文書管理システム・文書管理ソフトとは？
文書管理システムを使うことで、さまざまな記録情報や文書の活用や保管そして廃棄を行うことができます。文書管理システムを使うことで、会社内での情報管理が安心して行えます。文書管理システムはコンピューター上で電子化することで、仕事の効率が上がっていきます。
文書管理システムには、お試し期間が設けられているフリー文書管理システムがあります。文書管理システムを導入することに関してはメリットが多くあります。
無料トライアル期間のあるフリークラウド文書管理システム・ソフト10選
文書管理システムを導入することで、多くの仕事の効率化が測れます。しかし、文書管理システムにも種類がありますし、サービスにより作業が違ってきます。文書管理システムの導入に関しては、自社に合ったサービス内容をしっかり把握して、導入するようにしましょう。
ここでは、無料トライアル期間のあるフリークラウド文書管理システムのソフトをいくつか紹介していきますので、参考にしてみてください。
1：ひびきSm@rtDB
フリークラウド文書管理システムには、「ひびきSm@rtDB」があります。webデータベースとワークフローシステムで大組織へ向けたシステムです。コストも低く多くの会社で利用されています。データベースをブラウザ上に作成することができます。
ひびきSm@rtDBには、標準機能としてのサービスが豊富で、システムの導入に関しては最短で1か月で完了できます。無料体験版もありますので利用してみましょう。
2：クラウドサインSCAN
フリークラウド文書管理システムには、「クラウドサインSCAN」があります。クラウド契約サービスや、手間のかかる契約文書のスキャン、そしてデータの取り込みや情報などの入力も代行して行えるサービスです。
紙の文書をすべてデータ化することで、多くの書類の検索などがスムーズに行うことができます。また、更新日解約日などの通知も自動で行ってくれます。これらにより、仕事の効率化が見込めます。
3：PrimeLibrary
「PrimeLibrary」は、フリークラウド文書管理システムの中でも管理や整理、そして活用を主として行う文書管理システムです。機能に関しても使いやすく利用しやすいです。
会社内で大量にある書類など、あらかじめルールが決められて整理されているもので、専用機能を使うことで、活用や管理が大変スムーズに行うことが可能です。
無料体験版もありますので、導入を検討する際には安心して利用することができます。
4：DOCUMENT MARK
フリークラウド文書管理システムの一つのDOCUMENT MARKは、企業がもつ多くの情報やデータを安全に管理してPDF化することができます。
多くのデータを文書管理システムを使ってPDF化することができますので、データの移行をする場合も迅速に作業することができます。
企業の重要書類が瞬時に管理することができるので、仕事の効率も上がります。2週間の無料体験が行えるようになっています。
5：Fleekdrive
Fleekdriveは、フリークラウド文書管理システムの一つで共同作業と言う面に着目しているシステムです。ファイルの管理から共有することもできます。共有に関しては、チャットでコミュニケーションを取ることも可能です。
これによって、社内のチーム全体でファイルを共有することができます。実際にFleekdriveを使って操作する体験デモもすることができますし、社内で必要になる資料などの情報が多くあります。
6：AiLingual（アイリンガル）
AiLingualは、操作が至ってシンプルで多くの言語や業務のマニュアルを作成することができるフリークラウド文書管理システムです。自動翻訳機能もあり、翻訳もプロが行いオンライン編集にも対応しています。
言語データ１つから、20か国以上の翻訳が可能になっています。管理や編集といったものが、アカウントに設定することができますので、便利です。また、プロジェクトの設定もできます。
7：REXファイルファインダー
フリークラウド文書管理システムのREXファイルファインダーでは、検索した内容の結果をイメージでみることができます。イメージ化するので、ファイルを見ながら探していくことができる検索システムです。
時間をかけずに目的のファイルを見つけることができますし、全体のファイルの内容確認が可能です。また、ファイルサーバーだけではなく、エンタープライズサーチとしても使えます。
8：セキュアSAMBA Pro
フリークラウド文書管理システムの中でお勧めのセキュアSAMBA Proは、対象のアプリケーションの制御、外部へ情報漏洩を確実に遮断すること、CDMポリシーの適用や設定が行えます。
フリークラウド文書管理システムの中では、CDMを採用している管理システムとなります。ファイルサーバーへと強制的にファイルを移動させることができますので、管理する大きな負担がかなり軽減されます。
9：ConTrack（コントラック）フリー
ConTrackは、フリークラウド文書管理システムで品質の向上をサポートします。フリー文書管理の機能には、ファイルジャンプや文書の解析など成果物をありのままに活用することができます。操作もしやすく、操作画面についても直感的となってるので使いやすさが高いです。
10：NotePM
