「返信が遅くなり申し訳ありません」の使い方
ビジネスや日常生活でうっかり相手からすでにもらっていたメールの返信をしそびれてしまい、慌てて返信した経験がある人も多いでしょう。返信が遅くなってしまった場合は、相手にまず謝罪の意味も込めて「返信が遅くなり申し訳ありません」と伝えるのが最低限のマナーです。シーン別にその使い方を紹介していきましょう。
ビジネスでの「返信が遅くなり申し訳ありません」
相手にもよりますが、ビジネスシーンにおいて大幅に回答が遅れてしまった場合は必ず口頭で直接相手に「返信が遅くなり申し訳ありません」と伝えるのがマナーです。回答が遅れることによって仕事に多大な影響を及ぼす場合は、社内であればお詫びのメールで送信した直後に本人に直接口頭でもお詫びを伝えましょう。
社外や取引先であれば、メールを送った後に電話ででも「返信が遅くなり申し訳ありません」とお詫びを入れることが大切です。
メールでの「返信が遅くなり申し訳ありません」
期日までに返信が必要なメールが1日でも遅れた場合には「返信が遅くなり申し訳ありません」と一言添えるのがマナーです。お詫びの一言を伝えた後に本題に入りましょう。返信が遅れてしまった場合はその理由を相手に一生懸命伝えたいがために、ついついお詫びや返信が遅れた理由が長文になってしまわないよう注意が必要です。
ビジネスではメールを受け取る側も読む時間を奪うことを意識して、なるべく簡潔にお詫びのメールを送ることが大切です。
就活での「返信が遅くなり申し訳ありません」とは?
就活中で自分が採用を希望する会社からメールが来た場合に、返信が遅いという印象をもたれてしまうのはどのくらいか気になる人も多いでしょう。就活中は仕事でも時間厳守を保てるのかと、相手にタイムマネジメント能力があるかどうかが見られています。
就活中で返信が遅い場合に相手に送る「返信が遅くなり申し訳ありません」の言葉はどのタイミングが適切なのか紹介します。
就活ではその日中に返信をするのが基本
就活中で、例えば応募している会社から面接の日程希望日がメールで午前中に送られてきた場合は、即返信するのが一番です。返信が早ければ早い程その企業へ強い志願があることを示しているので、企業側も好印象として受けます。
ただし、就活中で日中複数の企業を受けてどうしても即返信できない場合は、定時前の16時くらいまでに返信するよう心がけましょう。定時を過ぎてからの返事だと、受け取る相手も残業時間となり印象がよくありません。勤務時間内に返信することで、相手側も日程調整がスムーズになります。
就活で返信が遅れた場合は?
不慮の事故、病気やうっかりメールを見逃してしまって返信がメールを受け取った翌日以降になってしまった場合は、どのようにお詫びしたらいいのか気になる人も多いでしょう。
どんな理由であっても返信が遅れてしまった場合は言い訳はしないで、まず「返信が遅くなり申し訳ありません」と冒頭にお詫びの言葉を伝えることが一番です。その後に本題に入ってメールを手短にかつ失礼のないように返信しましょう。
休暇中での「返信が遅くなり申し訳ありません」
有給休暇の最中に急ぎの仕事で会社から連絡をもらう場合があります。休暇中でタイムリーに会社からのメールに気付けない場合もあるでしょう。
休暇中に返信が遅くなってしまった場合は、会社にできれば電話をしてまず「返信が遅くなり申し訳ありません」とお詫びを伝えましょう。会社側も休暇中と理解しているので、「こちらこそ休暇中に申し訳ありません」と謙虚に受け止めてくれます。
勤務外時間の電話になってしまう場合は、丁寧にメールにて「返信が遅くなり申し訳ありません」とお詫びを伝えて本題に入ります。
招待状での「返信が遅くなり申し訳ありません」
結婚式の招待状を受け取っていたのに期日までに返信ハガキを送れなかった場合は、どのようにお詫びしたらいいのか気になる人も多いでしょう。
1日でも返信期日より遅れて返信する場合は、「返信が遅くなり申し訳ありません」と返信ハガキに必ず明記することがポイントです。相手が親しい友人であれば、返信が遅れたと気づいた時点で先にメールや電話でお詫びを伝えるといいでしょう。新郎新婦は挙式の準備で多忙なので、必ず親しい仲であっても丁寧にお詫びをすることが大切です。
「返信が遅くなり申し訳ありません」の敬語とは?
