マイナンバー管理とは
マイナンバーとは、国から国民全員に配布される12桁の数字で、国民一人一人に固有の番号が付与されます。マイナンバーを使うことで、社会保障や租税、災害対策などの行政手続きがスムーズに行えるようになります。
マイナンバーは非常に重要な個人情報であるため、法令で規定されたルールのもと、適切に管理することが求められています。
何故重要なのか
マイナンバーは個人を特定できる「特定個人情報」のため、ルールを守って管理しないと、個人を特定されたり、悪用されたりする危険があります。そのため、マイナンバーは、政府の定めたガイドラインに従って厳重に管理する必要があります。
民間企業にも、マイナンバーの情報を守るための厳しいガイドラインが定められており、従業員とその扶養家族のマイナンバーを厳格に管理することが求められています。
マイナンバー4つの安全な管理方法
マイナンバーを安全に管理するためには、政府の定めたマイナンバーに関するガイドラインのルールを守る必要があります。マイナンバーの管理には、取得・利用・管理・破棄の4つの管理方法があります。今回は、マイナンバーの4つの安全な管理方法について紹介します。
管理方法1：取得
マイナンバーを取得するには、マイナンバーの利用目的を明確にしておく必要があります。個人からマイナンバーの提供を受け取ることができるのは、人を雇用する時や源泉徴収票の作成など、社会保障や税金関連の書類を作成する場面に限られています。
企業がマイナンバーを収集する際は、事前に従業員にマイナンバーを収集する目的を説明しておくことが求められます。
管理方法2：利用
マイナンバーは、マイナンバーが必要な場面でのみ利用可能で、マイナンバーを使える場面はマイナンバー法によって定められています。
企業によるマイナンバーの利用は、行政機関への手続きにのみ限定されており、社員番号として社内管理に用いるなど、他の用途でマイナンバーを利用することはできないとされています。
管理方法3：管理
マイナンバーを管理する際、情報漏洩防止などのために安全管理措置を取る必要があります。
マイナンバーの安全管理措置には、「基本方針の査定」と「取扱規程等の策定」というマイナンバー管理のルールを作る2つと、「組織的安全管理措置」「人的安全管理措置」「技術的安全管理措置」「物理的安全管理措置」の4つのセキュリティ対策があります。
管理方法4：破棄
マイナンバーは、行政上の手続きで利用する必要がなくなったら、速やかに破棄しなければならないとされています。
企業の場合、従業員を雇用している期間はマイナンバーを保管し、離職した従業員のマイナンバーは、社会保険や税金関連の手続きを終えた後に破棄する必要があります。破棄の際は、マイナンバーの情報を決して復元できないようにするのがポイントです。
マイナンバーが必要な書類
マイナンバーは、行政機関などへの書類手続きをする上で、非常に重要な情報です。マイナンバーが必要になる書類には、いったいどのようなものがあるのでしょうか。
マイナンバーの情報が必要となる書類について紹介します。
源泉徴収票
源泉徴収票は、給与・退職手当・公的年金などを支払う人が、その支払額や源泉徴収した所得税額を証明する書類です。
源泉徴収票には、受給者交付用と税務署提出用の2種類があり、平成28年分からマイナンバーの記載欄がある新様式に変わりました。
従業員に渡される受給者交付用は、一般の会社がマイナンバーを必要とすることが基本的にないことから、マイナンバーを記載する必要がなくなっています。
雇用保険被保険者資格取得届
雇用保険被保険者資格取得届は、雇用主が従業員を雇用保険に加入させるときに提出する書類です。届出の際に、マイナンバーが未届けだったり、マイナンバーの記載がなかったりすると、書類に不備があると見なされ返戻されてしまいます。
雇用保険被保険者資格取得届の再提出を避けるためには、届出前にマイナンバーの記載を忘れていないかどうか、しっかり確認する必要があります。
健康保険者資格取得度届
健康保険者資格取得度届とは、健康保険の加入基準を満たす従業員を新たに採用した際に、事業所が提出する書類です。
健康保険者資格取得度届は2018年3月以降、基礎年金番号の記入が不要となり、代わりにマイナンバーを提出することが求められるようになりました。企業が従業員のマイナンバーを記載する際は、従業員に利用目的の明示と本人確認の措置を行う必要があります。
厚生年金保険被保険者資格取得届
厚生年金保険者資格取得度届とは、厚生年金の加入基準を満たす従業員を新たに採用した際に、事業所が提出する書類です。厚生年金保険者資格取得度届も2018年3月から、基礎年金番号の代わりに、マイナンバーを提出することが求められるようになりました。
企業が従業員のマイナンバーを記載する際は、健康保険者資格取得度届と同様、従業員に利用目的の明示と本人確認の措置を行う必要があります。
扶養控除等申告書
扶養控除等申告書は、正式には「給与所得者の扶養控除等（異動）申告書」といい、扶養親族に関する情報を会社に知らせる書類です。
年末調整の際に、「配偶者控除申告書」や「保険料控除申告書」と一緒に会社に提出する書類で、これらの書類の情報をもとに、毎月の源泉徴収税額が決められます。
扶養控除等申告書には、従業員本人と、配偶者および控除対象扶養親族などのマイナンバーの記載が必要です。
支払調書
支払調書は、個人事業主が必要報酬を受け取る際に必要になる書類です。個人事業主に報酬を支払う際は、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」に、個人事業主のマイナンバーを記入する必要があります。
支払調書を作成する際は、書類提出の時期に慌てないためにも、あらかじめ個人事業主の方から、マイナンバーを確認できる書類を提出してもらうのがおすすめです。
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マイナンバー管理の便利ツール
マイナンバーは非常に重要な個人情報なので、紛失や漏洩などがないよう、ルールを守ってしっかり管理する必要があります。マイナンバー管理を担当する人のなかには、保管スペースやアクセス制御、マイナンバーの破棄などで苦労している人も多いのではないでしょうか。
今回は、マイナンバー管理に役立つ、3つの便利ツールを紹介します。
金庫
金庫は、マイナンバーをアナログで管理する上で便利なツールです。金庫の中に、紙に印刷したマイナンバーを保管しておくことで、誰かに勝手に持ち出される危険を減らせます。
アナログで保管するので、サイバー攻撃などでパソコンから情報が漏れてしまうといった心配もなくなります。金庫には2種類あり、耐火金庫は火事に強く、防盗金庫は盗難対策に優れています。
クラウド
クラウド型のマイナンバー管理システムは、マイナンバーをインターネット上で管理できる、マイナンバーの管理方法のなかでも人気のツールです。マイナンバーの収集や管理・破棄などを、クラウド上で行うことができます。
セキュリティ対策も万全で、マイナンバーの情報を除法漏洩や紛失から守ることができます。また、マイナンバーの情報をペーパーレスにできるので、保管場所を確保する必要もなくなります。
アプリ
マイナンバー管理は、アプリでも行うことができます。マイナンバー管理のアプリは、安全な保管方式が用いられ、スマートフォンやタブレットからでも、マイナンバーの収集や管理・破棄を行うことができます。
マイナンバー管理は慎重に
マイナンバー制度における罰則は、個人情報保護法よりも厳しく定められています。企業でマイナンバーが漏洩すると、漏洩した人だけでなく、場合によっては企業にも重い罰則が科せられることになります。
マイナンバーを管理する際は、政府のガイドラインに従い、ルールを守って慎重に管理していくことが大切です。
