ライセンス管理とは
ライセンス管理とは、ソフトウェアの使用許諾や使用権、特許や技術の法的な利用の許可が適正に保護され実行されているかを常に監視するシステムや行為のことです。
企業にとって欠かせないソフトウェアやシステム技術のライセンスは、大切な知的財産です。ライセンス管理がきちんとできていないと、トラブルに巻き込まれる可能性があります。
ライセンスは持っているだけではなくしっかりと管理されて始めて、機能できるからです。
使用許諾契約書とは
使用許諾契約書とはソフトウェアの使用範囲や利用者が守るべき決まりが書かれた、主に電子書類を指す言葉です。
ライセンス管理は使用許諾契約書に基づいて行われます。使用許諾契約書は紙に書かれているものもありますが、一般的にはソフトウェアに自動で電子書類として添付されています。
使用許諾契約書は利用者に同意するかしないかを求めてきます。同意した場合、利用者はライセンスを収得して適正な管理を行うことができます。
ライセンス管理が必要な理由
ライセンス管理が必要な理由は、自社の情報を正しく保護できるからです。
ソフトウェアは同意してインストールして利用しているだけでは守られていません。適正なライセンス管理があって初めて、正しく保護されて機能していきます。
日進月歩のネット社会には、絶え間ないライセンス管理が必須条件です。法律の改正やソフトウェアの更新についていけなければ、適正なライセンス管理ではありません。気をつけましょう。
ライセンス管理のポイント
ライセンス管理のポイントについてご紹介していきます。
ライセンス管理を難しく考える必要はありませんが、時代の流れに乗っていく必要はあります。ワームなどのマルウェアの脅威などにも事前に対応していかなくてはなりません。
ライセンス管理のために常に最新の情報を確認しておく必要があります。最先端技術の習得もライセンス管理には欠かせません。ライセンス管理の規模が大きくなれば、それなりのツールが必要だからです。
1：ソフトの利用実態を把握する
ライセンス管理のポイントに、ソフトの利用実態を把握するという項目があります。
自社のシステムにソフトウェアどれぐらいの割合でインストールされていて、どれぐらいの割合で利用されているのかをしっかりと把握しておきましょう。使われていないソフトウェアはその企業にとって必要ありません。契約解除の対象になります。
また、ソフトウェアのコピー製品などがないように常に監視して、不正がないようにしておきましょう。
2：ライセンスの保有状況を把握する
ライセンスの保有状況を把握することが、ライセンス管理のポイントです。
ソフトウェアのライセンスの保有状況をしっかり把握しておかないと、同じ機能のライセンスを追加購入するはめになったり、必要なライセンスが保有できずに業務がスムーズに運ばなくなったりします。
ライセンス管理を怠ると、期限切れを起こしたり法律に反する現状に陥ったりする可能性があります。ライセンスの保有状況は完璧に管理しておきましょう。
3：利用実態と保有状況の適合状況を確認する
ソフトの利用実態と保有状況の適合状況を確認することが、ライセンス管理のポイントです。
必要な数のソフトを適正な部門で利用する方法が理想的です。これらの実態が把握できていない場合は、地道な作業で照らし合わせていく必要があります。
ソフトの利用実態と保有状況の適合状況を確認する作業は、専門的な知識を必要とする場合があります。アウトソーシングも視野に入れながら、ライセンス管理を正しく行う必要があります。
IT資産管理ツールの種類
IT資産管理ツールの種類についてご紹介していきます。
企業ではライセンス管理のために台帳を作成しています。社内で独自に作成しているところもありますし、今回ご紹介するIT資産管理ツールを使用している会社もあるでしょう。
自社でライセンス管理の台帳を使用されている企業はこの機会にぜひ、便利なIT資産管理ツールを検討してみてください。
1：運用管理ツール
IT資産管理ツールである運用管理ツールとは、一元管理できるシステムです。
運用管理ツールとは、サーバーやネットワーク、ソフトウェアなどの実態を集中管理して、システムの状態や資産管理をすべて統一させることができるIT資産管理ツールです。仕事の簡素化、自動化により24時間対応できるシステム作りが可能になります。
仕事の効率化や誰もが使えるシステムの構築で、人件費削減にも役立つIT資産管理ツールです。
2：イベントリツール
IT資産管理ツールであるイベントリツールとは、企業内のあらゆるハードやソフトをライセンス管理できるシステムです。
イベントリツールのイベントリとは、保有資産や目録という意味の単語です。IT用語としては、ハードやソフトなどの企業の保有財産を指して使われる言葉です。
イベントリツールは社内のPCやシステムだけではなく、社外のモバイルやPCの内容までライセンス管理できる点が、たいへん優れているツールです。
3：台帳ツール
IT資産管理ツールである台帳ツールとは、ライセンス管理の台帳を共有するシステムのことです。
エクセルなどで作られていたライセンス管理台帳をデータベース化して一元管理することで、スムーズな作業形態が構築できます。
台帳ツールで社内すべてのIT資産を、ハード・ソフト・ライセンスなどの項目ごとに仕分けすることで、漏れのないライセンス管理が実現されていきます。
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IT資産管理ツールのおすすめ
IT資産管理ツールのおすすめツールをご紹介していきます。
IT資産管理ツールは、さまざまなメーカーからいろいろな種類が発売されています。その中から3つのツールをピックアップしました。参考にしてみてください。
1：AssetView
AssetViewとは、17の機能を有する低コストと優れた効率化が特徴のIT資産管理ツールです。
オールインパッケージではなく、必要な機能だけをインストールできる柔軟な対応が人気のライセンス管理ツールです。
2：IT資産運用最適化サービス
IT資産運用最適化サービスとは、ヤマトシステム開発のPCやタブレットが一元管理できるIT資産管理ツールです。
40年以上にわたるアウトソーシングの実績から、宅配業などの物流関係の管理に強いIT資産管理ツールです。
3：MCore
MCoreとは、住友電工情報システムが開発したIT資産管理ツールです。
MCoreはライセンス管理の、特にセキュリティ対策に強いIT資産管理ツールです。ユーザーに負担を与えることなくスムーズな操作が期待できるツールです。
リスクを回避するためにライセンス管理は重要
リスクを回避するためにライセンス管理は重要です。
ライセンス管理は必須業務です。会社の財産であるソフトは、正しく管理してこそ守っていくことができるからです。ソフトの保有数や内容、利用状況をなどを完璧に把握して管理し、その状態を維持していくことが大切です。
ソフトは生き物です。メンテナンスを怠らずに常に最新の状態に保ち管理して、期限切れやワームなどに注意しながら、リスクを事前に回避していきましょう。
