があるのでしょうか。内々定の目的について解説していきます。

内々定を早めに出す事で他社への流出を抑える事ができる

内々定を通知する事にどのような意味があるのでしょうか。内定に比べ内々定は早めに出す事ができます。内定は10月以前に出す事が出来ないので、10月1日以前に内々定通知を出す事により、就活生が他社に行く前に内々定を通知した企業への入社を決意してくれることを目的としています。内定までの間に内々定を早めに出して置く事で、他社に行ってしまう可能性の高い優秀な人材を確保しておきたいという狙いがあります。

内定と内々定の分類方法

内定と内々定が存在する事は分かりましたが、これらの二つどのように分類すれば良いのでしょうか。内定と内々定の分類方法について解説していきます。

内定は10月1日以降に出すもの

内定と内々定での違いはまだあります。内定は経団連の倫理憲章によって10月1日以前に出してはいけないと決まっているため、10月1日以前に出す事は倫理憲章の違反に該当してしまいます。そのため10月1日以降に出されるのが内定という事になります。

10月1日以前に出されるのは内々定

内定は10月1日以前に出してはいけないとお話ししました。ですので、その10月1日以前に通知されるのは内々定という事になります。

内定と内々定の違い

内定と内々定にはどのような違いがあるのでしょうか。内定と内々定の違いについて解説していきます。

内定は法的拘束ができる内定承諾書等を書かせることができる

内定の場合、内定通知と共に内定承諾書等の入社へ向けた書類を内定者に書かせる事ができます。内定者と企業間での書類を取り交わす事で、内定が確実に約束されたという事です。

内定は基本的には辞退できない

内定承諾書を書かかせたという事は、法的拘束力ができるため基本的に内定を辞退できなくしたり、他社への流出を防ぐことにつながります。なぜ内定は辞退できないのかは、内定を辞退してしまうと企業によっては、損害賠償や違約金などを請求されるケースもあるからです。

内々定承諾書を書いたとしても内々定は口約束の様なもの

内々定の場合は、内定通知や内々定承諾書の様な物を例え書いたとしても、それらに法的な拘束力がありません。例えば、気が変わって辞退する考えに至り、辞退する事を選択するのも自由です。簡単に言うと口約束の様なものが内々定ですね。

内々定は労働契約は締結していない状態

内々定の承諾書を書いても口約束の様なものですが、労働契約も締結していない状態であるため企業側の気分次第や都合次第でいつ内々定が取り消しされてもおかしくありません。企業の都合によって内々定が取り消しされたケースもありますので、例え内々定をもらったからと言って安心するのは良くないかもしれません。

内々定の段階なら辞退できる

内定に比べ、内々定には法的に縛るほどの力はありません。例え、内々定承諾書を書いたとしてもそれには法的に何の力もありません。労働契約も締結していないので、いつ内々定が取り消しになってもおかしくありませんし、就活生から辞退されることもあります。

企業が取り消しする自由もあるのなら、就活生にも辞退する自由があります。内々定の段階であれば辞退はできます。もしも内々定をもらい迷っていたら、辞退する事も選択肢として考えてもいいかもしれません。

内々定の辞退する際のマナー

内々定を辞退しようと考えている場合、辞退する際にどのようなマナーなどに気を付ければ良いでしょうか。そんな内々定の辞退する際のマナーについて解説していきます。

①早めにメールや電話で辞退の連絡をする

内々定の辞退の際のマナーの一つ目です。法的な拘束力のない内々定だと言っても、企業はあなたを期待して内々定の通知を送っています。本気であなたを他の企業に行かせたくないから、内々定という口約束でも踏み留まらせようとしているのかもしれません。そのような企業に対して、内定通知が出されてからの辞退は企業にとても失礼でしょう。そうなる前にできるだけ早い段階で連絡をする事が大切です。これはメールでも電話でも、同じで早めに辞退の連絡をしましょう。

②辞退理由を正直に伝える

内々定の辞退する際のマナー二つ目です。辞退する理由についてですが、正直に理由を話しましょう。わざわざ嘘をついても、結局は他社と比べて考えていることは人事担当者もよく分かっています。そのためわざわざ作ったような嘘を並べて辞退をしてもあまり印象はよくありませんし、それならばきちんと正直な理由を話し誠実な姿勢のままで辞退しましょう。

