「取り急ぎご報告まで」の意味と使い方
ビジネスの場面においてホウレンソウと呼ばれる「報告」「連絡」「相談」は、どの職種であっても重要視されている事項と言えます。
ビジネスの場以外でも、「報告」を受けることで状況を把握したり、「連絡」を取ることでコミュニケーションを図ったり、「相談」をすることで解決策を見出したりするシチュエーションは多いです。
「報告」「連絡」「相談」をしっかりすることができる人が社会では求められます。いかに個々の能力を持っていようとも、それを周りの人たちをどう使っていくかを考えていくことが重要です。
報告・連絡・相談
その中でも「報告」の重要性は高いです。社会人であれば、「取り急ぎご報告まで」という言い回しを目にしたり聞いたことがあるという人も多いでしょう。
「取り急ぎご報告まで」という言葉は、スピード感を大事にする場面においてよく用いられます。では「取り急ぎご報告まで」は、どういった意味で、どうのように使われるのでしょうか。
意味
「取り急ぎご報告まで」という言葉は、「他に確認事項はあるがとりあえず急ぎでこちらだけ報告します」といった意味が込められています。
例えば確認事項が複数ある場合、最も重要だと思われる事項が確認できた際に使われることが多いです。「取り急ぎご報告まで」という言葉がなければ、報告を受け取った相手が不審に捉えてしまうこともあるでしょう。
また「取り急ぎご報告まで」には「他の確認事項に時間がかかるのでもう少し待ってほしい」という意味合いも込められています。ビジネスにおいて「待ってほしい」とストレートに伝えるのは好まれないため、暗に示す表現がよく使われます。
使い方
「取り急ぎご報告まで」という言葉は、相手と面と向かって使うことはあまり多くありません。多くはメールや手紙だったり、電話などで用いられる言葉です。また、「取り急ぎご報告まで」という言葉はメールや手紙であれば文面の最後に、電話であれば通話の最後に用いられるのが一般的です。
「取り急ぎご報告まで」という言葉はメールやデータのやりとりが頻繁に行われる間柄に至っては、定型文のように使われることもあります。
相手に敬意を示す時には語尾を変えたり、フランクな場合は、「取り急ぎ」と省略して使われたりすることもありますが、社会人であれば頭に入れておいたほうがいい知識の一つであることに変わりはありません。
「取り急ぎご報告まで」の敬語表現
「取り急ぎご報告まで」という言葉は日常的に口語として使われる言葉ではありません。主にはビジネスの場や、かしこまった状況で使われることが多い言葉です。そのため状況に応じて幾つかの使い分けをする必要があります。メールや手紙では文面の最後に付けられるため、間違った敬語表現を使わないように注意しましょう。
丁寧語
丁寧語は敬語の中でも最もポピュラーな表現と言っていいでしょう。目上の人に対する応答や各種手続きの応答など、日常生活においても使うことが多いです。丁寧語の表現では「取り急ぎご報告まで」という言葉はどのように使うのが良いのでしょうか。
取り急ぎご報告させていただきます
「取り急ぎご報告まで」という表現は、ビジネスにおいても同等かそれ以下の相手に使われることが多いです。丁寧語では「取り急ぎご報告させていただきます」「取り急ぎご報告いたします」などの表現を使うと良いでしょう。「取り急ぎご報告まで」の「取り急ぎ」の部分を「まずは」のようなより柔らかい表現に変えても良いでしょう。
尊敬語
尊敬語は敬語の中でも、相手に対して敬意を払う場面でよく使われます。ビジネスの場面においてよく使われる表現です。目上の人に対しての報告は仕事を進める上でとても重要です。「取り急ぎご報告まで」という言葉は尊敬語ではどのような表現になるのでしょうか。
まずはご報告のみで失礼します
尊敬語表現に関しては、「取り急ぎ」ということがは使わないようにしましょう。相手に対し「とりあえず」という意味が伝わってしまいます。「取り急ぎご報告まで」と尊敬語表現で言うとすれば「まずはご報告のみで失礼します」というような表現が良いでしょう。
謙譲語
