メール管理とは
メールの返信自体はさほど時間はかかりませんが、メールが多いと後回しにしがちです。毎日何十通もメールのやりとりをしていると、メールの処理にかかる総時間はかなり長い時間になってしまいます。
効率的にメール、管理をすることができるかで、ほかの仕事にかける時間を左右することになってしまいます。メールはビジネスの基本となるツールなので、メール管理を上手に行って仕事をうまく回していくようにしましょう。
メール管理を短時間にする
メール管理においては、メール整理に時間をかけすぎないことが重要なポイントになります。使わないような情報を含むメールをどこに保存するかで時間をかけることは、時間の無駄になってしまいます。
細かく分類しても、どのフォルダに格納されているのかが分からなくなってしまうと、メールを整理する意味がありません。メール管理では、分類の難しいメールはその他のフォルダなどに、一時保管し必要なくなったら削除してしまいます。
メール関連のミスを防ぐ
メール管理をしっかりして、毎日の大量のメールを整理しておくことで重要なメールが見つからなくなることや、返信が必要であったメールを見落としてしまうことを防ぐことができます。
大量のメールの対応に時間を取られてしまい、仕事の効率が下がっている方は多くなっています。それを防ぐためにも、しっかりした自分なりのメール管理の方法を身に着け、メールに費やす時間を短縮して仕事の時間を確保してください。
メール管理を効率よくするポイント13
メール管理を効率よくするためのポイントを重点的に紹介します。受信トレイは空にすることを心がけることと、受信トレイは未読と未対応のみにすることで、重要なメールを見過ごすミスを減らすことができます。
他にも仕事メールは自動仕分け機能を使わないことや、メールを細かく分類することは意味がないことや、振り分けるフォルダの数は少なめにするなどいくつかのポイントがあります。
1：受信トレイは空にすることを心がける
最初に行うべきなのが受信トレイにメールを残さないということです。受信トレイにメールが残っていると、重要なメールとそうでないメールが受信トレイに混在してしまいます。
この状態になると重要なメールがまぎれてしまい、見つけにくくなって、見分けも付かなくなります。届いたメールは重要度や対応の要不要でフォルダに移していき、受信トレイを常に空にしておきます。
2：受信トレイは未読と未対応のみ
受信フォルダにある未読メールは極力ゼロにすることを目指すのですが、それでもメール対応が間に合わない場合があります。また、今ではなく明日以降に必要なメールもあります。
このような状況では、受信トレイにあるのは間に合わずに未読なメールと、現在は未対応となっているメールのみが残っていることになります。受信トレイが空にできない時は、最低限未読と未対応のメールのみしか残さないようにします。
3：仕事メールは自動仕分け機能を使わない
メールソフトの中には送信者や特定の内容ごとに、ソフトが判断して自動で振り分ける機能を持っているソフトがあります。
便利な機能ですが、送られてくる受信メールが各所に分散されてしまうので、仕分け先が複雑になってしまうので、大事なメールを見逃してしまう可能性が出てしまいます。
自動仕分け機能にたよらずに、受信トレイのみに新規メールを受け、そこからすべてを自身で判断して振り分ける方がおすすめです。
4：メールを細かく分類することに意味はない
メール管理をするうえでメールを分類することは必要なのですが、細かく分類する必要はありません。仕事の場合、すぐに対応する必要があるもの（要対応）や緊急を要しないが保存しておく必要があるものに分けることがあります。
他にも有名な「7つの習慣」の例に合わせて、重要度と緊急度を軸にしてメールを振り分けてメール管理をする方法もあります。ただし、業務の内容に合わせて大きな分類で行う方がメール管理に有効です。
5：フォルダの数は少なめにする
OutlookなどのメールソフトやGmailなどのフリーメールには、受信したメールの自動振り分け機能がついていますので、この機能を使ってメールを適したフォルダに受信時に振り分けることができます。
確かに便利な機能ですが、多くのフォルダに自動振り分けしない方がメール管理をするうえで有効です。あまりに多くのフォルダに振り分けてしまうと、重要なメールを読み落として対応を忘れてしまう恐れが出てしまいます。
6：処理済みのフォルダを作る
メール管理をするうえで大事なことは、不要だと判断したメールはすぐに削除してしまうことです。自分なりのメール管理のルールを定めて削除以外にも、メルマガなどの不要なメール自体の配信を止めてしまうことも方法の一つです。
また、処理が終わったが削除してしまうと経過がわからないなどで困る場合には、処理済みのフォルダを作り、不要になるまでそこに分類すると良いです。
7：メールに対する対応期限を決めておく
メールに対する対応期限を決めておくのもメール管理をするうえで大事なことです。メール管理の中でそのメールの重要度以外に、対応しなければならない期限も必要なポイントです。
期限の迫っているメールについては、「期限付き」などの緊急性の高いフォルダに振り分けておくか、未読処理をして目立たせるようにしておくことがおすすめです。もちろん緊急性の高いフォルダ内のメールのチェックは忘れてはなりません。
8：メールのタイトルを書き換える
メール管理をするうえで、重要度の高いメールを忘れないようにすることは重要です。そして、重要度の高いメールは後から検索する可能性が高いので、件名に検索しやすい文字を加えておくこともおすすめです。
メールのタイトルである件名の末尾に、自分で必要な検索用文字を付け加えておきます。たとえば、【報告】【連絡】【確認】【緊急】などの文字を追加しておくと、この文字で後からメールを検索することが容易にできます。
9：ショートカットを使う
メールソフトごとに使いやすいショートカットキーがありますので、メール管理を行う上で自分の使う機能のショートカットキーを覚えておくと、メール管理に費やす時間を短縮することができます。
