文章管理とは？クラウド文章管理ソフトやシステム34選

文章管理とは？

文章管理というのは「オフィスで扱う文書をきちんと管理すること」であり、その整理によって業務を効率よく終えるよう配慮しながら、仕事率を上げることを目的にします。これによって「書類紛失のリスクを下げること」が可能になり、正確な業務が行なえます。

仕事に必要な文書データを適時に引き出す際に役立つもので、特に重要書類などの類は確実にファイルすることによってその効果が確約されます。文書管理と同じことです。

注目される文書管理ソフト・システム

先述の「文章管理」の意味合い・用途を受けて、現代ではその文章管理に関するいろいろなソフト・システムが用意されています。どの場合でも文書管理ソフトの役割は「必要な時に応じて書類を役立てられる点」にあり、重要な情報の漏れを防ぐことに役立ちます。

文書管理ソフトはWebデータベース機能の円滑化にも役立てることができ、主に機能更新時のメンテナンスを確実に行なうことで、スムーズな作業を終えることができます。

クラウド文書管理ソフト・システム34選

さて、先述では「文書管理ソフト」に関するいろいろな特典についてご紹介しましたが、ここからは「クラウド文書管理ソフト・システム34選」と題し、文書管理ソフトの利点とともに、どのような文書管理ソフトが人気があるか・実用的かをご紹介していきます。

文書管理というのは、会社を経営する上でのセキュリティ対策・毎日の業務の効率性を高めるために非常に重要なポイントとなるため、ぜひポイントを押さえておきましょう。

1：クラウドサインSCAN

まず総合的な人気を誇る文書管理ソフト「クラウドサインSCAN」のご紹介です。この文書管理ソフトは、紙面上の契約書の面倒なスキャンからクラウドサイン上への書類情報の入力をはじめ、データのインポートまでを全て代行してくれる画期的な管理ソフトです。

契約書の取り込み作業から検索・参照機能までを兼ねそろえ、契約書の更新日時までしっかり確認させてくれます。会社経営には欠かせない文書管理ソフトの1つでしょう。

2：ひびきSm@rtDB

いわゆる「大規模組織に最適化されたWebデータベース」として人気絶大の文書管理ソフト「ひびきSm@rtDB」です。この文書管理ソフトの特徴は、あらゆる文書機能をすべてカバーしてくれる上、カスタマイズを自由に行なうことができる画期的なソフトです。

その上で、ロードマップ作成、プロジェクト管理、工程管理、顧客分析、イベント管理、営業予算管理などをはじめ、経営に特化した業務管理をすべて代行してくれます。

3：J-MOTTOグループウェア

「グループウェア（desknet’s NEO）」の名で有名な文書管理ソフト「J-MOTTOグループウェア」です。この文書管理ソフトの魅力は、クラウドサービスとしてリーズナブルな価格で提供でき、文書管理機能のあらゆるビジネスをサポートする点です。

組織内で共有する情報管理、掲示板の随時更新管理、ワークロードの固定管理、給与明細、賞与明細、源泉所得のWeb配信などを含め、大容量での管理が円滑にできます。

4：Fleekdrive

主にチームビルディングで最高のパフォーマンスを約束してくれる文書管理ソフト「Fleekdrive」です。特定の仕事を共同で進めるグループ作業に特化し、リアルタイムにチャットでコミュニケーションをとりつつチームでの共同作業を円滑にします。

資料ダウンロード、ファイルコラボレーション、新規導入時の円滑さなどを踏まえ、企業で文書管理ソフトを扱う際にはその機能性を最大限に発揮してくれる有能ソフトです。

5：PrimeLibrary

ファイル管理・共有サービスに特化し、社内で共有する情報管理がかなり円滑にできる文書管理ソフト「PrimeLibrary」です。動画ファイルなどの容量規模の大きなファイルもスムーズに共有し、重要ファイルの正確な管理に超越したソフトとして有名です。

特にファイル整理・管理の際にその機能性を発揮してくれ、作業時間がかなり短縮できる上、最短距離で目的のプロジェクトを企画できる、優れモノの文書管理ソフトです。

6：DOCUMENT MARK

PDF資料作成などでもその利便性が高い文書管理ソフト「DOCUMENT MARK」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点はQRコードだけでもかんたんに「ペーパーレス化」を実現することができ、さらに自動リネームや自動分類により「ファイル管理」を徹底します。

