「お断りします」の使い方
目上の人からの勧誘や依頼を断る時やビジネスで先方からの提案や依頼を断る時などで「お断りします」というフレーズは強い拒絶感のある表現になってしまうので、使用するフレーズを変えたり、前後にお詫びの言葉などを添えるようにしましょう。
また、より丁寧な言い方にする場合には「する」を丁寧語にした「いたす」を用いて「お断りしたします」という表現にしますが、「お断りいたします」の前後にクッションを入れずに、顧客や取引先に対して「お断りします」と伝えてしまうと、角が立つので注意して使う必要があります。
ただし、使うと失礼となる言葉があります。それが「断固」です。「断固、お断りします」というフレーズで使う「断固」には、非常に意志が強い様子を意味するので、「断固、お断りします」というフレーズを使うと、相手に対して大変失礼な印象を与えてしまいます。
ビジネス
ビジネスでは「お断りします」という言葉を各シーンで使い分ける必要があり、その敬語が異なります。
受けいたしかねます
ご要望にそいかねます
ご要望にそうことが非常に困難な状況でございます
ご要望にお応えすることが叶いません
ご要望にお応えいたしかねます
ご要望にお応えすることが難しい状況でございます
ご対応いたしかねます
辞退させて頂きます/いたします
お見送りさせて頂きます/いたします
各言葉の意味やニュアンスについては後述しますが、ビジネスシーンにおいては各言葉を適宜選択できるスキルが必要です。
相手別「お断りします」の使い方
「お断りします」はシーンだけえでなく使用する相手によっても使い分けをする必要がありますので、確認をしておきましょう。
お客様
相手がお客様である場合、基本的には自分の立場が下でお客様の立場が上ということになります。そのため、「お断りします」は謙譲語で表す必要があり「お断りいたします」が一般的ですが、お客様へ嫌な印象を与えないために「ご要望には添いかねます」などが妥当だといえます。
「お断りします」の敬語での使い方
「お断りします」には、依頼された事柄に対して拒否をする際に使用する言葉のことで、「拒否する」「辞退する」という意味がありますが、使用状況によっては「謝罪する」「事前に許可を得る」といった意味も含まれます。
「お断りします」には強い拒絶感が含まれているので、失礼な表現と捉えている人もいますが、この「お断りします」は「丁寧語のお+動詞の断る＋丁寧語のします」の組み合わせで「断る」の敬語表現です。つまり「お断りします」は敬語として使うことができる表現だと言え、受けた依頼に対して「お断りします」と返事をすることは間違いではありません。
この「お断りします」が問題になるのは敬語文法に由来するものではなく、使用するシチュエーションによります。「お断りします」には多くの意味があるので、使うシーンや前後の言い回しを変えて正しく使い分けることが重要です。
「お・ご〇〇いたします」の使い方
「お・ご〇〇いたす」という謙譲語に丁寧語の「ます」を付けて敬語にした表現です。これと同じく「お・ご〇〇する」の「〇〇いたす」も謙譲語です。
これは「自分が〇〇する」という意味で、ビジネスシーンでは使用頻度の高い敬語だといえます。ビジネス会話だけでなく、特にビジネスメールでは「お・ご〇〇いたします」「〇〇いたします」というフレーズが使われています。
「お・ご〇〇いたしかねます」の使い方
「お・ご〇〇いたしかねる」という謙譲語に丁寧語の「ます」を付けて敬語にした表現です。これと同じく「お・ご〇〇しかねる」の「○○しかねる」も謙譲語です。
ここでの「かねる(兼ねる)」は「〇〇できない」という意味で、敬語ではありませんが「できません」よりも丁寧な印象を与えるので、ビジネスシーンでの使用頻度は高いといえます。
「自分が〇〇することができない」という意味で、ビジネスシーンで断らなければならない時に活躍する敬語です。
丁寧語
拒否や拒絶の意味がある「断る」を相手に対して文書や口頭で使用する場合は、相手の機嫌を損ねたり不満を感じることのないように、丁寧な言葉を用いることがマナーで、これはビジネスシーンだけに限りません。
この「お断りします」は、敬語表現の中でも最もわかりやすい例だといえます。より丁寧な表現にする時には「〇〇する」の丁寧語の「いたす」を使い「お断りいたします」となります。
