「ご連絡」とは？
接客やビジネスシーンなどで、「ご連絡」という言葉を耳にすることがあります。普段何気なく使っている「ご連絡」という言葉ですが、どんな意味があり、どのように使われるのでしょうか。「ご連絡」の意味と、使われ方についてご紹介します。
「ご連絡」の意味
「連絡」には、気持ちや考え、情報などを知らせるという意味や、連絡通路や、電車の接続など、つなげる意味もあります。「ご連絡」は「連絡」を丁寧に表現した言葉で、気持ちや考えや、情報などを、お知らせする、お伝えするという意味になります。
「ご連絡」がよく使われる場面
「ご連絡」という言葉は、ビジネスシーンや、接客シーンなど、さまざまなシーンでよく使われる言葉です。さまざまなシーンで使われることの多い「ご連絡」という言葉ですが、実際にはどのような場面で多く使われるのでしょうか。「ご連絡」がよく使われる場面についてご紹介します。
電話応対
「ご連絡」という言葉は、電話応対でよく使われます。電話では相手からの問い合わせなどで、すぐに分からないことを聞かれることがあります。電話を繋げたまま調べてしまうと、相手を待たせることになり、電話代もかかります。そのため、一旦電話を切って、分かり次第ご連絡することを伝えます。
電話応対では表情が見えないため、相手に気持ちを伝えづらいことが多くあります。クレーム防止のために、分かり次第早急に対応する必要があります。ご連絡するまでにどのくらい期間がかかるのかお伝えしたり、ある程度時間や期間がかかってしまいそうな場合は、まだご連絡までに時間がかかる旨を伝えるような配慮も必要です。
接客対応
「ご連絡」という言葉は、接客シーンでもよく使われる言葉です。お客さまが欲しい商品が欠品しているときなど、「商品が入荷次第ご連絡いたします」と使われます。
「ご連絡」という言葉を使うときには、だいたいどのくらいでご連絡できるのかということも合わせて伝えると親切です。ご連絡しますと言われたのに、なかなか連絡が来ない場合、お客さまは不安に感じてしまうからです。
お客さまに不安を与えてしまったり、不快な思いをさせてしまうと、信頼を失い、もう二度と利用してもらえなくなってしまう可能性があります。もっと悪いパターンでは、友人や知人に話されてしまい、客離れが起こってしまう場合もあります。しっかり対応することで、信頼がうまれるので、最後まで責任を持って対応しましょう。
クレーム処理
「ご連絡」という言葉は、クレーム処理の場面でもよく使われます。「ご連絡」をクレームの場面で使う場合は、「申しわけございません」や、「早急に」、「ただちに」などの言葉と一緒に使われることが多いです。
クレームの対応は迅速さが大切です。こちらに非がある場合、「申し訳ございません」という言葉をつけるだけで、誠意を伝えることができます。また、どのくらいの期間待たせてしまうのか、だいたいの目安も伝えるようにすると、相手も不安になりにくく、さらに安心です。
ビジネスシーン
「ご連絡」という言葉は、ビジネスシーンでもよく使われる言葉です。会社内の先輩や上司、お取引先やお客様などにご連絡したい旨を伝えるときに「ご連絡」と使います。
ビジネスシーンでは、報告、連絡、相談が大切です。上司や先輩にご連絡しなければいけないことを、連絡し忘れてしまったり、連絡ミスがあった場合、会社にとって大変な損害につながる可能性があります。
また、取引先やお客さまに対しても連絡を怠ってしまうと、信頼関係が崩れてしまうことがあります。ビジネスシーンでも、しっかりと連絡を取り合い、良い人間関係を築いていくことが大切です。
「ご連絡」の例文
「ご連絡」という言葉は、さまざまなシーンで使われる言葉です。実際にはどのように使われるのでしょうか。ここでは、「ご連絡」を使った例文についてご紹介します。「ご連絡」の例文を確認して、ビジネスシーンなど人とのコミュニケーションに取り入れていきましょう。
ご連絡ありがとうございます
「ご連絡」を使った例文として、まずは、感謝の気持ちを込めた「ご連絡ありがとうございます」が挙げられます。相手から仕事の依頼や、問い合わせをいただいたときなどによく使われます。また、会社の先輩や上司や知人などから飲み会など誘いを受けたときの返信に使われることもあります。
