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2019年10月09日

上手なファイリング整理術|IT化でファイリングは必要はなくなる?

オフィスに書類があふれている。どこに何があるかわからないという悩みは企業にとっても個人にとってもあることですが、それは仕事の基礎であるファイリングをおろそかにしているため起きている問題です。本稿では、そんなファイリングをテーマに記載をしていきます。

上手なファイリング整理術|IT化でファイリングは必要はなくなる?

そもそもファイリングとは?

ファイリングというのは、一般的なイメージで言いますと、「書類をファイルなどに挟み込み整理をすること」という感じですが、ファイリングというのは、整理整頓だけではなく、文書の活用や保存、廃棄までの一連の流れを指します。ファイリングがしっかりとされているオフィスというのは、比較的きれいですし、仕事もしやすいことに間違いはありません。

一方、ファイリングがしっかりされていない場合は、法律によって定められた年数を保管しないといけない書類の紛失や書類が整理整頓されておらず、大切な書類を誤って他の書類と一緒にシュレッダーをしてしまったというリスクが無きにしも非ずとなります。ですので、ファイリングをしっかりと行うというのは、企業活動の基盤を支えていると言っても過言ではありません。

ファイリングのコツ

ファイリングのコツは大きく分けて2つあります。

1つは、余分なものは綴じ込まず、捨てることです。また、後で使うかもしれないという印刷物なども、結局は使用しないというケースがほとんどですので、そういった書類も手元にはおかず、思い切って捨てて、電子データでバックアップを取っておくことです。

もう1つは、文書を私物化せず、組織単位で書類整理を運用することです。引き出しの中にはファイリングしたものは置かず、ファイリングしたものというのは、必ずオフィスの共有スペースに置き、また、書類や部署で保管場所も固定してしまうことです。そうすることにより、誰でも書類の場所がわかりますし、あの人がいないと、この書類がどこにあるかわからないという状況にも陥らずに済みます。これだけ守るだけでも、ファイリングとしては、十分に機能していると言えるでしょう。

ファイリングが必要な仕事

ファイリングはオフィス全体で発生する仕事ですが、中でもファイリングを必要とする仕事は、デスクワーク、事務職です。特に書類が多い、総務や経理の事務に携わる人間であれば、一通りのファイリングの知識や技術を身につけておいて、損はありません。それが、仕事の効率を向上させ、生産性をアップさせます。自分がやるべき仕事として、ファイリングというものもあるということを念頭において、仕事に取り組むと良いでしょう。

ファイリングの方法(整理術)

ファイリングの整理術は、色々とありますが、まとめると下記の通りです。

・ファイリングに適した文房具等を使用すること
・綴じ込むだけではなく、文書の活用まで考えること
・どこに何の書類があるかすぐにわかること

この3つをクリアできれば、ファイリングというのは、非常にスムーズにできます。ファイリングというのは、当然道具を使用します。そもそも書類の大きさとファイルする文房具等が合っていなければ、きれいにファイリングをすることはできませんし、すぐに使用する可能性がある文書を紐などでぎゅうぎゅうに締め付けてもそれは効率が悪いこととなります。また、よく仕事などで陥りがちなのが、「あの書類ってどこにあったかな?」という状態です。書類を探す時間というのはもったいないですし、何の生産性も無い時間となります。ですので、ファイリングをした書類というのは、すぐに場所がわかり取りだすことができる状態でないといけません。これらができていれば、事務職であれば、仕事の基礎ができていることにもなりますので、自然と周囲の評価も高まることにもつながるでしょう。

ファイリングの方法(領収書)

領収書のファイリング方法は、企業であれば、領収書を受け取るケースの多くは従業員が経費精算を行ったときです。ですので、従業員が経費精算として提出をしてきた領収書は、経費精算の書類に貼付け、経費精算のファイルといっしょに保管をしておくことです。その他の領収書に関しても、領収書を受け取るということは、現金等を支出したという事実があるということですので、その支出に伴う書類に一緒に保管をしておけば、この領収書はこの件に係るものだということがすぐにわかるので、一緒に保管をしておくことが良いでしょう。

ファイリングの方法(書類)

