返信不要への敬語での対応方法
仕事をしていると、メールでやりとりすることが多くなります。そのため、なるべくメールのやりとりを減らしたりなどをすることを目的にして、本文の最後に返信不要に関する言葉が添えてあることがあります。
しかし、メールの相手が取引先やお客さんであった場合は、返信不要と記載があると、本当に返信をしなくても良いかどうかで悩んでしまうことがあります。このような場合は、相手との関係性や、メールの内容の意図を読み取って対応する必要があります。
なので、返信不要と記載があるとき、本当に返信がいらない場合もあれば、返信すべき場合もあるので注意が必要です。
相手に合わせた言葉を使う
上記で述べた通り、メールに返信不要と記載があっても、返信をしなければ行けない場合もあります。仕事でメールをする相手は取引先やお客さんなどの外部の場合もあれば、上司や他部署の人など、内部の人の場合もあります。なので、メールのやりとりをしている相手によって、尊敬語、謙譲語、丁寧語などの言葉を使い分ける必要があります。
しかし、これらの言葉の使い分けがうまくできていない人も多く、相手に合わせた言葉が使えておらず、失礼な言葉使いとなってしまっていることもあるので、注意が必要です。
尊敬語
丁寧語、尊敬語、謙譲語の区別がつかずに、言葉使いが適切に行えていない人がいます。このような人は、場合によっては失礼な言葉使いとなってしまうため、まずはこれらの使い方をしっかり把握しておく必要があります。
尊敬語は相手に敬意を持って話す言葉です。基本的に相手の言動に関わる言葉を表すときに使うため、主語は自分以外の人になります。
謙譲語
尊敬語は相手に敬意を持って話す言葉です。そのため、相手の言動に関わるときに使う言葉となります。逆に、謙譲語は自分言動を表すときに使う言葉です。なので、自分からへりくだった言葉の表現を使うことで、相手に敬意を払います。また、自分だけでなく、自分の身内などの内容を相手に伝えるときにも謙譲語を使います。
丁寧語
丁寧語は丁寧な言葉使いをして、相手に敬意を表します。言葉を丁寧にするためには、語尾に「です」や「ます」などを付けることが一般的です。丁寧語と尊敬語がよく混同されて使われることがあるため、使い方に注意が必要です。
返信不要の意味と意図
先に述べた通り、メールに返信不要と記載されていたとしても、返信をしなければならない場合があります。これは、返信不要という言葉の意味を、返信してはおけないという意味と思ってしまっている人がいるためです。
返信不要とは返信をしてはいけないのではなく、返信はしてもしなくてもどちらでも良いという意味です。なので、内容によっては返信をしなければならない場合もあります。
しかし、ことのとき、メールを受けた側が返信不要を返信してはいけないと思っている場合には、返信が必要な内容で、返信をしないため、後にトラブルになったり、相手に失礼なことをしてしまったりなどしてしまうことがあります。
返信が本当に不要な場合
お客さんとお店や会社などのやりとりでメールを使われることがあります。このような場合のメールはお店や会社などからお客さんに対しての連絡であることが多いです。
このような連絡のメールは多くのお客さんに一斉に送信されますので、送ったメールに返信で質問などを個別に対応することができません。そのため、メールの最後に返信不要と書かれていることが多いです。
ただし、このようなメールには質問などに関してはサポートセンターに問い合わせるように書かれていることも多いです。
メールを受け取った側は、メールを送る人とメールへの質問に答える人が別であるという、お店や会社の意図を返信不要という言葉から読み取らないといけません。
返信が必要な場合
取引先と商談をした後などにお礼のメールが届いて、そのメールに返信不要と書かれている場合があります。これは相手との関係性を考えて判断する必要があります。
このような場合の返信不要の意図には、忙しい手を煩わせてまで返信してもらうのは申し訳ないという場合と、社交辞令の場合があります。相手が自分のお礼の気持ちが伝えられれば良いので、手を煩わせてまで返信をしてもらう必要はないと考えてくれている場合は返信は必要ありません。
しかし、社交辞令の場合は、返信不要と書いても、相手からも簡単なお礼の返信がくるであろうと思われていることがあります。このような場合に、お礼の返信をしないと、相手からは世間知らずという印象を持たれてしまう危険性があります。
目上の人には注意
上記で述べた通り、返信不要という言葉を社交辞令で添えてくる人もいます。また、メールのやりとりは外部の人だけでなく、内部の人と行う場合もあります。特に社内の目上の人のメールに返信不要とあった場合には注意が必要です。
目上の人は返信不要と記載しても、立場が上の人からメールがきているので返信することがマナーとして当然と思い込んでいる人もいます。そのため、返信がないと、社内で会ったときに目上の人には返信しないといけないと注意をされてしまう場合があります。
返信不要へのスタンプでの返信の注意点
