コンプライアンスとは
コンプライアンスという言葉を聞いた事がある方も多いでしょう。コンプライアンス違反によって企業のブランドイメージがダウンした、または信用を失ったなどのような言葉で使われますが、コンプライアンスとはそもそもどのような言葉なのかわからないという方もいらっしゃるでしょう。
今回はコンプライアンスとは何か、コンプライアンス違反をしないために必要な管理体制についてご紹介します。参考にしてみて下さい。
コンプライアンスが重要視される背景
コンプライアンスとは「法令順守」という言葉で表されます。管理体制が正しくなされていなければ、企業の信頼を失い、倒産の危機にもさらされてしまいます。
コンプライアンス管理が重要視されるようになった背景には、企業の不祥事発覚にあるでしょう。消費者の不利益になるような事例が多く発生し、ニュースにもなりました。企業には、不祥事がおこなわれないようなコンプライアンス管理体制の徹底化が求められています。
コンプライアンスの3つの要素
コンプライアンスという言葉には「法令順守」という意味だけではなく、3つの要素が含まれています。「法規範」「社内規範」「倫理規範」の3つになりますが、簡単な言葉で表現するのであれば、「人として当たり前に守らなければならない常識」です。
コンプライアンスの管理をするにあたって当たり前に守らなければならない常識である3つの項目についてご紹介します。
法規範
「法規範」とは、国や行政によって定められた法律や条例、法的な拘束力をもっている政府の規則の事になります。法律や条例を破るという事は、逮捕や起訴される可能性があるという事です。
法律に違反しなかったとしても、法律や条例の抜け穴を見つけて悪いことをすれば、周りからは非難され企業としての信用も地に落ちてしまうでしょう。徹底した管理体制を整えることでリスクを回避することができます。
社内規範
「社内規範」とは、社内で定められているルールや業務マニュアル、業務規則の事をいいます。法規範とは違い、社内のルールですから法的拘束力や法律違反をしているわけではありませんが、社内規範を守らない場合、企業に悪影響が及ぶ場合には損害賠償なども考えられるでしょう。
企業収益などにも関わってくるため、徹底したコンプライアンス管理をする必要があります。
倫理規範
「倫理規範」とは、企業倫理や人として守るべき社会的倫理の事をいいます。倫理は職務上守らなければいけない行動基準でもあり、人として当たり前に遵守すべき事です。
企業の管理者だけではなく、従業員全員が、倫理的な行動を求められるものとして考えると良いでしょう。管理されなければいけないものではなく、当たり前に守られるべき行動倫理です。
コンプライアンスを管理する5つの方法
コンプライアンスを管理するためにできる方法は5つあります。企業としてのコンプライアンス管理を徹底し、「経営理念の見直し」「社内規範や業務マニュアルの見直し」「組織の見直し」「研修・教育」「チェック・監査」をおこないましょう。
コンプライアンス管理を行うために、企業内で見直せるケースをすべて見直してみる事が大切です。それぞれの方法によって管理体制を強化していくことができるのではないでしょうか。
コンプライアンスを管理する方法1：経営理念の見直し
どのような経営理念がコンプライアンスを管理する上で適切であるかを見直す事は、一つの方法と言えます。企業が消費者に与える影響を考え、社会的な調和を目指す事を企業理念に加えることで、コンプライアンス体制の強化をはかることができるでしょう。
企業理念とは普遍的な目的になりますが、変わらない経営姿勢や価値観などを盛り込むものにしなければなりません。倫理的に正しくない事を抑制するためにも見直しをしましょう。
コンプライアンスを管理する方法2：社内規程・業務マニュアルの見直し
社内規程や業務マニュアルの見直しも経営環境の変化に応じておこなわなければいけない事のひとつです。コンプライアンスの管理体制を強化するためだけではなく、企業情報の公開や従業員への説明の際にも、社内規程や業務マニュアルの見直しは必要になるでしょう。
見直しをすることによって、業務内部のけん制機能を備える事ができるようになります。規程が形骸化しないように社内規程と業務マニュアルを合わせた見直しが必要です。