連絡してくれたことに対しての感謝の気持ちを表している言葉ですが、ただ単に「ご連絡ありがとう」と言うと、偉そうだったり、上から言われているように感じられる人もいます。「ご連絡ありがとうございます」と言い方を変えるだけで、相手に対して丁寧な言い回しになります。
ご連絡いたします
「ご連絡」を使った表現では、「ご連絡いたします」もよく使われます。「ご連絡いたします」は、相手に何か聞かれて、すぐに答えることができない場合などに「後日こちらからご連絡いたします」というような使われ方をします。
もし、後で連絡する場合は、回答までにどのくらいの時間または期間かかるのか、相手に伝えておく必要があります。すぐに答えがわかる場合は問題ありませんが、あまり長い期間待たせてしまうと、忘れられてしまっているんじゃないかと不安に感じたり、怒ってしまうことがあるからです。
どのくらいの期間になるか分からない場合でも、途中経過の連絡を入れるなど、相手への配慮が大切です。「ご連絡いたします」を使うときには、連絡を待たせてしまう期間に注意しましょう。
ご連絡させていただきます
「ご連絡」を使った例文で、「ご連絡させていただきます」もよく聞かれる言葉です。「ご連絡させていただきます」は「ご連絡いたします」と同じではないかと思う人もいますが、使い方が違うので注意が必要です。
「ご連絡させていただきます」は、例えば、上司や先輩から取引先などに連絡しておくように頼まれたときの返事で使われることがあります。連絡する旨を知っている人、または、連絡するように指示を出した人に対して使われることが多い表現です。
そのため、接客などでお客さまからの問い合わせに「ご連絡させていただきます」とは使わずに、「ご連絡いたします」と伝えたほうが無難です。「ご連絡させていただきます」は使い方によっては、相手に失礼な表現になってしまうため注意が必要です。
「ご連絡」の敬語での使い方
「ご連絡」は「連絡」の頭に「ご」がついていることで、丁寧な表現に感じることができます。そのため、ビジネスシーンや接客の場など、敬語を使う場面でもよく登場してくる言葉です。それでは、「ご連絡」は敬語ではどのように使うのでしょうか。「ご連絡」の敬語での使い方についてご紹介します。ぜひご覧ください。
敬語の種類
「ご連絡」の敬語での使い方を確認する前に、まずは、敬語の種類についてご説明します。敬語には、相手を高める表現の尊敬語、自分をへりくだって相手を高める謙譲語、丁寧な言い回しの丁寧語があります。
今まで敬語の種類は、尊敬語、謙譲語、丁寧語の3種類だけでした。しかし、最近では謙譲語が、自分をへりくだることで相手を高める謙譲語1と、自分の行為や状態を丁重に表現する謙譲語2の2種類になりました。さらに、言葉を美しく表現する美化語が加わり、敬語の種類は5種類となりました。
謙譲語
「ご連絡」は、敬語では謙譲語の表現となります。謙譲語なので、自分の行為や状態をへりくだって相手を高める表現です。
「ご連絡いたします」の場合は、「ご連絡」が「連絡」の謙譲語で、「いたします」が「する」の謙譲語であるため、二重敬語となってしまいますが、定着した敬語表現のため、間違った使い方ではありません。
「ご連絡させていただく」も間違った敬語表現ではありません。しかし、「させていただく」を文章中で使いすぎてしまうと、相手に軽い印象を持たれてしまう場合があるため、使いすぎには注意が必要です。
丁寧語
「ご連絡」は謙譲語ですが、丁寧な言い回しとして使われることもあります。丁寧語の場合は、尊敬語や謙譲語のように相手を高めたりする役割がないため、上司や先輩など、目上の人には失礼に取られてしまう場合があり、使わない方が無難です。
「ご連絡」を丁寧語で使う場合は、「ご連絡します」や、「ご連絡ありがとうございます」などの使い方をします。先程、謙譲語でご紹介した、「ご連絡いたします」よりは軽い印象を受けます。
「ご連絡」の類語・同義語
だいたいの言葉には、同じような意味だったり、似た表現で使われる言葉があります。このような類語や同義語を知っておくことで、言葉の引き出しが広がり、他人とのコミュニケーションに役立ちます。
それでは、「ご連絡」にも類語や同義語はあるのでしょうか。ここでは、「ご連絡」の類語や同義語についてご紹介します。ぜひご覧ください。
ご質問
