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2019年10月07日

緊張しないで電話をするポイント7つ|気持ち良い電話応対とは?

「電話をするたびに緊張してしまう」という方も意外と多いのではないでしょうか。そんな方のために、この記事では緊張せずにスムーズに電話をするためのポイントをご紹介しています。電話対応のコツをマスターすることで、緊張せずに電話ができるようになりましょう。

緊張しないで電話をするポイント7つ|気持ち良い電話応対とは?

電話で緊張する人しない人

多くの職場では、新入社員や若手に電話の応答をさせて電話でのビジネスマナーを学ばせます。

電話をするのに全く緊張しない人もいれば、反対に「電話がかかってくるたびに心臓がドキドキする」と不安や緊張を感じる人もいることでしょう。

この記事では電話のたびに緊張してしまうという方のために、緊張せずにリラックスして電話をするコツをご紹介しているので、ぜひ最後までご覧ください。

最初から緊張しない人はいない

電話をするたびに緊張するという方に知ってもらいたいのが、最初から緊張しない人などいないということです。

堂々と取引先や顧客からかかってきた電話に対応している上司や先輩も、新人時代には緊張しながら電話をしていたことでしょう。

だから、今電話の応対が上手くいかずに緊張を感じていたとしても心配する必要はありません。「習うよりも慣れろ」という言葉があるように、回数を重ねれば大丈夫です。

慣れで克服できる

電話の応対に緊張をしてしまうという人であっても、慣れることで克服が可能です。電話での応対の回数を重ねることで次第に緊張する回数も減り、スムーズに電話をすることができるようになります。

だからこそ、多くの職場では電話に出るのに慣れていない新入社員に電話の応対をさせ、はやく慣らせようとするのでしょう。

電話で緊張してしまう人の特徴3つ

新入社員であっても堂々と電話の対応ができる人もいれば、緊張してドギマギしたぎこちない対応になってしまう人もいます。

実は、電話で緊張してしまう人には一定の共通点を見て取ることができることをご存知でしたか。

ここからは電話で緊張してしまう人によく見られる特徴をご紹介していきますので、ご自身に当てはまっていないかどうかぜひこの機会にチェックしてみてください。

電話で緊張してしまう人の特徴1:失敗するのが怖い

電話で緊張してしまう人の特徴としてまずご紹介したいのが、失敗することを恐れているということです。

誰にでも失敗はつきものですが、電話で過剰に緊張してしまう人は「応対の仕方を間違えたらどうしよう」とミスをすることを気にしすぎてしまい、そのせいで自分を自分で追い込んでしまっています。

また、「取引先だから完璧な敬語を使わなければ」と考えてしまうのも、電話で緊張する原因のひとつです。

電話で緊張してしまう人の特徴2:とっさの時に答えに詰まってしまう

とっさの時に答えに窮してしまうというのも、電話で緊張してしまう人の特徴のひとつとして挙げられるでしょう。

マニュアル通りの杓子定規な流れであれば電話の受け答えができるものの、マニュアルに書かれていないことや予想していないことを電話相手から聞かれると急にパニックになってしまい、何も言えなくなってしまうという人も少なくありません。