とにかく検索機能が実に豊富な上で正確であり、文書管理を行なう際には手間いらずの利点があります。つまり文書管理の独自機能に優れています。

7：AiLingual（アイリンガル）

利便性の高い「一元管理」に特化した文書管理ソフト、「AiLingual（アイリンガル）」のご紹介です。この文書管理ソフトの特典は、マニュアル作成をはじめ、動画・テキスト・写真・図表などのレイアウトを簡単にカスタマイズできる点にあります。

20カ国語以上への多言語化も可能であり、リアルタイムでの翻訳機能も搭載されています。情報更新についても正確に管理でき、それらの情報を一覧で確認することができます。

8：REXファイルファインダー

高速全文検索システムとして有名な文書管理ソフト「REXファイルファインダー」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点はまず「エンタープライズサーチ」の利便性が高く、ファイルサーバ、NAS、文書管理システムの検索エンジンなどの利便性が高い点です。

データ形式においても、PDF、Office文書、画像、動画などをはじめ、企業で利用されるあらゆる分野に幅広く対応しており、検索スピードも速いです。

9：セキュアSAMBA Pro

企業内の情報漏洩防止や、ランサムウェアなどの外部攻撃・ウィルスからデータを守ることに強みを持つ文書管理ソフト「セキュアSAMBA Pro」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、常にセキュリティを保った環境を構築できる点にあります。

ファイルの強制収集、情報漏洩防止、ホワイトリスト方式によるアプリケーション制御、ダウンロードリンク機能などを合わせ、それぞれの安全性はかなり高いです。

10：E-Repoペーパレスシステム

いわゆる「社内文書をペーパーレス化するメリット」を機能性豊かに持つ文書管理ソフト「E-Repoペーパレスシステム」です。この文書管理ソフトの利点は、文書や資料を電子化して活用することの実現にあり、その場合でも円滑な処理機能が約束されます。

電子保存・管理においても特化した機能の安全性が約束され、「共通文書」と「業種別文書」を識別しながら的確な管理が可能です。視認性が低下してしまう難点もあります。

11：ConTrack（コントラック）

システム開発において品質向上のサポートを約束し、顧客の要求取り込みに的確に対応できる文書管理ソフト「ConTrack（コントラック）」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、トレーサビリティ管理や文書管理ツールの作業負荷を軽減する点にあります。

バージョンの成果物修正やデグレをなくすことに特化しており、さらに複数メンバーによる同時機能追加のデグレもなくすことができる画期的な文書管理ソフトです。

12：NotePM（ノートPM）

主に、ミーティング議事録・設計書・社内マニュアル・ノウハウ集をはじめ、あらゆるドキュメントをWEBで効率的に管理する「ドキュメント専用」の情報共有サービスがウリの「NotePM（ノートPM）」です。一元管理により、情報共有に卓越しています。

この文書管理ソフトの利点は、高機能エディターによって簡単にファイル登録ができ、デザインと操作性に優れ、ほしい情報がすぐ見付かる点にあるでしょう。

13：ASTRUX SaaS

ドキュメント管理やプロセス管理を即実践してくれる文書管理ソフト「ASTRUX SaaS」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、自社サーバを構築する場合に、その時間・手間・コストを削減できる点にまず見られ、セキュリティ面の強さにあげられます。

ソフトウェアをネットワーク経由で利用する「ソフトウェア導入形態」が採用されており、その機能処理スピードはかなり速いです。

14：デジサインTab

この「デジサインTab」の場合も、ペーパーレスでの情報管理を約束する上で、情報の拡大縮小カスタマイズ、文書の手書きやメモ機能による資料のフル活用が可能になります。文書管理ソフトとしてはオーソドックスなメリットが組まれているでしょう。

ログ機能でも更新時の記録が正確にわかり、アンケート機能では短時間で必要項目をピックアップしてくれ、その情報をもとにオートで作成可能になります。

15：booMo

文書ファイルをかなりわかりやすく整理・管理できる文書管理ソフト「booMo」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、社内で共有する情報を的確かつわかりやすく管理することができ、その上で大容量のデータファイルの処理速度もかなり速いです。

ただし、ブラウザを対応しているパソコンやスマートフォン、タブレット端末とインターネット環境が用意されてなければ使えないため、その点には注意が必要です。

16：Office View

社内で共有する情報をシンプルに統括する際に有能な文書管理ソフト「Office View」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、スケジュール管理、会議室や備品などの施設予約、ドキュメント管理などをはじめ、グループウェア機能を円滑にする点でしょう。