謙譲語は相手に対してへりくだる意味で使われる言葉です。ビジネスにおいては取引先だけでなく、上司や先輩に対しても使われることが多い表現です。逆に目下の人に対して謙譲語を使ってしまうと嫌味に捉えられてしまうこともあるので注意しましょう。
まずはご報告申し上げます
「取り急ぎご報告まで」は謙譲語では「まずはご報告申し上げます」と言うのがいいでしょう。「ご報告まで」という言葉はその後に続く「申し上げます」という言葉を省略した表現なので、謙譲語ではそれを省略せずに伝えるのが良いでしょう。
「取り急ぎご報告まで」の言い換え方
「取り急ぎご報告まで」という言葉は、親しい友人や家族に使う場合はどのような表現に言い換えれば良いでしょうか。一般に気の知れた相手の場合は気を使う必要がないため「取り急ぎご報告まで」という言葉が使われることは多くありません。
「取り急ぎご報告まで」という言葉が使われるのは急いでいるシチュエーションであることも多いので、「取り急ぎ」「取り急ぎです」など省略されて使われることも多くあります。特に電話では用件のみを伝えて「取り急ぎです。失礼します」と短く終わることのほうが一般的でしょう。
とりま
「取り急ぎご報告まで」を口語表現でするならば、「とりあえず報告」「取り急ぎ報告」などが使われます。学生によく使われる表現を使うと「とりま報告」が最も意味合いが近いでしょう。「とりま」は「とりあえずまあ」が略された若者言葉で、若者の間では一般的に使われている言葉です。
「取り急ぎご報告まで」のビジネス表現
「取り急ぎご報告まで」という言葉はビジネスの場において多く用いられます。しかし一言にビジネスの場といっても、取引先とのやりとりや社内でのやりとり、親会社とのやりとりなどやりとりをする相手によって使い方は微妙に異なります。
またメールや電話、伝言など使用するツールによっても使い方が大きく異なることがあるので注意が必要です。
メール
メールはビジネスにおいて欠かすことのできないツールとなっています。手紙よりもスピード感があり、電話と違って履歴に残るため、重要なやりとりでもメールで行われることはよくあります。メールは「取り急ぎご報告まで」という言葉が最も使われるツールといっても過言ではありません。
「あとから詳細を再びメールします」
「取り急ぎご報告まで」とメールの文面の最後に書くことで、「あとから詳細を再びメールします」という意味を暗に含ませることができます。テキスト一般的にビジネスにおいて何度もメールを往復させることは喜ばれることではないため、「取り急ぎご報告まで」とつけることで失礼にならないようにすることができます。
返信
初めてメールをする相手の場合、まずメール自体が届いているかどうかは大きな問題です。メールアドレスが間違っていたり、迷惑メールフォルダに振り分けられてしまうと、メールを送っても相手に読んでもらうことができません。またメールを送った側もメールが届いているかどうか不安になっています。
メールが届いた旨だけでも伝える
メールを返信する時「メール確認いたしました。取り急ぎご報告まで」と書くことで、メールが確実に届いたということを相手に知らせることができます。メールの内容がすぐに返信できるような内容でない時は、「取り急ぎご報告まで」とつけメールが届いた旨だけでも伝えるのがマナーと言えます。
お客様
お客様に対して「取り急ぎご報告まで」という言葉を使う時は、お客様から問い合わせが来ているというシチュエーションの時がほとんどです。お客様からの問い合わせはすぐに返事ができることが少ないため、お客様を安心させるという意味で「取り急ぎご報告まで」という言葉を使うことがあります。
メールフォーム
企業によって問い合わせはメールフォームで行うこともあります。メールフォームの場合返信が来るまで時間がかかるので、お客様は自分のメッセージが伝わったのかどうか不安になってしまいます。「取り急ぎご報告まで」という言葉を使うことで、「返答には少し時間がかかります」ということも示すことが可能です。
取引先
取引先に対しては、メールの文面も最も気をつけなければなりません。失礼な文面は相手を不快にしてしまうばかりか、自分の評価を下げてしまうことにもなりかねません。取引先に対して「取り急ぎご報告まで」という言葉を使うのは、データや文言などを確認するシチュエーションの時が多いです。