コンプライアンスを管理する方法3：組織の見直し
コンプライアンス管理は組織の隅々にまで浸透させなければいけません。組織の隅々にまで浸透させるためには、組織の見直しも必要になってくるでしょう。
組織とは職場環境でもあり、事業環境や社会環境の変化に伴って見直しをする必要なあります。組織の見直しはコンプライアンス管理の責任者やリーダーを任命し、担当部署として設置してみると良いのではないでしょうか。
コンプライアンスを管理する方法4：研修・教育
企業側の見直しを行っても、社員や従業員に浸透しなければ意味がありません。研修や教育を行うことで、コンプライアンスに対する理解を深めていく必要があるのではないでしょうか。
役職を持つ社員や経営者、従業員や社員というふうに分けるのではなく、コンプライアンスに対してのアンケートを取り、上下関係なくグループで行うようにすることで、認識の違いを理解し合う事ができるでしょう。
コンプライアンスを管理する方法5：チェック・監査
コンプライアンスを徹底したと考えていても、完璧に機能するわけではありません。定期的な見直しも含めてコンプライアンス管理体制をチェックしていきましょう。
コンプライアンスをチェック、監査する事で、適切に管理されているかどうかを確認する事ができます。その際にはコンプライアンスに関わる社内のシステムも監査の対象となるでしょう。コンプライアンス監査には外部の機関を活用する事もオススメです。
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コンプライアンス違反事例5つ
コンプライアンについての知識を深めるために、コンプライアンス違反の事例を5つご紹介します。コンプライアンス違反となる事例をふまえて、適切なコンプライアンス管理を行うようにしましょう。
気をつけなければいけない事は、企業のイメージダウンだけではなく、最悪の場合従業員の死亡事故などにもつながるケースもあります。
コンプライアンス違反事例1：消費者にとって不利益になる事案
消費者にとって不利益になる事案と言えば、記憶に新しい海外旅行でのトラブルを起こした企業の事案です。旅行会社に旅行費用を支払っているにも関わらず、渡航先のホテルで旅行代金を請求されるなど、消費者に不利益になるような事案が発生しました。
問題となる会社は破産申請をしましたが、赤字経営をひた隠しにした結果起こってしまった事案です。
コンプライアンス違反事例2：情報漏洩事案
情報漏洩事案としては、企業の取引先情報を不正に持ち出したことで、逮捕された事案がありました。転職を控えていた社員が犯行に及んだのは取引先の情報で、印刷して自宅に持ち帰っていたことが発覚しています。
機密情報を家に持ち帰る事は社内規程で禁じられているのにも関わらず、こういった事案が起こってしまうのを防ぐためには、徹底したコンプライアンス管理が必要です。
コンプライアンス違反事例3：個人情報流出事案
個人情報の流出事案は数多く、データ管理を怠ったために起きてしまう事案と言えるでしょう。取引先のメールサービス登録業者に対して住所や氏名などが一覧になっているエクセルファイルをご送信してしまうといった事案もあります。
操作ミスによって個人情報の流出が起こらないように、業務マニュアルの見直しが大切になるでしょう。
コンプライアンス違反事例4：粉飾決算事案
不正な会計処理が行われていたことが発覚するというコンプライアンス違反事例もあります。
経営環境の変化に対応しきれなかった企業が、虚偽の黒字報告を行うことによって会社を維持してきましたが、社長が変わり粉飾決算が発覚し、理解を得る事ができないまま、会社は破産申し立てをしました。
コンプライアンス違反事例5：労働環境事案
労働環境事案としては、女性社員が違法な残業をさせられて自殺するという悲しい事案があります。労働基準法違反の罪にも問われた事案で、違法残業はコンプライアンス管理が正しく行われていれば防ぐ事ができたでしょう。
コンプライアンスを適切に管理しましょう
コンプライアンス管理についてご紹介しましたがいかがでしたでしょうか。コンプライアンスを適切に管理する事は、企業利益にもつながります。企業が果たすべき社会的な責任でもあると認識し、事業を継続していく上で大切なものである事を覚えておきましょう。