フリー文書管理システムのNotePMは、無料体験版が30日間設けられています。 NotePMは、文書をWEBに上げることが可能で、文書作成についても見出しや太文字を使うことができます。
また、ファイルの中にある文書を検索することができ、さらに作成することができます。チャットを行うには、コメント機能を使います。連携をすることができ通知を受けることができますので、コミュニケーション関連の機能も充実です。
オープンソース文書管理システム3選
オープンソース文書管理システムには、フリーのものもありますし、期間が決まっているものの体験版もあります。
企業では、多くのファイルがあり目的ごとに分けていてもなかなか見つけることに時間がかかります。
フリーの文書管理システムを使うことで、仕事の効率も上がりますし、わずらわしさもなくなります。ここでは、３つのお勧めオープンソース文書管理システムを紹介していきます。
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1：WP Document Revisions
オープンソースのWP Document Revisionsを利用することで、ドキュメントの管理が構築できます。
ステータスの管理も行うことができ、タグを利用することで、ステータスごとにドキュメントが一目でわかるようになります。会社内の連絡事項などもドキュメント化することで、管理もしやすくなります。
2：Quotero
オープンソースで使うことができるQuoteroは、多くのクライアントアプリケーションからアクセスできるようになっています。
これによって、ドキュメントの管理が行えます。カスタマイズや検索そして共有などの機能がありますので、社内においての書類管理が楽にできます。
また、権限の管理やさまざまな情報などを追加していくことができます。Quoteroは、立ち上がりがとても手軽に行えるところもメリットです。
KnowledgeTree Community Edition（フリー）
KnowledgeTree Community Edition（フリー）は、効率よく多くの書類などを管理することができます。フリーですが、必要な文書を検索したり、管理、差分管理などがとても手軽に行えます。
また、バージョンの管理もできます。KnowledgeTree Community Edition（フリー）会社内で扱う文書管理に関して、機能も十分に備わっています。初心者の方でも操作が簡単に行えます。
文書管理システムを選ぶ際の4つのポイント
文書管理システムは、会社経営の中では日ごろの仕事効率化などに必要なものです。活用していく中で、これまでかかっていた時間が大幅に短縮されます。
そこで、文書管理システムを導入する際にはどのようなところにポイントをおいて選べばよいのでしょう。
自社に合った管理システムを見つけるためのポイントをここから見ていきますので、参考にしてみましょう。
ポイント1：自社に必要な機能はあるか？
システムを導入する前には、必ず自社にあったものを選ぶ必要があります。社内では、どのような解決が必要なのか、どんな機能が必要なのかを明確にしておきましょう。
また、会社内での部署によっても必要となる機能に違いがあると考えられるのでしっかり検討しましょう。
オーダーメイドなら必要な機能だけをすべてそろえることができますが、そうはいきませんので一番に解決したい処理方法をはっきりさせましょう。
ポイント2：セキュリティはしっかりしているか？
会社で必要なさまざまな文書などの管理をするのでセキュリティ対策はしっかりしておきたいところです。
文書やシステムそしてアクセス時の管理、特にアクセス履歴を取る場合は、セキュリティ機能が高くなくてはなりません。
セキュリティがしっかりしていなければこれまで多くの文書などをバックアップしておいたものまで消滅してしまいます。
自動でバックアップする機能がありセキュリティもしっかりしている製品を導入しましょう。
ポイント3：マルチデバイスに対応しているか？
文書管理システムの導入には、マルチデバイスに対応しているかといった部分も選ぶポイントとなります。マルチデバイスに対応しているものであれば、スマホやタブレッドもちろんパソコンからもアクセスができます。
近くにパソコンがなくても、例えば出先からスマホやタブレットで保存や閲覧ができるようになるので、仕事の効率がぐんとあがります。
ポイント4：オンプレミス型か？クラウド型か？
導入が簡単でコスト面も低い、またユーザーの課金が可能といったことを重視すればクラウド型がお勧めです。
また、カスタマイズを自社で行いたい場合には、オンプレミス型がお勧めです。自社に技術者がいてカスタマイズが行えるのでしたらクラウド型よりは使い勝手が良いです。
どちらにするのかは、自社で把握しメリットが多くある方を導入するようにしましょう。
文書管理システムやソフトを活用して業務効率化を計ろう
文書管理システムを導入することで、仕事で行作業時間の削減が見込めます。例え1日の短縮時間が短くても1年で換算すれば、大きな時間になります。
紙で保存する方法も悪くはありませんがコスト面を考えると文書管理システムを導入することがお勧めです。導入する際には、自社にあった製品を導入するようにしましょう。