「質問」という言葉の意味は、分からないところなどを問いただすことです。「ご質問」というように「ご」をつけることで、丁寧な言い回しとして使われる言葉です。「ご連絡」とは意味が変わってきますが、「ご質問」もビジネスシーンではよく使われる言葉なので、覚えておくと便利です。
「ご質問」は、例えば会議などで、「ご質問がございましたら挙手してください」という使われ方をします。丁寧な言い回しになるため、目上の人に対して質問したい場合は「ご質問があります」と使うよりも、「お伺いしたいことがあります」と謙譲語を使ったほうが無難です。
ご報告
「報告」の意味は、告げ知らせることや、経過や結果を述べることをいいます。「ご報告」と頭に「ご」をつけることで敬語表現として使われます。
「ご報告」は、上司や先輩など、目上の人に対して使われることの多い言葉です。「ご報告いたします」「ご報告したいことがございます」というように使われます。
「ご報告」は「ご連絡」に似た意味の言葉ですが、自分に近い上司や先輩には「ご報告」、取引先やお客さまには「ご連絡」と使い分けることもできます。そのときの状況によって使い分けて、相手に対して失礼のないようにすることが大切です。
お問い合わせ
「問い合わせ」の意味は、言葉のとおりで、問い合わせることをいいます。「お問い合わせ」は「お問い合わせください」のように、相手からの行動のイメージが強いため、「ご連絡」とは多少使い方が変わってきます。
「お問い合わせ」は、広告やポスターなどで「お問い合わせはこちらまで」と表記したり、電話対応などで、こちらでは分かりかねるため他の部署への連絡を促す場合に、「こちらへお問い合わせください」と使われることが多いです。
「ご連絡」の使い方
「ご連絡」はさまざまなシーンで使われますが、どのような使われ方をするのでしょうか。ビジネスシーンやメールなど、「ご連絡」の使い方についてご紹介します。
メール
「ご連絡」はメールでもよく使われる言葉です。ビジネスメールはほとんどの文章が、件名、宛名、あいさつ文、本文、結びの挨拶、署名で構成されます。そのため、ビジネスメールの定型文を作成しておくと便利です。
ビジネスメールで「ご連絡」を使う場合は、「ご連絡いたします」「ご連絡くださいますようお願い申し上げます」「ご連絡をお願いいたします」というように、相手に失礼がないように使います。
メールでは表情が見えないので、気持ちは伝わりづらいですが、文章を何度も確認して手直しすることができます。メールを送信する前に、しっかりと確認をしてから送るように心がけましょう。
ビジネス
ビジネスシーンでは、「ご連絡」という言葉はよく使われます。こちらから連絡をする場合には、「ご連絡いたします」や、「ご連絡差し上げます」といった敬語表現が使われることが多いです。相手から連絡してほしい場合には、「ご連絡いただけますか」「ご連絡ください」と使います。
手紙
「ご連絡」は手紙で使われることもあります。最近ではあまり手紙でのやり取りは少なくなってきましたが、高齢者の方はメールを使わない人も多いため、手紙でのやりとりをする場合もあります。
また、ビジネスでも、案内状や、お礼状、おわび状などで手紙を出すことがあります。ビジネスの場合は、メールよりも手紙の方がかしこまった使い方をします。そのため、「ご連絡」以外にも「ご案内」「お知らせ」という表現もよく使われます。
電話
「ご連絡」は電話応対でもよく使われる言葉です。例えば、「分かり次第ご連絡いたします」「こちらから折り返しご連絡いたしますので、少々お待ちください」という使い方をします。
電話ではすぐに対応できないことなど、後程連絡したいときに「連絡します」より、「ご連絡いたします」と使う方が、相手に対して丁寧な表現になります。電話は相手の顔が見えないので、声のトーンを少し上げたり、聞き取りやすいようにハキハキと話すことも大切です。
「ご連絡」を上手に使おう
「ご連絡」はビジネスシーンでもよく使われる言葉です。しかし、敬語表現など、使い方をしっかり理解しておかなければ、相手に対して失礼になってしまったり、相手を不快な気分にさせてしまうこともあります。
「ご連絡」の使い方をしっかりと理解して、上手に使うことが大切です。よく使われる「ご連絡」という言葉を、上手にコミュニケーションに取り入れていきましょう。