電話で緊張してしまう人の特徴3:人と話すのが苦手

電話で緊張する人に共通する最大の特徴が、人と話すのが苦手であるということです。

人と話すのが苦手ということはすなわちコミュニケーション能力が低いということですので、電話を介しても人と上手く会話のキャッチボールをすることができません。

どのタイミングで自分の要件を切り出せばよいのか、相手からの返答にどう答えればいいのか全くわからず、緊張と不安を強く感じてしまうことでしょう。

電話で緊張しないためのポイント7つ

電話で緊張してしまうと、伝えるべき要件を伝え忘れたり相手に悪い印象を与えてしまいかねません。

スムーズな電話の応対ができるかどうかは、特にビジネスパーソンにとっては非常に重要な問題ですので、緊張せずに電話ができるようになりたいものです。

では、どうすればよいのでしょうか。ここからは、電話で緊張しないために実践したいポイントをご紹介していきます。

電話で緊張しないためのポイント1:予め台本を用意する

電話で緊張しないためにまず実践してもらいたいのが、あらかじめ台本を用意するということです。

自分の名前と所属先を名乗り、「○○の件についてお電話を差し上げました」と電話の要件を伝えた後、詳しい説明をするための台本をあらかじめ作っておきましょう。

緊張しても台本があれば、その筋書きに沿って相手に話をすればよいので、失敗することもありません。

電話で緊張しないためのポイント2:ベテランさんを真似る

ベテランさんの真似をするというのも、緊張しないで電話をするためのポイントとして挙げられるでしょう。

職場の先輩や上司など、電話応対に慣れているベテランさんをよく観察し、どのような言い回しや雰囲気で電話をしているのかをチェックしてその真似をしてみてください。

優れた人の真似をすることで、その電話応対のスキルを内面化することができます。

電話で緊張しないためのポイント3:メモを用意する

電話で緊張しないためのポイントのひとつとして、メモを用意するということも挙げられます。

緊張のあまり、電話相手から伝えられた覚えておくべき重要な事柄について忘れてしまうこともあるため、そのようなトラブルを防ぐためにあらかじめメモを用意し、適宜メモを取りながら電話の応対をするようにしてみてください。

電話で緊張しないためのポイント4:オウム返しで確認する

オウム返しで電話相手に確認をするというのも、電話で緊張しないためのポイントのひとつに数えられるでしょう。

たとえば電話相手から約束の日時などについて伝えられた場合、「○月○日の○時ですね?」と相手が言ったことをオウム返しにして確認をすることが大切です。

緊張のあまり何を言えばよいのかわからない時にこそ、オウム返しにして確認を取ることで電話応対をスムーズに進めることができます。

電話で緊張しないためのポイント5:意識してゆっくり話す

電話で緊張しないためのポイントのひとつとして知っておきたいのが、意識してゆっくり話すということです。

緊張すると早口になってしまうものですが、早口になっていることを自覚すると余計に緊張感がせりあがってきてしまうので、わざとゆっくりと話すように心がけてみてください。

ゆっくりと話せば自然と心も落ち着き、緊張感が減るはずです。

電話で緊張しないためのポイント6:場合によっては折り返す

どうしてもその場で対応できない場合には、折り返し連絡をするというのも電話で緊張しないためのポイントでしょう。

緊張しすぎて電話相手からの質問や要望に答えることができない場合はその場しのぎの回答をするのではなく、「確認のお時間をいただけますか?」「すぐに折り返しお電話させていただきます」と一旦電話をオフにしてクールダウンしましょう。

電話で緊張しないためのポイント7:100点を目指さない

電話で緊張しないためには、100点満点を目指さないということも肝心です。完璧でなければならないと思うと余計に緊張してしまうので、「ある程度の応対ができればそれでOK」と自分に言い聞かせてください。

完璧主義に陥ると、少しでも自分の思うような電話応対ができなかった時に激しく落ち込み、次回からより一層緊張してしまいます。

電話応対をうまくこなすポイント3つ

どうすれば電話応対をスマートかつスムーズに行うことができるのでしょうか。仕事柄、頻繁に電話応対をしなければならないという方も多いことでしょう。

ここからは電話応対の上手なコツについて解説していきますので、ぜひチェックしてみてください。

電話応対をうまくこなすポイント1:上手いキャラを演じる

まずおすすめしたいのが、電話応対が上手い「キャラ」を演じるということです。

電話では相手と顔を合わせることがないため、話し上手で聞き上手な「キャラ」になりきりやすいと言えるでしょう。

電話をする時に心のスイッチを切り替え、電話応対の上手い「キャラ」を演じることで本当に電話がスムーズにできるようになります。

電話応対をうまくこなすポイント2:相手の声色を観察する

相手の声色からその気持ちを観察するというのも、電話応対を上手くこなすためのポイントとして挙げられるでしょう。

相手が今どのような気持ちでいるのか、イライラしているのか平常心でいるのかなどをその声色から判断し、それに合わせたフレキシブルな応対ができるようになるのがベストです。

電話応対をうまくこなすポイント3:1トーン上げた声で第一声を

電話応対を上手くこなすためには、声を1トーン挙げて第一声を発するということも大切です。

低い声で第一声を発すると電話相手に「威圧的だ」「無愛想すぎる」とネガティブな印象を与え、相手の心証を損ねたり態度を硬化させてしまいかねません。

だからこそ、意識して1トーン挙げた声で第一声を発し、相手とコミュニケーションを取りやすい雰囲気を演出しましょう。

ポイントを押さえてスムーズな電話を心がけましょう

今回は緊張しないで電話するコツや方法についてご紹介してきましたが、いかがでしたでしょうか。

誰しも慣れないうちは電話のたびに緊張してしまうものですが、「習うよりも慣れろ」の精神で回数を重ねていけば、スムーズに電話応対ができるようになるはずです。

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