オフィスで一番多く発生し、保存に困るのが書類です。書類のファイリングの方法としては、すぐに使用するであろうものと、使用する見込みはないが、法律などで保管しておかないといけないものの2つにカテゴリーを分けます。すぐに使用するものは、事務所内など、すぐに手にできる場所におき、ファイリング方法も書類を取りだしやすい個別フォルダや両開き式のパイプファイル等を使用します。一方、保管するだけの書類は、段ボールなどに入れて、会社内の文書保管庫や外部倉庫などに委託して、書類を保管します。段ボール箱の外には、発生年月日、内容、管轄部署、保管期間を明確に記載し、保管します。保管したらそれまでではなく、別途管理表などで、書類を管理し、保管期間を超えたら、廃棄のオペレーションを取るなど、管理をすることが必要です。

ファイリングの方法(雑誌)

雑誌のファイリングは雑誌そのものか、切り抜きなどを保管するかどちらかのパターンがありますが、雑誌そのものの場合は、本棚などの棚に雑誌ごと、発行月ごとに保管をすることが、きれいなファイリングです。使用したら、当然元の場所へ戻し、棚の順番を乱れさせないことが重要です。切り抜きの場合は、ノートなどに貼付け、どの雑誌の何月号のどのページを切り取ったかということをそのノート等に明記しておくことです。それにより、どの記事を切り抜いたのかが、本人でなくてもすぐにわかります。

ファイリングの方法(新聞)

新聞のファイリングというのも、新聞そのものを保管するか、スクラップ記事として保管をするかいずれかの方法になります。新聞そのものの保管であれば、図書館などで見かける方法としては、新聞を2つ折り、もしくはそのまま広げた状態で重ねて、引き出しに入れて、保管をしていく方法です。引き出しには、どの新聞の何月何日分が入っているかということを明記しておきます。スクラップ記事の保管であれば、ノートに貼付け、雑誌の切り取りと同じように、どの新聞のいつの記事を切り取ったということをノートに記載しておくことです。また、新聞のスクラップ記事というのは、個人的な趣味で行うことが多いので、自分はなぜこの記事を切り取ったかなども合わせて記載しておくと尚のこと良いでしょう。

ファイリングの資格

ファイリングの資格で有名なものは、日本経営協会が主催している「ファイリングデザイナー検定」「電子ファイリング検定」があります。ファイリングデザイナー検定は、文書の発生から廃棄まで、どのようなプロセスを踏めば適切なのかを中心とした、どちらかというと紙をベースとしたファイリングの検定です。一方、電子ファイリング検定というのは、パソコン上での書類の保管など、電子保管を中心とした検定となります。どちらも年2回行われており、ファイリングデザイナー検定は1級から3級まであり、電子ファイリング検定はA級、B級とあります。ファイリングの技術や知識を向上させたいのであれば、これらの資格にチャレンジをして損は無いでしょう。

IT化で紙でのファイリングは無くなるか?

少し前の時代は、書類の保管というのは、紙でした。永年保管されている大学の成績証明書や卒業証明書は、何十年という時を超え、紙として眠っています。しかしながら、IT化が進み、PDFファイルでの保管や電子帳簿、それこそ、経費精算の領収書はスマートフォンで撮影した添付ファイルでOKというふうに時代は進んでおり、国としても電子帳簿保存法という法律で、書類管理を電子媒体で管理する法律を設けています。

では、このまま時代が進めば、紙は無くなり、全て電子媒体として、書類は保存されるのでしょうか?答えはノーで、紙というのは、実用性が高く、提出する書類であればパソコンよりも紙で見る方が見やすいですし、それこそ、ITが苦手という人も世の中にはまだまだたくさんいます。また、全てを電子媒体で保管することは、それこそシステム導入などで費用がかかりますので、中小企業などにとっては、それをすることは容易ではありません。実際にiPadのノートのアプリを実際にノート代わりに使用してみても、やはり、紙に書く場合と比較して、書きづらさなどがありますので、まだまだ紙の時代というものが終わるということはありません。

ファイリングは小さいことの積み重ね

いかがでしょうか?
おそらくファイリングの新発見があったかと思います。
本記事が皆様のお役に立てれば幸いです。

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