他にも自分の使うメールソフトへのショートカットをデスク有数に作っておくことで、すぐに起動してメール処理を行うことができますのでおすすめです。
10：過去のメールを探すときは検索を使う
近年のメールソフトは機能が強化されているうえに、パソコンの能力も高くなりメールの検索が時間もかからず簡単にできるようになっています。
そのために、メール管理をする方法の一つにフォルダ分けをせずに受信フォルダにまとめて入れておいても、後から検索することで必要なメールを探すことが容易になっています。
もちろんメール管理上、不要なメールの削除と処理の終わったメールはアーカイブしてしまうことは必要です。
11：過去のメールは期限を決めて削除する
メール管理で最も重要な操作が、メールの保存期間を決めてメールの廃棄を行うことになります。たとえば、半年と期間を決め超えたものは削除してしまいます。長期間保存が必要なものについては、削除せず専用保存フォルダを別につくり入れておきます。
定期的にメールの廃棄をする日を決めておくのもおすすめで、週1回行うと良く、期間をあけすぎると受信メールが増え、作業に手間がかかるので最低でも月1回は行うべきです。
12：メルマガなどは自動仕分け機能で
メール管理をするうえで情報提供してくれるメルマガは、業務依頼メールと性格が違うので別フォルダに入れる方が便利になります。いちいちメルマガ用のフォルダに作業するのは面倒なので、メールソフトの自動仕分け機能を使うのがおすすめです。
メルマガをメールソフトの自動仕分け機能で振り分けることで、情報提供してくれるメルマガが探しやすくなります。
13：返信用テンプレートを用意しておく
受信するメールのうち業務メールのなかには、署名や連絡事項などの決まった文言を使い回して返信処理をしても構わないメールが多くあります。その場合には、メールに返信するためのテンプレートを作成しておき、返信を行うと作業時間を短縮できますのでおすすめです。
メール一通の返信には時間がかからないものの、何十通と多くなると作業時間が多くなってしまいますので、テンプレートを使った返信作業は効率が良くなります。
メール管理をもっと効率よくするショートカット機能
メール管理にあたり、自分の多用するメールソフトの頻繁に行う操作のショートカットキーを利用する音で、メールの処理作業がとても楽になります。
たとえば、二つのキーの組み合わせであるショートカットキーを使って受信メールを読んだ後に、返信用画面を開くことができます。ほかにも、メールの作成中にショートカットキーにより途中まで作成したメールを下書きに保存することもできてメール管理が楽になります。
1：Gmailのショートカット設定方法
Gmailのショートカット設定については、一部のキーボードショートカットはユーザーが設定を有効にすると使用できるようになります。Gmailは多機能のグーグルが提供しているウエブメールです。
Gmailのショートカット設定方法は、パソコンで Gmail にアクセスし、右上にある設定アイコンをクリックし、設定を選択します。そのなかの「キーボードショートカット」をオンにすることで使用できるようになります。
Gmailの主なショートカット
Gmailのキーボードショートカットで受信トレイからのメールの移動や、テキストの書式設定、メールをアーカイブするなどの操作ができます。
Gmailのキーボードショートカットの詳細なリストを確認するにはGmail を開いている状態で「?」を入力することでキーボードショートカットキーの一覧が見られます。
Gmailのよく使うショートカットには、コントロールキーと合わせて＋Jで選択を移動などがあります。
2：Outlookのショートカット設定方法
Windowsの代表的なメールソフトのOutlookでもキーボードショートカットを使うことができます。キーボードショートカットキーを使用することで、効率的に作業できます。
特に運動機能障害や視覚障害を持つユーザーがOutlookを使う場合には、キーボード ショートカットではタッチスクリーンを使用するよりも簡単になっていて、マウスの基本的な代替手段です。
Outlookの主なショートカット
Outlookの主なショートカットキーは、次のとおりです。新規メッセージを作成するにはCtrl + Shift + Mとなり、作成したメールを送信するショートカットキーはAlt + Sになっています。
他には、メッセージ、タスク、または会議が選択されているときに、そのメールを削除するのはCtrl + Eや Alt + H、R、Pであり、メールに返信するにはAlt + H、R、P、メールを転送するにはAlt + H、F、Wです。
3：Yahoo！メールのショートカット設定方法
Yahoo!メールでも、ショートカットキーを利用でき、操作は標準で設定されています。Yahoo!メールはWebメールですので、ブラウザーを起動してYahoo!メールにへ入らなければなりません。
Yahoo!メールへのショートカットをデスク有数に作成しておくとすぐに起動できます。方法はデスク有数の何もないところでマウスを右クリックして、Yahoo!メールへのショートカットを新規作成するだけです。
Yahoo！メールの主なショートカット
Yahoo!メールの主なショートカットキーは、Shift + Mで新着メールの確認が外部メールも含むすべてのメールを受信箱フォルダから表示してくれます。そして、メールの検索はShift +Sで行えて、検索語入力欄に検索語が入力します。
Shift +Nで新しいメールの作成画面を表示してくれ、Ctrl + Shift + Eで新しいフォルダの作成でき、フォルダ名の入力欄が表示されます。
メール管理は短時間で効率的に
メール管理を短時間で効率的に行うための方法をいくつか紹介しましたが、毎日届くメールのチェックは一日の業務時間を確保するために短時間で行う必要があります。
メール管理の要点は、受診メールチェックは日に1〜2回行い、実施する時間を決めて行うのが基本です。そして、読んだメールはすぐに返信し、同じメールに対して重複した作業を避けます。返信には積極的にテンプレートを使い、同じ内容の文章になることは避けます。
