アジェンダって何？
アジェンダとはどのようなものでしょうか。実際にアジェンダを作成したことのない方や、どのようにアジェンダを記載する必要があるのか、といった疑問もあると思います。
企業において、社内や社外で会議を行うことはよくありますが、会議の準備段階においてアジェンダというものを作成することがあります。ただ単にアジェンダを作成するだけでは意味がありません。内容のあるアジェンダにすることで、会議における成果が大きく変わることがあります。
そこで、会議において大きな役割を果たすアジェンダについて、アジェンダの作り方、書き方を説明をしていきます。
アジェンダの役割
アジェンダとは、会議における検討課題や、議題、議事の日程を明確にし、参加者に共有を行うための資料のことを言います。簡単に言えば、会議で何を話し合うかということが書かれてあれば、その書き物はアジェンダと言えます。
このアジェンダにおいて、会議で確認する内容や会議時間、出席者、及び場所を明確に定義することとなります。また、会議において議事進行を進めるファシリテーターは、アジェンダに従って進めていきます。
会議の議事進行には欠かせないアジェンダではありますが、アジェンダがない状況で議事内容が多い場合、すべてを議論することができない恐れもありますし、最悪のケースでは、再度、会議の開催が必要となるなど、時間の有効活用、効率性にもかける会議となります。
このように、アジェンダを作成することにより、会議の進行や企業活動における生産性も向上することとなります。
アジェンダの作り方
では、アジェンダの作り方と書き方に関するポイントを紹介したいと思います。
作り方と書き方のポイントは主に5点あります。この5点を意識すれば、会議をスムーズに進めるアジェンダが作れるでしょう。会議のためになるアジェンダ作りの練習に、ぜひ活用してみてください。
会議日時を明確にする
文字通り、会議の日付と時間を明確にします。日にちの書き方は、西暦、もしくは元号表記で正確に記載していきます。また、曜日を書くことも重要な要素です。
例えば、日付のみ書かれている場合、主催者が曜日を間違えていると、会議日程の齟齬を招く恐れがあります。日付と曜日とがマッチしていない場合には、会議開催の事前に、それが誤りであることを理解し、主催者側に確認することも可能です。
一方、時間の書き方についても12時間表記、24時間表記とありますので、正しく記載をします。例えば、12時間表記でアジェンダを作成する場合は、時間の記載後にAM、PMも正しく記載するようにします。
さらに海外の方との会議や、海外での会議においては、日本時間か現地時間かの明記も必要です。特に、電話会議の場合には現地海外のローカル時間を記載していない場合は両者の勘違いを招く可能性があります。
このように、アジェンダに日付と時間の書き方についても正確に記載することにより、会議への参加者と主催者との認識のずれを予防することができます。
会議場所を明確にする
次のポイントは、会議の場所を明記することです。アジェンダに場所を示すうえで特に重要なことがあります。それは、階数、会議室の名前もしくは会議室の番号を明記することです。
この会議場所の記載についても、アジェンダに正しく記載しておかなければ、参加者が時間通りに揃わない可能性もあります。
出席者を明記する
3つ目のポイントは、アジェンダに会議出席者の肩書きと氏名を記載します。出席者の氏名はもちろんですが、肩書きの記載も重要です。
アジェンダに肩書きを記載する理由としては、どのような方が参加されるかを把握するため、または参加される役職レベルによっては細かい議論ができないこともあるので、そのようなミスを防ぐためでもあります。
このように、事前に参加者を知ることができれば、事前の会議準備もできますし、心構えも準備できます。
議論内容を記載する
議論の内容は、アジェンダにおいて一番重要なことです。まず、アジェンダに議論の内容を記載する際には、その議論を行う順番通りに記載していきます。会議では「流れ」というものが非常に重要です。会議の流れがスムーズに進行できるようにするには、議論の順番をシミュレートしながら記載をしていきます。
悪い会議では、会議の議論が行ったり来たりする場合があります。このような会議は効率が良くない上に、参加者にとっても無駄な時間になります。ですから、アジェンダに記載する議論内容の順番を、関係者と話し合いながら組み立てていくことも1つの選択肢です。
