会員管理とは
会員管理とは会員の情報を整理することですが、整理することで早く情報を取り出すことができます。早く情報を取り出すことができたら業務効率がよくなります。
IT技術が発達していないときは紙とファイルで会員管理をしていましたが、最近はパソコンや専用の機器を用いるのが一般的です。
パソコンや専用機器での会員管理は会員管理システムと言われていますが、IT技術の進化に伴い多機能になってきました。
会員管理システムについて
以前は専用の会員管理システムがなく、マイクロソフトのアクセスで会員管理システムを構築する会社がありました。
しかしアクセスで会員管理システムを構築するにはデータベースの知識が必要なので、一部の人しか操作することができませんでした。
時代は変わり会員管理システムを開発する会社が増えてきました。会員管理システムはローカルのパソコンだけではなく、クラウドでも利用できるようになりました。
会員管理システムで使える機能8つ
会員管理システムは多機能になってきましたが、以下では8つの機能を紹介をします。具体的な機能を知ることで、現場のニーズと照らし合わすことができます。
8つの機能はクラウド型の会員管理システムに搭載されていることが多いですが、クラウド型の会員管理システムは場所を問わず利用できるので便利です。
1：会員登録フォームの作成
会員管理システムで会員登録フォームの作成ができます。会員登録フォームの作成をすることで、会員情報の登録が簡単になります。
クラウド型の会員登録システムは、郵便番号を入力すれば自動的に住所の一部を入力してくれるものが多いです。
住所が自動入力される会員登録フォームを作成するのに、専門的な知識は必要ありません。多くの会員管理システムでは、初期設定で使えるようになっています。
2：会員データの管理
会員データの管理の目的は正確な会員情報を保持することですが、多くの会員管理システムでは、修正と削除が簡単にできます。適宜会員情報の修正と削除をすることで、会員情報の正確性が保てます。
多くの会員管理システムでは、ボタン操作だけで修正と削除ができるので便利です。会員データーの管理は多くの人が携わるので、操作性は重要なポイントです。
3：メルマガ配信
クラウド型の会員管理システムの中には、メルマガ配信できるものがあります。メルマガは昨今のビジネスでは有力なツールです。メルマガ経由の売上は大きいです。
またメルマガ配信して、利用者に有益な情報を提供している会社もあります。アーティストのファンクラブでは独自の情報を提供していることが多いですが、メルマガ配信システムを利用しています。
4：マイページ
マイページ機能はユーザーの利便性を図るものですが、ポイントを発行している会社では非常に便利な機能です。
ユーザーは自分のポイント数が気になるものですが、ポイントを管理する会社は大変です。しかしマイページ機能があれば、そこでポイント数が確認できます。
またマイページ機能があれば、個別にメッセージを送ることができます。個別にサポートすることで、利用者の満足度は高まります。
5：アクセスログの記録
公開型の会員管理システムは多くの人が閲覧しますが、運営者は閲覧者の属性が気になるでしょう。アクセスログがあれば閲覧者の属性を知ることでき、今後のサービスに活用できます。
インターネット販売は相手の顔が見えないのがデメリットですが、アクセスログを分析することで、ユーザーの行動パターンがある程度はわかります。ユーザーの行動パターンがわかれば、売上を伸ばすための仕掛けがしやすいです。
6：会費入金管理
サービス内容によっては会費を徴収することがあります。1人や2人の会員であれば手作業でも問題はありませんが、500人を超えるぐらいの規模になれば手が回りません。
会員管理システムは会費入金管理機能も搭載しているので、多くの会員を抱えている運営会社は便利です。会費入金管理機能が経理作業を代行してくれるので、人件費削減に繋がります。
7：セキュリティ機能
大部分の会員管理システムは多くの人がアクセスできる仕様ですが、悪意ある人がアクセスしてきたら大変です。悪意ある人はデータを改竄したり、個人情報を悪用することが多いです。
オープン型の会員管理システムでは不正アクセスの可能性が常に付きまとうので、セキュリティ対策は不可欠です。
会員管理システムの中には三段階認証するものがあります。三段階認証の中には画像認証があり、ツールで不正突破することは難しいです。
8：会員向けアンケート
クラウド型会員管理システムの中には、アンケート機能を搭載しているものがあります。アンケート機能を利用することで、市場調査やユーザーのサービスに対する満足度を知ることができます。
会員管理システムはアンケートの内容を自由に変更することができるので、独自のアンケートを作成することができます。工夫次第では内部アンケートの作成も可能です。
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会員管理システムおすすめ5選
会員管理システムは数多くありますが、現場のニーズに合ったものを選ばなければ意味がありません。以下ではおすすめの会員管理システムを紹介しています。
主な機能も紹介しているので、現場にニーズに照らし合わせてください。現場のニーズに照らし合わすことで、最大限に会員管理システムを活用することができます。
1：会員管理システムMMB
会員管理システムMMBは各種団体の管理をするのに便利です。主な機能と特徴を紹介しますが、現場の課題に応えたものになっています。
・新規会員の場合はシステムを通して入会と支払いができる
・ユーザー自ら登録情報の修正ができる
・納入方法は銀行振り込みだけではなく、クレジットカード・コンビニ払いに対応
・会員の個人情報と入金管理を一つのシステムで管理
特筆すべき機能と特徴はありませんが、運営者も利用者も便利です。
2：Smart Core
Smart Coreは非常に多機能な会員管理システムです。多くの機能を有しているので、さまざまな用途で利用できます。主な用途を紹介します。
・学会や学術団体
・協会やNPO法人
・社有会や企業OB会
・校友会や同窓会
・医師会や医会
・ユーザー会
オプションの中にはイベント機能やフォーラムイベント機能があるので、イベント情報を報せるときに便利です。
3：Salesforce
Salesforceはさまざまな製品を販売していますが、ビジネスに特化した製品が大半です。その中の一つにコミュニティという製品があるので紹介します。
コミュニティはクラウドで作動するオンラインコミュニティシステムですが、新たなビジネスパートナーを探すときや、顧客とのコミュニケーションに便利です。
ビジネスパートナーを探すのは大変ですが、こちらのシステムを利用することで見つけやすくなります。
4：会員管理システム Nice!Members
会員管理システムNice!Membersは、効率的な会員管理を目指して開発されています。そのため、非常に使いやすい仕様です。
・郵便番号検索機能
・ふりがな自動入力機能
・個人情報にビデオやドキュメントを紐付けることができる機能
・項目別に公開と非公開を選択できる機能
・修正履歴を保持する機能
特筆すべき機能ではありませんが、痒いところに手が届く機能です。
5：シクミネット
シクミネットはクラウド型のシステムですが、月額1,000円から利用でき導入の敷居は低いです。シクミネットには以下のプランがあります。
・OB会 ・ 同窓会限定プラン
・非営利団体様向けプラン
・一般企業様向けプラン
シクミネットは入金管理機能が充実しているので、経理面で助かります。決済機能も多様なので、システムを利用して新規ビジネスを立ち上げることは可能です。
会員管理システムを使って効率アップ
現場のニーズの多様化と共に会員管理システムも多様化してきました。会員管理システムを利用して販売促進するのは可能ですが、会員管理システムを利用する1番のメリットは業務の効率化です。
今はあらゆる業界でコスト削減が叫ばれていますが、会員管理システムを利用することで人件費の削減は可能です。
小さな会社は人を雇う余裕がありませんが、会員管理システムを利用することで少ない人数で業務を回すことができます。