有数ページでは、スケジュール、未完了タスク、未読メール、未読ニュース、ドキュメント、期限ドキュメント、未処理ワークフローなどが管理されます。

17：EdiGate / POST

取引先との EDI（電子化）をかなりの低コスト・短納期で実現できるクラウド型の「WEBｰEDI」サービス「EdiGate / POST」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、帳票データの自動配信、セキュアへのデータ交換、簡単操作による機能管理にあげられます。

購買コストを大幅に削減することができ、リードタイムを短縮でき、トレーサビリティをいつでも確認できる点が非常に大きなメリットになるでしょう。

18：EDI Express

主に企業同士の業務を円滑化するための業務分析をはじめ、それぞれの企業でこれまで蓄積してきたデータを共通情報の形式に変換する技術を持つ「EDI Express」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、マルチプロトコル、トータルサポートの円滑にあります。

基本的なに、FTP・SFTP、メールEDI（SMTP、POP3）などの通信プロトコルに対応しており、製造業、金融業、サービス業などへの導入が多彩です。

19：NsxpresⅡ

文書、図面、電子データなどはじめ、さまざまな情報をオフィス情報の統括管理のもとで円滑にできる文書管理ソフト「NsxpresⅡ」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、電子契約サービス、共有配信（SaaS/ASPサービス）などの特徴にあげられます。

文書・図面・デジタルメディア・マイクロフィルムなどの異なる媒体の文書を一元管理することができ、ビジネスに必要なコンテンツを融合管理することができます。

20：Documal SaaS

信頼と実績を誇るクラウド環境を利用しながら、国内外の拠点間・取引先との情報共有を簡単に実現できる文書管理ソフト「Documal SaaS」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、オフィスごとの情報を共有・融合管理できる点にあげられるでしょう。

いわゆる企画、調達・購買、生産などの業務において生産地と取引先とのタイムリーな情報共有が約束され、文書関連システムの統合も非常に円滑です。

21：Working Folder

オフィス内のドキュメント管理とビジネスの効率化を円滑に支援してくれる文書管理ソフト「Working Folder」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、大容量のファイルをスムーズに操作でき、文書公開や文書受け取り機能を柔軟にできる点にあります。

セキュリティ面を重視しながら情報交換・処理の対応が速く、オフィス内外の関係者とセキュアにファイル共有が可能になる点は非常に大きな魅力になるでしょう。

22：ActiveAssets-LINK-DataClasys

文書管理ではアナログ大変さがありますが、フォルダ内の情報データを迅速に処理する上で、高度な検索システムでその大変さをリカバーできる「ActiveAssets-LINK-DataClasys」のご紹介です。使いやすさが実に魅力になります。

この文書管理ソフトの利点は、ドラッグ&ドロップで利用登録ができることをはじめ、すべての管理操作が単純かつシンプルな点にあるでしょう。セキュリティ面の強化もウリです。

23：EIMANAGER

ドキュメントの素早いデジタル化をはじめ、組織内の情報管理に高い定評を持つ文書管理ソフト「EIMANAGER」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、ファイルサーバーでは実現不可能だったドキュメントへの効率的なアクセスの可視化にあります。

ファイルサーバーの導入・リプレイスも簡単に管理することができ、その上でドキュメントをデジタル化できる点では他の管理ソフトに比べて高い実績があります。

24：NIコラボSmart

この文書管理ソフト「NIコラボSmart」の場合も、まずグループウェアの効率を上げることに特化されており、PC、タブレット、スマートフォンなどのモバイルデバイスを使用しながら、いつ・どこでも簡単にアクセスできる利点があります。

基本的に、スケジュール管理、文書管理、ワークフロー、メール、ナレッジ・コラボレーションなどに優れており、ポータブルな管理システムとしては大きな魅力です。

25：GlobalDoc5

オフィス内で使用する文書の安全管理と高速検索を実現した文書管理システム「GlobalDoc5」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、オフィス文書や紙媒体の文書をセキュリティ面に特化する形で一元管理でき、非常に効率的な点にあります。