さらに、議論の内容もしかりですが、議論の着地点についても予め記載できれば、より良いアジェンダと言えるでしょう。議論の着地点とは、会議の議論において決定すべき内容となります。例えば議論の着地点が方向性を見出す、ということであれば、それを明記しすべきです。一方、議論においてルールや制度など、細かい内容を決める必要があるのであれば、その決定すべき内容を記載していきます。
会議の別添資料を記載する
会議においては、アジェンダ以外の資料をもとに説明、及び議論をする場合が多いです。ですから、予め議論で利用する別添の資料名を記載しましょう。
可能であれば、アジェンダとともに別添資料も会議で配布ができるように準備をします。
アジェンダのテンプレート
アジェンダのテンプレートは、インターネットのウェブサイトで検索すると、フォーマットを無料でダウンロードできるサイトもあります。初めてアジェンダを作成したりする場合には、このようなダウンロードを利用することにより、アジェンダへの書き方の理解が深まります。
一方、自分でフォーマットを作成する際は、アジェンダの作り方・書き方の5つのポイント、つまり、会議日時、会議場所、出席者、議論内容、及び別添資料名を記入できるようになっていることを確認していきます。
アジェンダは議事録にもなる
アジェンダをきちんと詳細まで書くことの利点はいくつかありますが、一番の利点としては、会議の議事録の素材になるということです。
例えばアジェンダを利用しながらの会議を進めていく際には、議論ポイント、決定事項をメモしたりする場合があると思いますが、このような議事録、議事メモを作成する場合には、いちから議事録でテンプレートを作るのではなく、アジェンダをうまく利用した議事録を作成するだけでも、作業の効率性が上がっていきます。
アジェンダの書式
会議でのアジェンダの書式には気を付けるべきポイントが2つあります。会議で配布する前に、以下のポイントができているか、アジェンダに目を通して確認するようにしましょう。
文字サイズを揃える
アジェンダの文字サイズは、見やすいように11ptか、12ptで記載します。会議で使うので、一般の資料よりやや大きいサイズにはなります。しかし会議のためなので、あえて大きくしておきましょう。アジェンダをわかりやすくするためには、内容を整える前に書式を整えなければいけません。
フォントを揃える
アジェンダのフォントを揃えるようにします。フォントによって、文面の印象は大きく左右されます。揃ってっていない場合には、すべての文字のフォントをきちんと同じフォントにあわせましょう。
アジェンダに適切なフォントのタイプは明朝体、ゴジック体が一般的です。一方、Windows Vista以降、マイクロソフト社のOSに標準搭載がなされています。メイリオの前身は、WindowsXPまでに利用されたいたUIゴシックというフォントです。メイリオにはレギュラー、イタリック、ボールド、ボールドイタリックの４種類があります。
会議では、会議全体の印象を大切にしなければなりません。フォントは印象の維持に欠かせません。
アジェンダの書き方の例を見るために
もちろん、アジェンダを作る人は世の中にたくさんいます。ですから、人によってアジェンダの書き方は違います。また、会議での正式なアジェンダの書き方が決まっているわけではありません。どの例がお手本として正しいのかわからないと、困ってしまいますよね。
だからまずは、企業内において会議のアジェンダが発行されているケースや、配布がなされたケースを元に、書き方を参考にしましょう。企業によっては、すでにフォーマットや記載内容、書き方のルールが明確になっている場合もありますので、その企業のルールに従った記載をしていきます。
企業内で探してみても見つからなかった場合は、アジェンダを書いたことのある人に相談しましょう。独断で書き上げ、添削しないまま会議が始まることは避けなければなりません。そんな時頼りにすべきは、上司や友人です。アジェンダを書いたことがある人は案外身近にいるのかもしれませんよ。
アジェンダを上手に作って会議の効率を上げよう！
いかがでしたか？アジェンダのことが少しはわかるようになったかと思います。アジェンダは一度に多くの上司の目にかかるので、自分の評価が大きく変わるものでもあります。ですから、責任をもってきちんと仕上げましょう。
初めから会議が円滑に進むようなアジェンダを作れる人はいません。徐々にうまく作れるようになるのがアジェンダというものです。しかし、会議のためを思ってきっちり作ろうとしなければ、うまく作れるようにはなりません。会議のためを思うとプレッシャーに感じる人もいるでしょうが、うまく作れるようになるためにはどうしたらよいかを考えながら、徐々に練習していきましょう！
