職務分掌の3つの重要な意味とメリット|職務分掌作成方法4つのコツ

ビジネススキル

職務分掌とは

会社では多くの部署やあり、また多くの人が働いているので、仕事内容によってはどこの誰に配分されるべきか、その責任の所在と範囲が不明確となってしまうことがあります。これらが不明確のままとなっている場合、仕事のミスの原因となってしまうこともあります。

そのため、職務分掌によって、各部署や各役職、担当者の仕事の範囲や、責任の所在とその範囲を明確にしておく必要があります。

職務分掌が定める3つの重要項目

組織が大きくなるほど、部署や役職、担当者の仕事の範囲や、その仕事の責任の所在や範囲が見えにくくなってしまいます。そのため、職務分掌によって、これらを明確化しておくことは、組織としての活動を円滑化するために必要となります。

また、組織としての活動を円滑化するために職務分掌を定めるには、いろいろな項目を設ける必要がありますが、特に重要となる項目が3つあります。

職務分掌の重要項目1:業務内容

会社には部署や役職、担当者など、その役割が細かく分けられています。その役割によって、その人の業務内容の範囲が決まります。

もし、自分の役割の範囲を超えて、他人の範囲の業務まで行ってしまうと、両者という狭い範囲では理解があっても、組織という大きな範囲では理解が及ばずに、業務の混乱を招いてしまう可能性があります。

そのため、それぞれの役割が持つ業務内容の範囲を職務分掌によってハッキリと明確化します。

職務分掌の重要項目2:権限

仕事をしていると、物事を決断することがあります。しかし、その物事の大きさによって、決断を下せる権限を持った人は異なり、その範囲も役割によって決まります。

基本的には役職に就いていたり、上層部であったりなど、立場が上がるほどその権限は大きくなります。しかし、その権限の範囲も職務分掌によって明確にしておかないと、権限の範囲を超えて決断を下してしまい、トラブルの原因となってしまうことがあります。

職務分掌の重要項目3:責任の範囲

基本的に仕事のミスは、ミスをした人やミスの原因を作った人にその責任はあります。しかし、ミスをした人だけに責任があるわけではなく、場合によってはその上司や会社自体に責任の範囲が及ぶこともあります。

そのため、責任の範囲も職務分掌によって明確にしておく必要があります。責任の範囲を明確化することで、自分のミスではないなどと言い逃れをしたり、責任を押し付けあったりなどすることを防ぐことができます。

職務分掌規定とは

規定とは1つの決まりのことです。その規定が複数集まったものが規程となります。そのため、職務分掌の場合は、1つの決まりを示すものではなく、複数の決まりをまとめたものとなるため、職務分掌規定は表記的に誤りで、正しくは職務分掌規程となります。

また、職務分掌規程は明文化して、必要なときに、すぐ確認できるようにしておかなければなりません。

職務分掌を明確にする3つのメリット

先に述べた通り、職務分掌があることで、それぞれの役割や責任の範囲などを明確化することができるため、業務の流れで混乱を起こすことを防いだり、トラブルを回避するためなど、組織の活動を円滑にすることができます。

また、職務分掌を作成しておくことで得られるメリットは他にもいくつかあるので、職務分掌を作成する際にはこれらのメリットも意識しておく必要があります。

職務分掌のメリット1:業務の効率化

職務分掌がなく、役割と仕事の範囲が明確でない場合には、誰がどの仕事をどこまで行うかということから決めないといけません。また、自分の仕事の範囲を超えてしまい全体の作業の流れを混乱させてしまう可能性もあります。

しかし、職務分掌があれば、それぞれの役割と仕事の範囲が明確化されているため、自分が何をすべきで、どれだけの権限を持っているかが明確なため、スムーズに業務を進めることができます。

職務分掌のメリット2:内部統制

職務分掌があることで、それぞれの仕事の範囲や、権限の範囲が明確となり、業務を効率的に進めることができます。

また、権限の範囲が明確になっていることで、誰にどのような権限があるかも明確になります。そのため、誰が物事の決定権を有しているか判断しやすく、内部統制も取りやすくなります。

職務分掌のメリット3:リスクマネジメント

仕事でミスがあれば、そのミスに対してすぐにフォローをする必要があります。しかし、ミスの大きさによってフォローできる役割を持った人が変わります。

そのため、責任の範囲が明確でなければ、ミスが起こったときに責任の所在の確認が取れず、対応が遅れてしまう可能性があります。

職務分掌で責任の範囲が明確になっていれば、ミスへの対応が早くなるため、リスクを軽減することができます。

職務分掌作成方法4つのコツ

職務分掌は組織の活動を円滑にするための重要なものです。そのため、職務分掌は正しい作り方で良いものを作る必要があります。良い職務分掌を作るためには、いくつか作成方法のコツがあります。

職務分掌作成方法1:会社の組織図

職務分掌を作る際には、まず会社の組織図を正確に作る必要があります。会社の組織図があることによって、組織の全体像の把握や、本社や支社、営業所などの関わることの少ない部署との関係性、仕事や責任の範囲などが理解しやすくなったりなどします。

職務分掌作成方法2:職務分担の規定

組織図で会社の全体像が把握できれば、それぞれが持っている役割を明確に規定していきます。どこの部署の誰が、どのような役割を持って、どのような責任を持っているのか表にして、規定もまとめると良いでしょう。

職務分掌作成方法3:職務単位における組織図

会社全体の組織図では会社の全体像を把握することには適していますが、スケールが大きすぎて詳細を把握することには適していません。そのため、部門や部署ごとの組織図も作成し、役職や職務の内容が詳細にわかるように、具体的に記述してまとめましょう。

職務分掌作成方法4:部署ごとに細分化

先に述べた通り、職務分掌を作成する際には、まず会社の組織図を作り、さらに部署や部門ごとの組織図も作って、組織の全体像と詳細を把握する必要があります。

組織図を作成できれば、部署や部門ごとの細分化もできているため、これらの組織図を元にして、職務分掌表を作成します。また、職務分掌規程もまとめましょう。

職務分掌で円滑な組織づくりをしよう

会社では多くの部署や部門があり、多くの人が仕事をしています。多くの人が仕事をするため、それぞれが勝手に仕事をしたり、自分の仕事や権限の範囲を超えて行動したりなどしてしまうと、ミスやトラブルの原因となってしまうことがあります。

そのため、これらを回避して、仕事の作業効率を落とさないためにも職務分掌は必要となるので、組織として円滑な活動を行うために、良い職務分掌を作るようにしましょう。

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