基本的に、長期保管対応、ワークフローシステムとの連携、重たい図面ファイルの高速閲覧などをはじめ、さまざまな業務ニーズに対応できる点には定評があります。

26：Cincom ECM

この文書管理ソフト「Cincom ECM」では、企業内で扱うあらゆるデータ・コンテンツを特定の理念に基づいて管理し、認証・権限機能によって機密情報を保護しながら、情報ニーズへの迅速なアクセスを可能にする点が魅力とされています。

いわゆるコンテンツ管理に特化した文書管理ソフトであり、あらゆるデバイス・アプリケーションに柔に対応できる点も大きな特典となるでしょう。扱いも非常に簡単です。

27：業務デザイナー

ワークフローのデザインをはじめ、企業ごとの情報共有に特化した文書管理ソフト「業務デザイナー」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、文書管理に手間が掛かれば掛かるほどその機能を発揮する点にあり、情報処理速度が破格に速い点にあげられます。

過去の資料検索、ホワイトカラーの生産性の向上、内部統制の整備、現在使用しているファイルデータのリアルタイムでの管理など、とにかく処理対応に強いです。

28：Suzuyo文書保管サービス

主に契約書管理をはじめ、図面・経理書類などの長期保管が必要な重要文書の原本管理などをはじめ、多重セキュリティシステムを必要とするドキュメント管理に徹底した文書管理ソフトになります。基本的にはセキュリティを備えた保管ソフトに含まれます。

本サービス専用の文書管理システムの利用により、保管文書の預け入れ・取り寄せ・廃棄の依頼をすることが可能で、執務スペースの圧迫を防ぐことができます。

29：REX-File・Finder

「視覚で情報管理することができる点」を最大限に実現した文書管理ソフト「REX-File・Finder」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、上記のように、すべてのページのサムネイルの作成が可能であり、視覚・イメージで情報管理することができる点にあります。

ファイルサーバーをはじめ、NASや既存の文書管理システムの検索エンジン、エンタープライズサーチとしても非常に高い管理機能が搭載されています。

30：On Base

オフィス内の情報管理の柔軟性に焦点を当て、管理システムの機敏性・効率性を引き上げ、共有コンテンツをあらゆるデバイスで管理することができる「On Base」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、まず重要コンテンツのオート管理にあげられます。

管理プロセスを自動化することにより、重要な業務コンテンツ・機密情報の管理をセキュリティ対策をしたまま可能にし、あらゆるアプリで管理することができます。

31：Contents EXpert/XML Assist

この文書管理ソフト「Contents EXpert/XML Assist」は、電子帳票や文書管理などのコンテンツ管理基盤を統合・融合した管理システムとして定評があり、その上で安全性に特化した対策が取られているオールマイティな管理ソフトとなります。

業務用資料のペーパーレス化による印刷、発送、保管などのコスト削減が可能で、ユーザー認証、コンテンツに対する詳細なアクセスコントロールにも重点が置かれます。

32：intra-mart

業務用文書の作成から廃棄まで業務の一連のプロセスや、機能ステータスでの円滑な管理活用をサポートしてくれる文書管理ソフト「intra-mart」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、各部署の情報データを一元管理によって統合できる点です。

社内共有文書のフォルダ格納をはじめ、業務の流れの中での文書確認・編集・承認・通知配信・保管・廃棄などの特定のプロセスを踏まえた利用が可能です。

33：SRIクラウドfor契約書管理

社内で共有する情報データの管理をはじめ、特に契約書類・機密データの管理に非常に強い効率を誇る文書管理ソフト「SRIクラウドfor契約書管理」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点は、膨大な量の情報を1件単位で管理できる点です。

機密文書のライフサイクルを一元管理できる点に定評があり、隔離された情報データを統合・融合して一括かつ目視で確認できる非常に優れたシステムになります。

34：NotePM

社内ミーティングで作成される議事録や設計書、また社内マニュアル・ノウハウ冊子などをはじめ、あらゆる情報ドキュメントをWebで一括管理できる「NotePM」のご紹介です。この文書管理ソフトの利点はまず、情報管理の簡素化にあげられます。

特にWord・Excel・PDFなどの分けられた情報データでも一括の形で全文検索でき、高機能エディター・簡単ファイル登録によって手軽に情報共有できます。

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文書管理システムの選び方

さて「文書管理システムの選び方」についてですが、これは先述でもご紹介したように「オフィス内での散乱した（あるいは各部署で管理する）データを一元管理によって管理できる点」を重視し、そのための環境設定が簡単にできるパターンをまず選ぶ必要があります。