③感謝と謝罪は必ずする

内々定の辞退する際のマナー三つ目です。謝罪とお詫びは必ずしましょう。いくら内々定という法的拘束力のない口約束だとしても、忙しい時間の合間であなたと面接の時間を作り、決定しています。お礼の言葉はもちろんの事、謝罪やお詫びの言葉はしっかりと伝えましょう。それが辞退をするためのマナーでしょう。

内々定の辞退メールの書き方とポイント

まずは内々定をメールで断る場合はどのような事を気を付ければ良いのでしょうか。内々定の辞退メールの書き方とポイントについて解説していきます。

①半角文字や記号は文字化けするので使用しない

半角文字や半角記号は文字化けする可能性もあります。またメールを送る場合は半角文字は読み難いのでできるだけ使用しないようにしましょう。

②分かりやすい件名にする

メールの件名は、件名を見ただけで分かるような内容を書きましょう。例えば「内々定辞退のご連絡」などが一目見るだけで内定を辞退するのが分かりますよね。こうしておけば他のメールに埋もれてしまう心配もありませんし、迷惑メールフォルダーにない限り読まれない事はないでしょう。そのため内々定の辞退をメールでする場合は件名は一目でわかりやすい物にすると良いでしょう。

③用件は辞退の内容のみにする

メールを受け取った人事担当者にはあまり時間がないかもしれません。回りくどく長々しい文章を書いてしまうと何を言いたいのか分からなくなってしまいます。ですので、できる限り用件である辞退の無いように絞り込みメールを書いて送りましょう。

④氏名と連絡先は必ず入れる

人事担当者は面接の際にはたくさんの就活生と顔を合わせますので、全ての就活生の顔や名前を憶えていることはないでしょう。内々定の辞退のメールを送っても、どこの大学の誰だったかまでは覚えきれていないかもしれません。内々定辞退のメールをする場合はあなたの氏名や連絡先の電話番号、メールアドレス、住所、どこの大学在籍なのかをきちんと書きましょう。きちんと氏名と連絡先を入れておけば判断しやすいでしょう。

⑤感謝と謝罪の文章は必ず入れる

感謝と謝罪の文章を入れるのを忘れてしまうとかなり失礼です。内々定を出してあなたと働きたいと思っているので、その好意を無視するようなことは避けましょう。面接でお世話になったこと、内々定の話を頂いた事に感謝し、そのご好意に応える事が出来なかった事を謝罪する文章を入れる事で、考え悩んだ結果辞退する事を選んだという事を分かってもらえます。辞退メールをする時は感謝の言葉と謝罪の言葉を入れましょう。

⑥正しい敬語を使って辞退メールを書く

メールは削除されるまでは残ります。それが間違った敬語や言葉遣いだった場合、とても恥ずかしい思いをしてしまいます。正しい敬語と言葉遣いで内々定の辞退メールを書きましょう。

⑦書き終わったら送る前に誤字脱字がないか確認する

内々定の辞退メールを書き終えたらすぐに送信したくなるでしょう。ですが、その前にメールの内容を良く読み直してみましょう。誤字脱字や敬語に間違いはないでしょうか。二度、三度最初から読み直してみると、間違いが見つかるかもしれません。

内々定の辞退メールの件名

内々定の辞退メールの件名は、相手に届いた時に一目でわかりやすい件名にします。例えば、「内々定辞退のご連絡」や「内々定辞退致します」でも良いでしょう。簡潔で一目見ることができるので、相手に本文の内容が分かる件名を付けてメールしましょう。

内々定の辞退メールの書き方例文

内々定の辞退メールの例文をご紹介して行きます。参考にしてみましょう。

例文


件名:内々定辞退のご連絡

マヨネーズ株式会社 人事課
採用担当 山田マヨ子さま

ヨネ大学経済学部の田中太郎です。
この度は、内々定の通知を頂き、誠にありがとうございました。

就職活動に際し、自身の適性をあらためて鑑みた結果、別の会社とのご縁を感じ、誠に心苦しい限りですが、貴社の内定を辞退させていただきたく存じます。
貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となり、誠に申し訳なく、衷心よりお詫び申し上げる次第です。

本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

就職活動を通して、山田様はじめ貴社の採用ご担当の方々に大変お世話になりましたことを心より感謝しております。

末筆ながら、貴社の益々の発展をお祈り申し上げます。

内々定の辞退電話のかけ方のポイント

内々定の辞退はメールだけではなく電話でもできます。メールよりも直接相手の反応を見ながら話すので、緊張するでしょう。しかし、メールに比べると誠実さが感じられるので、相手にあなたが真剣に悩んだ結果の辞退だったことは伝わるでしょう。そこで、内々定の辞退電話のポイントをご紹介していきます。

