契約書管理とは？
契約書管理とは、組織や個人が契約書を保管してルールや仕組みなどに基づきしっかり管理していくことです。ルールに従って管理をしていかなければ、ミスがでたり共有する場合にも情報がバラバラで手間がかかり効率が悪くなります。
ここでは、契約書管理においてどのような事が重要になるのかなどを紹介します。
契約書情報の共有ができるようにする
契約書管理は、契約書の情報共有がしっかりできるようにする必要があります。その一つに、取引契約書があり、経理担当や法務担当が確認しあらかじめひな形を用意するなどがあります。
部署によって複数の担当者がいる場合には、それぞれ他の人が行った契約内容を確認することがあります。複数の人がそれぞれ勝手に契約書管理をしてしまうと、情報の共有を行う場合にかなり、時間と手間がかかるため契約書管理システムの利用が確実です。
契約書の期限管理を行う
契約書管理は、契約書の期限の管理をします。 契約書にはほとんど期限があります。それぞれ条件の違いにもよりますが、契約書の期限が切れてしまったら自動的に更新されます。
また、解除されてしまう場合があります。契約書管理をしっかりすることで、契約期限の管理などに迅速に対応することができます。
契約書へのアクセス制御を行う
契約書管理の一つには、それぞれにある契約書のアクセス権限をしっかり設定しておくことです。会社内において、いくつかの部署で契約書を共有する場合や、閲覧に制限がある労働契約書があります。
これら契約書の内容によっても扱いが違ってきますので、契約書へのアクセス制限は契約書管理では、重要となります。
契約書管理の方法とは？
取引を行うごとに多くの場合は、契約書が発生します。また、契約書もすべて同じ内容のものではありません。会社経営の中ではさまざまな契約書があります。
部署ごとにうまく契約書管理が共有できなければ、時間も労力も多くかかります。また、契約書管理がしっかり行われないことで期限切れの契約書が見つかったりと、ビジネスチャンスにも大きな影響を及ぼします。
ここからは契約書管理においてどのような事が重要かをみていきます。
管轄部門・担当者の決定
契約書管理を行う場合は、最初に契約書管理を統括する部署と担当者を決める事が大切で、契約の全てを集約して一括で管理するようにしましょう。
会社内で契約書をそれぞれの部署で管理で管理してしまうと、異動や退社などで管理担当が変わりその都度引継ぎなどに時間がかかりますし、ミスも発生しやすくなります。
会社全体で考え、一つの部署で契約管理を行うことで、管理するレベルが高まります。
契約書管理台帳の作成手順10コ
契約書管理台帳の作成手順にはいくつかあります。最初にしっかり手順の把握を担当者を決めておくことが必要です。
契約書管理の手順には面倒なルールもありますが、ポイントをおさえておくことで時間をあまりかけずに決めていくことができますので、ここでしっかり手順を把握しておきましょう。
1：契約番号
契約書管理の担当が決まったら、次は契約書管理の台帳作成です。契約書のデータ、内容を管理するための帳簿となります。
契約書管理の台帳作成には契約番号が必要です。それぞれの契約書につける番号のことですが、番号を付けることで検索がスムーズになります。
2：契約名
次に契約書管理においての台帳作成に必要なものは、契約名です。これは契約書の題名となり、資材の取引契約、監査契約、業務委託契約などそれぞれの契約書に記されている題名を台帳に記していきましょう。
3：契約書種類
契約書によって、どのような内容の契約なのか種類によって分けるために必要なものが、契約書種類です。契約書種類はそれぞれ会社に合った分類をしましょう。契約書種類の分類で契約書の整理がしやすくなります。
4：締結先名
契約書管理においては、台帳の作成は必要となります。作成する台帳へも項目をいくつか定めておくと、整理しやすく見やすくなり必要となる契約書を探す場合も時間の短縮となります。
必要項目の一つに締結先名を記し、契約を締結する相手の名前を記しておきます。
5：担当者
契約書管理の台帳作成に必要な事は、担当者の名前もしっかり明記しておくようにしましょう。
例えば、担当者の異動や退職などの場合には引継ぎが必要となります。担当者を明記しておくことで、契約管理台帳の引継ぎ作業がスムーズに行えます。
6：契約締結日
契約管理台帳には、それぞれの契約が絞結した絞結日を必ず記すようにしましょう。 契約は契約をした日から終了した日を記すことで、すべてが終了します。
終了したことに気づかずそのままにしておくことのないように気を付けましょう。いつまでも気づかず放置しておくケースも多くあります。
7：自動更新有無
契約管理においては、うっかり忘れていたといったことがあってはいけません。契約書における期日の管理はしっかり行いましょう。
契約書の期日管理の自動更新の有無を一覧として作成しておくと、見やすいですし把握しやすいでしょう。担当者が定期的に確認をしておくことも必要です。