事後報告
事後報告の場合にも「取り急ぎご報告まで」という言葉は用いられます。
データや結果を取引先に確認してもらう前に別の場所へ提出する必要がある場合、「取り急ぎご報告まで」という言葉を使うことで、事後報告になってしまった旨を説明することができます。取引先は今後も関係が続いていくことが考えられるため、細かな対処が求められます。
目上
基本的に目上の人に対しては「取り急ぎご報告まで」という言葉は使ってはいけません。「まずはご報告申し上げます」「まずはご報告させていただきます」というような丁寧な言葉を使う必要があります。しかし例外的に目上の人に対しても「取り急ぎご報告まで」という言葉を使うシチュエーションもあります。
例外
例えば、メールを打つ時間を惜しまれるほど急いでいる時などは、目上の人に対しても「取り急ぎご報告まで」という言葉を使っても問題ないでしょう。また携帯を紛失して第三者にアドレスを借りてメールを送る時などは、長文を送るのは第三者に対しても失礼にあたるため、「取り急ぎご報告まで」と伝えるのが良いでしょう。
「取り急ぎご報告まで」の例文
確認を促すメッセージを送る際には「メールをお送りいたしました。取り急ぎご報告まで」と留守番電話に残したり、「データをお送りします。取り急ぎご報告まで」と短略な文面で伝えるのが良いでしょう。本題は確認したあとからのやりとりなので、それまでは簡潔なやりとりにしておいたほうが良いでしょう。
自分がメッセージを確認した場合においても「確認しました。取り急ぎご報告まで」と簡潔なやりとりをするほうが良いでしょう。中途半端に情報を小出しにするよりは後でまとめて意見を述べたほうが、メッセージを送った側から見ても理解がしやすいでしょう。
取り急ぎご報告まで申し上げます
「メッセージフォームにご連絡いただきありがとうございます。取り急ぎご報告まで申し上げます」というメッセージが届けば、次の連絡を待つまでの心の余裕ができます。
「納品ありがとうございます。取り急ぎご報告まで申し上げます」というメールを送れば、納品まで時間に迫られていた場合、一旦その緊張を解いてあげることもできるでしょう。
取り急ぎご報告まで失礼いたします
メールを送ったあとに「メールをお送りいたしました。取り急ぎご報告まで失礼いたします」と電話で伝えれば、相手がメールを確認してくれるスピードが速くなるでしょう。荷物を送る際に「本日荷物を配送しました。取り急ぎご報告まで失礼いたします」とメッセージがあれば、荷物が届くまでの時間を逆算することもできます。
タイミング
「取り急ぎご報告まで」という言葉を使うのは、メッセージが届いてから時間があまり経っていないときにしましょう。メッセージが届いてかなりの日数が経つのに「取り急ぎご報告まで」というメッセージを送ってしまうと、「今まで届いていなかったのか」と相手の不安を煽る結果になってしまいます。
日本人が持つ親切さ
日本以外の外国では、「取り急ぎご報告まで」に対応するような言葉は一般的にはあまり使われません。そもそもメールが送られたことを報告したり、データを納品したことを報告を受けたりすることは日本人の親切な性格に起因するところも大きいです。
日本人が「取り急ぎご報告まで」という言葉を頻繁に使うのは、慎重な国民性が関係している可能性もあります。海外では「メールが届いていたら返事が来るはずだから、メールを送った旨を伝える必要はない」という考えの人も多いです。現に日本よりも海外のほうがメッセージフォームでのやりとりが多く、お客様センターなどは数が少ないです。
「取り急ぎご報告まで」が生む心の余裕
「取り急ぎご報告まで」という言葉を受けた人は、「メッセージは伝わった。その上で詳しい内容が後ほど来る」ということを理解し、心に余裕が生まれます。また「取り急ぎご報告まで」という言葉を送った人は、「メッセージを受け取ったことは伝えたので、ゆっくり中身を吟味することができる」と心に余裕を持つことができます。
コミュニケーションが希薄になっていると言われる現代において、「取り急ぎご報告まで」という表現は双方の親密度をより高めることができる言葉と言えるでしょう。