うっかり返信が遅くなってしまった場合にお詫びの言葉として「返信が遅くなり申し訳ありません」は重宝されていますが、相手やことの重大さによってはより丁寧な敬語を使う必要があります。
どのような表現が「返信が遅くなり申し訳ありません」より丁寧な表現なのか、どのようなシーンで必要とされるのかを紹介しましょう。
返信先が上司の場合は?
自分の上司へ期日までに返信ができなかった場合、どのようなお詫び表現が好印象につながるのか気になる人も多いでしょう。「返信が遅くなり申し訳ありません」では少し敬意が足りません。相手が上司の場合は、「○○の件ですが、返信が大幅に遅れ誠に申し訳ございません」とより丁寧な表現でお詫びを伝えることが大切です。
また、メールの返信だけでなく、必ず直接上司のデスクに出向いて口頭でもお詫びを伝えましょう。
返信先が取引先や客先の場合は?
社内でも返信が遅れてしまうのは十分失礼にあたりますが、社外の重要な取引先や客先に対してうっかり返信が遅れてしまった場合はどうすれば一番いいのか気になる人も多いでしょう。
メールの冒頭に「御連絡いただきました○○の件に関して、返信が遅くなり誠に申し訳ございません。深くお詫びを申し上げます」と丁重にお詫びするよう表現を工夫することがポイントです。また、メールを送った後に電話でもお詫びを伝えることがマナーです。
返信が遅れて大きな問題が発生したら?
場合によっては返信が遅れてしまったことによって、取引先や客先に大きな問題が発生してしまう場合があります。「返信が遅くなり申し訳ありません」だけでは逆に相手に失礼にあたるので注意が必要です。
返信の遅れによって大きな問題が発生した場合は、「○○の件に関して返信が遅くなり誠に申し訳ございません。本件につきまして多大なるご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます」とさらに丁寧な表現でお詫びの言葉を伝えることが大切です。
「返信が遅くなり申し訳ありません」の例文は?
一般的に「返信が遅くなり申し訳ありません」が使われる例文として、「御連絡いただきましたお問合せの件、返信が遅くなり申し訳ありません」「期日までの○○の件につきまして、返信が遅くなり申し訳ありません」などがよく使われます。1日でも返信期限が過ぎたらお詫びが必要です。
返信が遅くなることを防ぐ方法とは?
忙しいときほど数あるメールに目をとおしきれなくなってしまい、うっかり返信しそびれてしまう人も多いでしょう。「返信が遅くなり申し訳ありません」のお詫びする言葉をできる限り減らしたいでしょう。
返信が遅くなることを未然に防いで「返信が遅くなり申し訳ありません」と言わずに済むにはどんな方法があるのか紹介していきます。
毎日メールチェックする時間帯をルール化する
ジョギングも始めは大変でも毎週決めた回数をこなすようになれば、習慣化して楽になります。メールも「毎日昼と夕方に1度メールのチェックをする」と自分なりにルールを決めて習慣化しましょう。
メールをチェックする時間帯を「自分の癖」にすることで、「やらなければ」と焦りの心から「やろう」とポジティブな心でメールをチェックできるのでおすすめです。これで「返信が遅くなり申し訳ありません」を言う機会が減るでしょう。
メールボックスのメールはすべて必要ですか?
定期的に「必要なメール」と「不要なメール」とメールボックスの整理をすることをおすすめします。受信元別にメールボックスをカテゴライズするなどして、本当に必要なメールだけを残しておくように心がけていれば、メールボックスもすっきりして未開封のメールが少なくなるでしょう。
大事なメールにすぐに気付けるので、「返信が遅くなり申し訳ありません」と言わずに済みます。
ジャンクメールはすぐに配信停止手続きを
契約など、なにかに申し込みをした際に、宣伝目的で定期的にジャンクメールを受信
している人も多いでしょう。受信したジャンクメールは削除するだけではなく、すぐに配信元へ配信停止手続きか受信拒否の設定をすることをおすすめします。
一度ジャンクメールを根本的に整理すれば、その後不要なメールに埋もれることもなくなります。これで「返信が遅くなり申し訳ありません」と言わず済むでしょう。
返信が遅れたらまずお詫びの言葉を
ビジネスでも招待状でも期日までの返信が遅れることは、相手に待たせる時間を作ってしまっていることになります。返信が遅れた理由がいかなるものであっても、まずは「返信が遅くなり申し訳ありません」とストレートにお詫びの言葉を伝えることが大切です。
期日になっても返信が来ないために、気分を害している人がいることを忘れてはいけません。うっかり返信を忘れてしまうケースは誰にでも起こりうることですが、待たせてしまった相手に対していつでも謙虚な姿勢でお詫びを伝えることを心がけましょう。