①自分の名前をしっかりと名乗る

メールでも電話でも、まずはあなたの名前を名乗りましょう。人事担当者が就活生すべての顔と声を覚えてはいないでしょう。ですので、大学名や名前をしっかり名乗ることは必須です。

②人事担当者の名前が分かればその人宛に電話する

人事担当者の名刺やメールなどで名前を覚えていれば、その人事担当者の方宛に電話をしましょう。

③担当者の都合を考える

電話を掛ける時相手の状況は分かりません。もしかすると、とても忙しいのに電話に出てくれた可能性もあります。電話では相手の都合を聞くのは大事なポイントです。

「今お時間よろしいですか?」と聞くだけで相手は都合が良ければOKと答えてくれますし、悪ければ別の時間にかけ直すと言ってくれるかもしれません。いくら一言辞退しますと言うだけであっても、相手は仕事中です。相手の都合を考えて電話をかけてあげましょう。

④前置きより結論を述べる

電話ではついつい言いたい事が後回しになり前置きをダラダラと述べてしまう事があります。特に言い難い話というのはそうなってしまうのも仕方ないかもしれません。しかし相手の時間の都合もありますので、結論から先に述べるようにしましょう。理由を自分から述べる必要はありません。まずは内々定を辞退する事を先に話しましょう。

⑤内々定を辞退する理由をしっかり考えておく

内々定をなぜ辞退するのか詳しく聞かれる場合もあります。逆に、何も聞かないで悩んだ結果なら仕方ない、と言ってくれる人もいるかもしれません。

内々定を辞退する理由は聞かれたら正直に答えましょう。ただし、答える内容はある程度気を付けた方が良いでしょう。辞退後に別の同業他社を面接しようと考えている場合は、もしかしたら顔を合わせる機会もあるかもしれません。あまりにも理由にならない理由で辞退するのはやめましょう。

例えば「適性が合わないと感じました」や「別の職種が自分の適性に合っていると感じました」等であればきちんとした理由だと納得してもらえますし、ちゃんと考えた結果だと分かってくれるはずです。

⑥感謝と謝罪は必ずする

電話で辞退する場合も面接の機会を頂いた事、内々定を頂いた事の感謝の気持ちを述べる事とせっかくの機会を断ってしまう事への謝罪の気持ちをしっかりと伝えましょう。

⑦電話を切る時も一方的に切らない

電話を切る時は相手が切ってから切る、というのは電話のマナーです。この時も焦って一方的にガチャっと電話を切るようなことはしないように、相手が切ったと確認してからゆっくりと受話器を下ろして切りましょう。

内々定の辞退電話のかけ方の例文

内々定の電話による辞退の例文をご紹介しておきます。

例文

あなた:「お世話になっております。私、マヨ大学の油マヨコと申します。人事担当者の田中一太郎様はいらっしゃいますでしょうか?」

人事担当者田中:「はい。お電話変わりました田中一太郎です」

油マヨコ「マヨ大学の油マヨコです。先日は内々定を頂き、ありがとうございました。色々と検討しまして、大変非常識なことで、本当に申し訳ないのですが、今回、御社の内々定を辞退させていただきたいと思い、お電話いたしました。お世話になったのに、勝手をいって大変心苦しく、本当に申し訳ありません 」

人事担当者田中:「非常に残念ですが、仕方ありません。来社いただかなくても結構ですよ。頑張ってください」

油マヨコ「御心遣いありがとうございます。本当に申し訳ありませんでした。それでは失礼いたします。 」

内々定は辞退することができる

内々定の意味は採用する予定という事です。内定と違い、内々定は契約書を書かせたりする事ができませんので、単なる口約束の様な物です。口約束の場合は契約書などを書かせた場合に比べ、法的な拘束力がありません。また内々定は正式な制度でないため、例えば内々定承諾書を書いたとしてもそれ自体に法的な拘束力がないという事です。そのため内々定を辞退したいと思っているのならば、早めの段階でメールや電話で連絡をして断る事が可能です。

辞退する場合は、内々定とはいえマナーを守り、面接の時間を頂いた事、内々定の話を頂いた事などのお世話になったことへの感謝の言葉を述べ、辞退してしまう事を謝罪しましょう。そうすれば人事担当者の方も分かってくれるでしょう。辞退するとは言い難いと思いますが、勇気を出して次の一歩へ踏み出しましょう。

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