ママ友のグループや、部活などのコミュニティの連絡手段として、ラインが使われることはよくあります。グループトークの機能を使えば、一度のメッセージで全員に連絡ができるので非常に便利です。
しかし、ラインでやりとりをしているため、どうしてもプライベートのような感覚になってしまい、コミュニティの中の上下関係をおろそかにするような返信をしてしまう人もいるので注意が必要です。
ラインでの気の緩み
ラインは普段から使っているため、やりとりを続けていると気が緩んでしまう場合があります。そのため、不適切なスタンプなどを送ってしまい、グループの人たちからの印象が悪くなってしまうことがあります。
このような状況を避けるためには、ラインで来ている連絡の内容を読み、空気を読む必要があります。真剣な話しをしているときに、可愛いスタンプなどを送ってしまうと、状況を理解していないと思われてしまうので注意しましょう。
返信不要の場合の書き方
返信不要という言葉は相手から送られてくる場合もあれば、自分から送らないと行けない場合もあります。自分から返信不要と送る場合には、相手との関係性や立場などを配慮して慎重に使う必要があります。
返信不要です
相手との関係性や立場などを考えずにメールの最後に「このメールは返信不要です。」などと書いてしまうと、相手から一方的な連絡をされた、威圧的なメールが来たなどと勘違いをされてしまう危険性があります。
なので、返信不要と書く前に、「お忙しいかと思いますので、ご確認いただければ返信不要です。」などのように理由などを一言添えて柔らかい印象を与えるようにしましょう。
ビジネスメールで返信不要ときた場合の対応マナー
先に述べた通り、メールに返信不要と書かれていたとしても、返信をしないと行けない場合があります。その判断は、メールの内容や相手との関係性や立場などからします。この判断を誤ってしまうと不利な立場になったり、相手からの印象が悪くなってしまうため、注意が必要です。
就活
就活の期間中には企業は非常に多くの学生を相手にします。そのため、連絡を一斉送信して、その全員から返信が返ってくると大変なことになってしまいます。そのため、簡単な連絡であれば、内容さえ確認してもらえれば良いので、返信不要と添えられることがあります。
就活では覚えてもらために返信するべき
しかし、先に述べた通り、返信不要とは返信をしなくても良いという意味であり、返信をしては行けないという意味ではありません。そのため、メールの内容に質問などがあれば、返信をしても構いません。
また、就活では企業側に自分のことを覚えてもらう必要があります。そのためには、できるだけ企業とやりとりをする必要があります。あまりにわざとらしいようなやりとりは逆効果ですが、メールのやりとりもうまくすることで、企業側に自分のことを覚えてもらうこともできます。
お客様
会社がお客様からの問い合わせ用のメールを持っていたり、サポートセンターなどがある場合は、お客様からそれらを利用して連絡がある場合があります。お客様から返信不要のメールが届くときは、お客様から会社に対して気がついたことを知らせたり、指摘するべきことがある場合などが多いです。
お客様には絶対に返信するべき
お客様から会社に対してメールがあったとき、内容さえ確認してもらえれば良いので返信まで求めないという人は多いです。しかし、お客様からのご意見は非常に大切にするべきものです。
なので、連絡をしていただいたことに対してのお礼と、そのメールの内容に対する返信を誠意を持って行わなければなりません。
返信不要と送る人の心理
返信不要と添えられるメールは、基本的に内容さえ確認してもらえたら良いというものが多いです。これはお互いのやりとりの手間を減らすため配慮であることが多いです。
また、中には、メールをやりとりする相手や内容によっては、メールの回数が多いほど面倒と感じたり、ストレスを感じたりする場合もあります。このような人は、できるだけ相手とのやりとりを避けるために返信不要とメールに添えてくる場合もあります。
メールのマナー
返信不要と書かれているメールの意図を読み取って、せっかく返信したとしても、そのメールの内容がマナーを守られていなければ、結局は印象が悪くなってしまいます。
なので、メールに返信をする場合には件名を変えないようにしたり、メールに質問がある場合には相手が読みやすいように箇条書きにしたり、やりとりの回数は最小限にするようにしたりなど、最低限のマナーは守りましょう。
返信不要は相手の意図を読み取る
メールを使っていると、返信不要と書かれたメールを受け取ることもあります。返信不要とは返信をしてはいけないという意味ではなく、返信はしなくても良いという意味です。なので、場合によっては、返信をしないといけないこともあります。
また、社交辞令として返信不要と書いてくる人もいます。このような人は、返信不要と書いても、返信はあるだろうと思っていることがあります。この意図を読み違えると印象が悪くなってしまうので、返信不要と書いてあった場合には、その意図をしっかりと判断するようにしましょう。