8：契約開始日・契約終了日
契約開始日と契約終了日は記しておきます。これは、自動更新されているところを見て、確認します。
また、自動更新では契約の内容の変更や契約解約などの変更もその都度書き換えることで、ミスが少なくなります。手作業で行える範囲は限られてしまうことがありますが、ミスを減らすためにはさまざまな方法で管理していきましょう。
9：契約解除通告期限
契約解除通告期限は、契約を解約する場合に行う作業です。契約の期限が間近になっているものを割り出して契約管理の担当者に知らせることができるように、常に体制を取っておくことも重要です。
また、解釈の通知をスムーズに知らせることができるルール作りも必要です。
10：原本保管場所
最後になりますが、原本保管場所についても記しておきましょう。どこに管理されているのか、記しておくことで、場所の特定が容易にできます。
また、担当者にわかりやすく原本などを確認する時や、棚卸などの時に確認することが容易となります。作業効率が上がり探す手間も省けます。
現在保管している契約書の棚卸し・台帳登録
契約書内容の確認や作成した台帳に記していくことを棚卸では行います。棚卸時にすべての項目のチェックを行うことが必要とされますが、あらかじめ棚卸の前に最低限必要となる項目を割り出しておき、優先的にチェックしていく方が作業効率が上がります。
優先的にチェックしたものが終わったら次の契約のチェックをしていくようにしましょう。すべての工程が終わったら契約書管理規定の策定へと作業を進めていきましょう。
契約書管理規定の策定5つ
契約書管理規定とは、契約書におけるライフサイクルに従って管理にかかわっている社員たちがルールを守るように作成します。
発生、伝達、保管、保存、廃棄といった一つのルールを設けることを言います。定められたルールの下で作業を行っていくことでミスを減らし、効率化と把握のしやすさを向上させることができます。
1：発生
発生では、件名の付け方や日付、作成者そして文書の記載事項、また、収受したときの置き場所など契約書を作成し、収受した時のルールを決めていきます。
台帳はソフトウェアで作成する場合と、ペーパーで作成する場合がありますが、どちらとも契約を作成する時には想定するルールは違いがありません。
2：伝達
伝達は、発生した文書を配布そして回覧する時のルールを盛り込んでいきます。
伝達には承認した文書の押印、処理や承認した文書の社外へ発信する時の手段、例えばファックスやメールなどについて、そして文書の承認ルートやパスワードの設定などで発信する際の注意すべきものなどを記していきます。
伝達の方法もそうですが、伝達では外への情報漏れにも注意しましょう。
3：保管
契約書は毎回違う場所に保管するのではなく、決まった保管場所に置くことで担当者が作業しやすくなります。
保管では、契約書の場所を決めて文書管理のルール設定を会社内で決めていきます。頻繁に業務の中で使われる文書、また利用回数が多い文書などは必要になった時にすぐ使えるように、保管場所を決めておくことで作業の効率が高くなります。
4：保存
保存が法律で決められている文書については、一定の期間保存します。文書の中で保存期間が決められているものには、半永久的に保存しておかなければいけないものもありますので、注意してください。
文書の保存が決められた期間内で行われない場合は、罰則と言うこともありますので、頭の中に入れておきましょう。文書保存期間をチェックしてルールに従って管理していきましょう。
5：廃棄
いらなくなった毛委託書については、その情報が漏洩しないようにすることが必要です。シュレッダーにかけたり何らかの方法で安全に処理するようにしましょう。
個人情報の漏洩に関しては大きな問題となります。また、会社内で処分の方法を1つに決めておくことでミスが少なくなりますし、確実に処理ができます。
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契約書管理の効率化
会社の組織が大きくなれば、伴って書類の数も種類も多くなります。文書管理の方法も大変になってきますが、管理機能を充実させてしっかり管理していかなければいけません。
文書管理に関して、時間短縮を考えたい、しかししっかり管理をしていきたいと考えた時、管理機能付きソフトを導入することも方法の一つです。
コストを考えると負担が大きくなると考えてしまいますが、管理体制を一度しっかり作ってしまえばその後楽です。
契約書管理システムでさらなる業務の効率化を目指そう
契約管理を行う場合は、ルールをしっかり決めて手順を踏んで作業をしていきましょう。管理体制を整えることで、ミスがなくなり管理がしっかりされていきます。
また、管理担当者以外でも、把握できるように会社内で情報を共有していくことも必要です。ルールの下で作業を行うことが結果、作業の効率化とコストの削減、そして労力の負担が減るということになります。セキュリティ面も気を使い確実なものにしていく必要があります。
