ビジネスマンのための段取り上手になる考え方
そもそも「段取り」という言葉は、いろいろな場面で当たり前に使われているいますが、ビジネスの世界では、どのように捉えられているのでしょうか。
現代のビジネスマンにとって「段取り」とは、ビジネスの場で目標を達成するために、必要なプロセスや資源を準備して、目的に到達する過程を決め、発生するリスクをできるだけ小さくすることだと考えられているようです。
段取り下手は損
段取りが下手なビジネスマンは損をしています。その理由は、段取りがまずいと、その人の能力とは関係なく、相手が「きっと仕事のレベルも低い」と先入観を持ってしまうからです。
よくビジネスの現場では、人間的にもポテンシャルがあり、仕事のスキルを持っている人でも、段取りが下手で評価を落としている人を見かけることも多々あります。
段取りが下手だと、仕事を頼む人はその人の能力とは関係なく、「大丈夫だろうか？」と不安感を持ってしまうおそれがあるのです。
仕事の相手が不安感を持った状態では、仕事でどんなに良い面があっても、そのメリットを帳消しにしてしまうことになり、段取り下手はビジネスマンは、それだけで大きな損をしてしまうのです。
そこで、ビジネスマンが現場で信頼を失わないように「段取り」を上手に立てるための８つのステップを順を追って以下にご紹介します。
①目的・目標を明確にする
仕事の段取りを立てるときには、まず第1に達成するべき目的・目標を具体的に、明確にすることです。ビジネスの現場で目的・目標とは、例えば登山に例えれば、登頂する頂上のようなものです。どの頂上に登るのか、目的・目標が明確でなかったら、登山を始めることはできません。例えば、「売り上げ目標の達成」「受注獲得」「新製品開発」というように、段取りを立てるときには、今計画しているプロジェクトの目的・目標を明確にしてください。
②期限・期日の設定には余裕を見込む
目的・目標が明確化されたら、次に行うことは目的・目標を達成するためにスケジュールを組むことです。ビジネスの現場で仕事上の大きなトラブルを発生させずに、スムーズに業務を進めるには、余裕を見込んだ期限・期日の設定が欠かせません。
普通、ビジネスでは到達すべきゴールから逆算して、途中の期限・期日を設定するのが一般的ですが、そのとき、あまりにも余裕のない、厳格なスケジュールを組むと、予期せぬ事態が発生したときに、取り返しが利かなくなるという危険性があります。
このリスクを避けるために、仕事の期限・期日を設定する際には、ある程度の余裕を見込んでおくことが大切です。
③作業のリストアップで見える化する
業務のゴールと、作業のスケジュールを決めた後には、業務を遂行するために、どんな作業をおこなわなければいけないかを確認します。このステップでは、必要な作業をリストアップして、作業の「見える化」を行うことが重要です。
段取りの立案時には、必要がないと思えた作業ても、プロジェクトの進行に伴って、後で必要な作業が発生する可能性もあるので、作業をリストアップする際には、まずは思いついた作業を全てリストアップすることを心がけましょう。
この作業で注意すべきことは、頭の中で作業を思い浮かべるだけではなく、ノート等に書き出し、目で見ることができるデータとしてリストアップして、可視化できるようにすることが大切です。実際に目で見える形に書き出すことで、必要な作業のデータを蓄積することができ、今後につながる貴重なデータを蓄積することができます。
④作業を分類・整理する
このステップでは、リストアップした作業をプロジェクトの目的に沿って分類・整理することになります。例えば、商品を売り込むためにプレゼンをする場合に、お客様に商品を紹介する資料を作成します。その資料作成の過程では、社内でスタッフ間の確認や連絡を行う「連絡」系、資料の裏付けをとる調査・統計を担当する「裏付け」系』、資料を作る「資料作り」などのように、いろいろな工程があります。その工程ごとの作業をプロジェクトの目的に応じて分類・整理するのが、このステップです。
リストアップした作業を分類・整理する際に、重要なのは目指すべきゴールが何かを考えて、作業を分類・整理することです。目的のゴールを考えながら分類・整理を行うことで、どんな観点を優先して分類・整理すべきかが、明確になって仕上がりの精度も上がります。
⑤作業手順を決定する
分類・整理のステップが完了したら、次に作業の優先順位を決定します。プロジェクト全体のスケジュールを見ながら重要度・緊急度を考慮して作業の順序を並べ替えていきます。このステップが設けられている理由は、すべての作業を当初の順番通りに行っていては、期日通りに作業を完了できなくなることもあるからです。
このステップで注意することは、優先度の高い作業から先に順番をつけて、プロジェクト全体の流れを作ることです。全体のスケジュールを守るためには、優先度の低い作業を省いて作業自体を行わないという決断を下すこともあり得ます。
⑥スケジュールに余裕を持たせる
ビジネスでは、どんな仕事にも期日や締め切りが設定されており、決められた期日を厳守することは大前提です。期日を厳守するためには、優先して順位付けした作業を、決められた期日から逆算してスケジュールを立て直すことも必要になってきます。
スケジュールを決めるときに重要なことは、計画のどこかにバッファー（余裕）を確保することです。実際に作業を行うのに必要な見込み時間よりも、いくらか長めにスケジュールを組み立てておくことがコツです。予定よりも短時間で作業を完了できれば、プロジェクト全体の進行に余裕を持つことができます。
⑦計画の実行
プロジェクトの進行は立案した計画通りに進めることが原則ですが、忙しいビジネスの現場では、スタッフは複数のプロジェクトに同時に参画していることも多く、一つの仕事だけに集中して取り組めない場合も多いと思います。
このため、計画を実行するときには、完璧にスケジュール通りの進行を求めるのではなく、まずはプロジェクトを前に進めることを重視すべきです。ただし、スケジュール通りにプロジェクトは進まないときは、早めに上司や関係者へ知らせて、どの作業を優先して実施すべきなのかを決めなければいけません。
⑧プロジェクトの実績を見て評価する
ひとつのプロジェクトが終わったら、計画していた見込みと、実際の実績とを比べて、良かった点、悪かった点を洗い出し、実績を評価しなければいけません。
今回のプロジェクトがうまくいったとしても、それが偶然の結果だったのか、プロジェクトの段取りが計画通りに進行したことの結果だったのか、を検証しなければ、段取りを立てた意味は半減してしまいます。
プロジェクトがうまく進んだときほど、過程の振り返り、段取りの全体の良否を評価するべきです。この作業の積み重ねることで、段取りを上手に作れるようになるのです。
段取り八分の心得は現代にも通用する
昔から「段取り八分仕事二分」という言葉は使われていますが、この言葉は現代でも活きています。
「段取り八分仕事二分」とは、実際の仕事をすることより、その前の準備である段取りのほうが重要で、段取りのほうが全体のなかで大きな割合を占めているという意味です。
これは昔の世の中だけで通用する古い昔話ではなく、現代のビジネスマンにも十分に通用する言葉で、そのことは皆さんも現在のビジネスシーンで実感されることが多いと思います。
仕事をする前に、「段取り」に時間と労力をかけて、十分に段取りをしておけば、仕事はスムーズに進み、よい成果を得ることができます。
現代のビジネスシーンでも大きなプロジェクトで成功を収めている人は、段取りの重要性を忘れていません。段取りは単なる準備ではなく、業務の一部と考えるの成功の秘訣なのです。