「お断りします」の類義語には「辞退します」「遠慮します」「お受けできません」などがありますが、極めて丁寧な文書で使用する時には、謹んで辞退するという意味がある「拝辞」という謙譲語を使うことももあります。これらの詳細は後述いたします。
失礼に当たる使い方
前述していますが「断固、お断りします」というフレーズは大変失礼に当たります。この言葉をどうしても使いたい場合には、「失礼を承知の上」という認識を持つことが重要です。
日本語には「奥ゆかしさに欠ける露骨な拒絶表現は、いかなる場合でも失礼な印象を与える」という特徴があるので、基本的には使用しないようにしましょう。
謙譲語
謙譲語とは自分が謙る時に使用する表現で「自分の立場を下げることで、相手の立場を立てたい時」に用いる敬語です。
「お断りします」を謙譲語で表す場合には「する」の謙譲語である「いたす」さらに丁寧語の「ます」を組み合わせて「お断りいたします」となります。
「お断りします」の類語
「断る」に丁寧語の「お」を付け、「断ります」という丁寧語にしているので、「お断りします」は敬語として使用して全く問題がない表現といことは前述のとおです。そのため、何らかの依頼に対して「お断りします」と返事をすることは明快な答え方だといえます。
しかし、この表現が問題視されるのは敬語上の問題ということではなく、使用するシーンでの問題だといえます。「こちらは頭を下げて頼んだにも関わらず、すぐに断られた」という悪印象を与え兼ねないのが「お断りします」だからです。
では、この「お断りします」のような拒絶感を与えない類語はどのようなものがあるのかをご紹介します。
「お断りします」のさまざまな類語
相手に悪印象を与えず、人間関係に多少配慮した「お断りします」に代わる言い方についてご紹介します。
ご要望には添いかねます
お断りさせていただきます
結構でございます
いずれも「お断りします」ということに違いはありませんが、柔らかい印象を与えます。さらに、相手の心情を察したり配慮したりする場合には「クッション言葉」を用います。
「申し訳ありませんが〇〇/心苦しいのですが〇〇/誠に残念ではございますが〇〇」など、「お断りします」という言葉の前に「クッション」を付けることで「断る」というメッセージを和らげることができます。
類語①お断りさせていただきます
「お断りさせていただきます」は「お断りします」よりも丁寧な表現で、やわらかい印象の言葉です。「(大変申し訳ございませんが)今回の案件につきましては、お断りさせていただきます」など、交渉などで先方が提案したことに対して、不満足である旨を伝えます。
「〇〇させていただきます」は相手から自分の行動に対して「承諾を得る」ことを前提にした表現です。つまり、相手から許可を得なければならない場合には「お断りします」ではなく「お断りさせていただきます」と伝える方が無難だといえます。
しかし、場合によっては過剰な敬語表現となり、かえって失礼な印象を与え兼ねないので、使用には注意が必要です。
類語②辞退させていただきます
「辞退させていただきます」は日常的に使われることは少なく、主にビジネスシーンにおいての面接や内定を断る際に使われることが多い言葉で「大変申し訳ありませんが、一身上の都合により内定を辞退させていただきます」などのように使用します。
また、日常業務では目上の人や上司に対して断りの意を表する際にも使えます。類語の1つに「ご遠慮させていただきます」がありますが、これは相手の勧誘をお断りする時に使用する表現なので、言葉を選ぶ際には注意が必要です。
類語③ご要望には添いかねます
「ご要望には添いかねます」は相手の要望に応えることができない場合に使う丁寧な断り方の1つで、相手に拒絶感を与えることが少ない言葉です。
主にビジネスシーンにおいてお客様や取引先の要望や意見などに同意できない場合に用いることが多く、メールや電話でのやり取りの際に使用される表現です。基本的にお客様や取引先に用いる言葉なので、目上の人や上司、先輩に使うのは不自然な印象を与えます。
類語④結構でございます
「結構です」を日常的に使うことはありますが、「結構でございます」においては使用頻度が少ない表現だといえます。「十分、満足」という意味の「結構」に「です、ます」をさらに丁寧にした「ございます」を付けた表現です。
