「ご報告させていただきます」の正しい使い方とは？
「ホウレンソウ(報告・連絡・相談)」は、ビジネスの基本です。「報告」は業務上毎日のように行われています。会社勤務の方は頻繁に、「ご報告させていただきます」という言葉を使うのではないでしょうか。
「ご報告させていただきます」は、誰に対してどのような場面で使うのが良いのか、あなたは正しく知っていますか。「ご報告させていただきます」にも正しい使い方があるので、例文を用いがら正しい使い方について学んでいきましょう。
誰にどのような場面で報告するのか
まずは「ご報告させていただきます」という言葉について、使う対象が誰なのか、また、どのようなタイミングで使うのかについて確認していきます。
まず報告はどんな場面でされるでしょうか。会議や打ち合わせなどの際には報告が必要ですし、電話やメールで報告をすることもあります。上司や先輩といった目上の人に、1対1で報告が必要となる場面も多くあるでしょう。
目上の人に冒頭に添える言葉として使う
ビジネスシーンにおいて報告する相手は、基本的に上司、取引先、お客さまなど、立場が上の人になります。会議、打ち合わせなどで話を始める冒頭に、「～についてご報告させていただきます」と一言添えると、目上の人に敬意を払い、今の状況を分かりやすく伝えることができます。
メールでは締めの言葉にも使う
ビジネスメールで先方に現在の状況を報告する機会も多いでしょう。「ご報告させていただきます」という言葉は、メールにおいても会話での報告と同様、冒頭の部分に添える他、文章の最後に締めの言葉として使用することができます。全体をまとめる役目をし、一目で報告のメールであるのを相手に伝えることができます。
「ご報告します」との違いは？
「ご報告させていただきます」と同じように使われる言葉に、「ご報告します」があります。あなたは両者を全く同じように使っているでしょうか。それとも状況によって使い分けているでしょうか。
これから「ご報告させていただきます」と「ご報告します」の違いについて説明していきます。
「ご報告します」も同じように使える
「ご報告します」についても、「ご報告」という謙譲語が使われているため、「ご報告させていただきます」と同じように、目上の人に報告する言葉として使うことができます。しかし「します(丁寧語)」に対して、「させていただきます」の方は「させていただく(謙譲語)」に「ます(丁寧語)」がプラスされており、さらに丁寧な言葉の印象を受けます。
より大切にしたい相手(重要な顧客、格上の上司など)に報告をする時には、｢ご報告させていただきます｣を使う方がおすすめといえるでしょう。
「させていただきます」は許しを得たい
「ご報告します」は報告することになっている、報告すると決まっている場面で使われます。「(報告しないといけないから今から)ご報告します」という、報告することに有無を言わせない印象を受けます。一方「ご報告させていただきます」には「(すると決まっている訳ではないけど)させていただきたい」という、許可を求めるニュアンスが含まれます。
途中経過ではあるけれど報告した方が良いと判断した時、相手が忙しい中報告を聞いてもらいたい時など、許しを得たい気持ちがある時には、「ご報告させていただきます」を使った方が良いでしょう。
「ご報告させていただきます」は具体的にどう使う？
「ご報告させていただきます」は、日々の業務の中でどのように使われているのでしょうか。直接の会話や会議などでの発表のケース、ビジネスメールのケースがありますので、それぞれを例にあげていきます。
会議や打ち合わせの例
会議や打ち合わせや電話など、直接誰かに話すシーンでは、今から説明に入るという時に、始めの言葉として「ご報告させていただきます」が使われます。
・「○○のプロジェクトについて、進捗状況をご報告させていただきます。」
・「△△様邸の設計プランについて、ご指摘いただいた項目の修正案をご報告させていただきます。」
など、ひと言添えてから本題に入ると相手にも内容が伝わりやすいでしょう。
ビジネスメールの例
ビジネスメールにおいても会話で報告する時と同様に、「お問い合わせいただいた○○の件について、以下のようにご報告させていただきます。」と、メール冒頭の部分の言葉として使うことができます。
またメールでは、「以上、改善案についてご報告させていただきます。」「途中経過ではありますが、上記のとおりご報告させていただきます。」のように、締めの言葉として使うことができます。
メールの場合は、「ご報告させていただきます」を、冒頭・末尾・あるいは冒頭と末尾の両方に使うことができます。
敬語の種類について
ここで敬語の種類について、少しおさらいしてみましょう。「ご報告させていただきます」
は「ご報告」「させていただく」という謙譲語に、丁寧語の「ます」が加わっています。
謙譲語とは、相手に敬意を表すために、自分のものや行動をへりくだった表現にする言葉です。
一方尊敬語とは、「お越しになる」「ご覧になる」など相手を立てる、相手に直接敬意を表すことのできる言葉です。同じ「ご(お)～する」という表現でも、お客さまに｢ご説明する｣「ご案内する」のであれば謙譲語、お客さまが「ご相談する」「お話する」のなら尊敬語となります。
主体が自分(謙譲語)なのか、相手(尊敬語)なのかによって敬語の種類が変わってくることになります。
「ご報告させていただきます」は正しい日本語なのか
あなたは「ご報告させていただきます」という言葉は日本語として正しいのかどうかわからない、間違った敬語なのではないか、と感じたことはありませんか。「ご報告」という謙譲語の後、さらに「させていただきます」と謙譲語が続いているのは、あまりに丁寧過ぎて、日本語の表現としておかしいのではないかと、1度でも疑問を感じたことはないでしょうか。
二重敬語なのか
「ご報告させていただきます」は、「ご報告」と「させていただきます」の二重敬語にあたるのでしょうか。結論から言えば「ご報告させていただきます」は二重敬語ではありません。
二重敬語とは、1つの語に対し二重に同じ種類の敬語を使ってしまうことです。例えば「お聞きになられる」という言葉は、「聞く」という語に対して、「お聞きに」という尊敬語と「なられる」という尊敬語が含まれているため、二重敬語になります。
「ご報告させていただきます」については、「報告」という語に対して「ご報告」という謙譲語があり、「する」という別の語に対して「させていただく」という謙譲語、プラス「～ます」という丁寧語が入っている言葉ですので、二重敬語にはあたりません。
すでに定着した二重敬語は使ってもよい
しかし一方で、二重敬語であるにもかかわらず、日常私たちが普通に使っている言葉もあります。例えば「お召し上がりになる」「お見えになる」などは、「お(ご)～になる」という尊敬語に「召し上がる」「見える」という尊敬語が重複しており二重敬語となりますが、私たちは自然に疑問に思うこともなく使っているのではないでしょうか。
すでに私たち日本人の言葉として定着している二重敬語は、正しい敬語として容認されているので、使っても構いません。
「ご報告させていただきます」を使おう！
いかがでしたでしょうか。「ご報告させていただきます」について、正しい使い方、例文、二重敬語にはあたらないことなどを説明してきました。
「ご報告させていただきます」とは、「立場を立てたい目上」の相手に、「忙しい時間を割いてもらって」情報を共有し、結果としてお互いがビジネス上で恩恵を受けることにつなげていく大切な言葉であり、正しい敬語です。
社内での情報共有、取引先や顧客とのやりとりの中で、日常的に必要とされる敬語の一つですので、会話、メールなどの適切な状況で使い、円滑なコミュニケーションを図っていきましょう。