つまり、自社・個別オフィスにとって最適な文書管理システムを選ぶことが大切で、その上でグループ作業・個別作業に特化したシステム選びを心得ておきましょう。

セキュリティ

セキュリティについては文書管理ソフトに限らず、Web上で管理するアプリケーションではすべてのコンテンツに関わる重要事項になります。特に外部サーバーからのウィルス対策は徹底しておく必要があり、その対策に特化したシステム選びが重要です。

このセキュリティ面の機能においては、すべての文書管理ソフトによってそのあり方・機能性が違うため、事前の下調べが必要です。バックアップを保証する物を選びましょう。

トータルコスト

この場合の「トータルコスト」というのは、導入時にかかるシステムコストに加え、当然メンテナンス費用も含めて想定されます。つまり「購入費・維持費」を合わせた認識となり、その経費をもって機能性の高い、安全性を約束してくれるシステム選びが重要です。

文書管理ソフトの場合はそれほど高額の維持費はかかりませんが、中にはオプションシステムの導入によって高額になる場合もあり、この際でも下調べが必要です。

使いやすさ

使いやすさについてはユーザー個別で変わるので一概には言えませんが、一般的に「使いやすい」、「管理しやすい」と言われている文書管理ソフトを選んでおくと良いでしょう。特にサムネイル表示・目視確認できるシステムは使いやすく、利便性も高いです。

また社内に導入する場合は、社員全員が共有するシステムとなるため、事前アンケートなどを取るなどして、社員個別の意見を参考にしてみると良いでしょうか。

文書管理システムの活用シーン

「文書管理システムの活用シーン」についてですが、これはその名のとおり「文書管理ソフトを使う場面」のことです。どのような場合に文書管理ソフトが必要になるかということで、一般的には「社内での情報共有システムの構築時」によく導入されています。

個別で文書管理する際にはそれほどデータ容量が大規模になりませんが、社内業務の場合は各部署によって情報が拡散化する可能性があるため、このような管理システムが必要です。

契約書・機密文書

企業間で取り交わす契約書・機密文書をはじめ、雇用契約時に作成する契約書の保管なども各オフィスにとっては重要な管理項目となるため、いつでもすぐにそれらの情報を引き出せるよう、文書管理ソフトを各所に導入しているケースが多く見られます。

文書管理ソフトの利点はこれまでにご紹介しましたように、モバイルデバイスからでも遠隔でデータ管理ができるため、リアルタイムで情報確認できる利便性があります。

申請書、報告書

申請書・報告書などの類も先述の契約書・機密文書の場合と同じく、各企業にとっては非常に重要な保管資料になります。このような重要資料を安全に保管し、必要に応じて円滑に使い分けることができる点でも、文書管理ソフトの利便性は必要になるでしょう。

特にこのような重要書類の保管においては、通常のファイルでは規模容量のために管理が追い付かなくなる可能性があり、その点で大容量に対応できる管理ソフトが必要になります。

会議資料

会議資料などは随時に管理が必要となる場合が高く、その場合でもリアルタイムでデータ管理できるソフトが必要です。特にこの際には会議前後での書類活用が増えることがあるため、この場合でも文書管理ソフトの利便性が発揮されることになります。

リアルタイムで情報管理することができるというのは、ほとんどの企業にとって非常に大きな強みになります。常に情報管理することで、情報の正確さが確認できます。

マニュアル

一般的に各企業・オフィスでは、業務マニュアル・対応マニュアル・操作マニュアルなどの、情報共有がどうしても必要となる重要書類が作成されます。このマニュアルというのはすべての社員が把握する内容となるため、特に一元管理による情報システムが必要です。

誰でもいつでもそのマニュアル内容を確認できる上、その内容を改ざんされることなく正確に管理することが必要とされる上でも、文書管理ソフトは必須となるでしょう。

文書管理ソフトやシステムの活用で業務効率化を

いかがでしたか。今回は「文章管理とは？クラウド文章管理ソフトやシステム34選」と題して、「文章管理システム」をメインに取り上げ、クラウド文章管理ソフトやシステムの種別をはじめ、効率の良い文章管理方法をご紹介しました。

文書管理ソフトの実用性・必要性は、特にオフィス業務にその効果が見られ、膨大な量の情報・重要な情報を一元管理し、皆で共有できる点にあります。安全性を踏まえた、円滑な活用を心がけましょう。