ビジネスシーンで「結構です」を使うと失礼な印象を与えますが、「結構でございます」と言い換えることで、丁寧な印象になります。
類語⑤拝辞させていただきます
「拝辞(はいじ)させていただきます」の「拝辞」は「辞退する」ことの謙譲語で、「引き下がる」という意味があります。古風な表記なので、上位の相手や権威のある方に対してのみ使用できる言葉だということを覚えおきましょう。
「拝辞させていただきます」は改まった文書の場合に使う言葉で、「大変恐縮ながら拝辞させていただきます」などのように表すことができます。
「お断りします」の返信の仕方
ビジネスシーンでは先方に断りの連絡をしなければならない事が多々あります。「お断りします」とストレートに文章に書いてしまうと、強い拒絶感を相手に与えかねず、角が立ってしまいます。
また、ビジネスでのメールは文字として残るので、特にはっきりとした意志表示をすることが重要です。しかし、大事な取引先や顧客からの要望だけでなく、社員間でも人間関係は大事する必要があります。
ここではメールで「断る」という結論を伝える際に使える「申し訳ないと思うが断らなければならない」時のためのビジネスフレーズをご紹介します。
ご協力いたしかねます
「協力できない」と断りの意向を伝えるためには「協力できません」という否定語の使用が必要になります。この「協力できません」という否定語のソフトなフレーズが「ご協力いたしかねます」です。
このフレーズは「ご要望に添いかねます」といった使い方もできるので、覚えておくと便利なフレーズです。
この度は見送りをさせてください
先方からの提案を断る時に「お断りします」や「無理です」といったフレーズを使ってしまうと、今後の付き合いにも影響が出てしまう可能性があります。そのため「この度は見送りをさせてください」というフレーズを使うと、先方にも嫌な印象を与えにくくなります。
また「今回は」や「この度は」という限定的な言葉を添えることで、「次回以降の採用を検討している」というニュアンスを含ませることができます。
どうかご容赦ください
「○○のために、どうしても断ざるを得ません」という意味のフレーズで、提案や要望に対して対応できない、あるいは応じられない理由を述べた上で、締めくくりに使われる言葉です。
「(努力をしたけれど)どうしても対応ができない」という断りを否定的な言葉ではなく「申し訳ない」という相手へのお詫びの気持ちを伝える言葉として使われます。
遠慮させていただきます
受け入れることが困難な提案や要望に対して、先方を立てながら断る時に使用できるフレーズです。これは「せっかくご提案(ご案内)をいただいたのですが、(何らかの)理由があり応じることができません」という意味です。
「遠慮する」という言葉を使うことで、強い印象を与える「辞退」と使わずに表現できます。また、謙譲語の「○○させていただく」と使っているので、丁重な印象を与えることができます。
「お断りします」の英語表現
英語には敬語という概念はありませんが、ビジネスシーンなどに相応しい丁寧な表現はあります。「お断りします」に最も近い表現が「I must decline …」だといえます。
「must」は「◯◯しなければならない」という義務を表す助動詞で、自分の意志とは無関係に「断らなくてはならない(状況にある)」というニュアンスを伝えることで、丁寧なニュアンスで表現できることになります。また、「I’m sorry, but」を冒頭に付けることで、より丁寧な表現にすることができます。
「お断りします」は失礼なのか
「お断りします」は決して失礼な表現ではありませんが、使用するシーンなどによっては相手に拒絶感を与えてしまい兼ねません。
時と場合によって、お断りする際の言葉をチョイスできるようになりましょう。
相手の気分を害さずに断るために
「お断りします」は敬語表現として全く問題はありませんが、使い方を間違えると大変印象を悪くしてしまいます。そのため、人間関係に配慮した上で、いくつかの代替表現を使い分けましょう。
また、「クッション言葉」で前置きすると、同じ断ることを示しても印象は変わります。特に日常会話で気を付けるのは当然ですが、メールは文字として半永久的に残るので注意が必要です。特にビジネスメールにおいは、目的ごとに使い分けをしてください。
