日報とは？
日報とは、その日一日の業務報告書です。一日の仕事を振り返り、その日にどんな仕事をしたのか、誰と会ったのか、どのような結果が出たのかなどを書いていきます。
書く内容は企業や業務内容によって異なるため、必ず職場の規定に従うようにしましょう。書き方も企業によってはフォーマットが決まっていたり、手書きだったりとさまざまなので、上司や先輩に確認してみましょう。
日報の目的
日報は、その日行った業務を上司に確認してもらうことが目的です。その日の仕事を振り返り、どの業務にどれだけの時間を掛けたのか、どのような作業を行ったのかを日報に記録し、上司に提出することで、上司は効率的に業務を進められているのか確認できます。
また、その日の業務で見つけたノウハウや気づきをメモすることで、上司は仕事に対する理解度も確認できます。日報を書くことで、上司からフィードバックを受けられることもあるでしょう。
日報を書くために使える時間はどのくらいか
日報に掛ける時間は、5分程度が理想です。日報の書き方に慣れていない場合は、最初は30分程度を目標に、なるべく短時間で書き上げるようにしましょう。日報はその日行った業務を確認するためのものなので、その日中に書き終えることが大切です。
その日の作業を行うたびにメモを取るようにすると、日報が書きやすくなります。また、より効率的に時間を使うためにも、移動時間などのスキマ時間を活用しながらメモを取るという書き方を推奨します。
短時間で書ける伝わる日報！書き方のコツ9つ
一日の業務を思い出しやすくなる工夫の他、見出しや具体的な数値を入れることなど、日報を短時間で書くことができ、さらに上司にも伝わる書き方のコツ9つを紹介します。
書き方のコツ1：毎日同じ必要項目のテンプレートを使う
日報は毎日書くものなので、必要項目が記載されたテンプレートを用意しておきましょう。書き方を決めておくと、効率的に時間が使えます。
テンプレートには、その日の業務内容、良かった点や課題、ノウハウや気づき、数字の進捗、明日の業務内容などの項目を記載しましょう。これらの項目を簡潔にまとめて毎日提出することが大切です。ただし、職種によって日報の内容を変える必要があるため、注意しましょう。
書き方のコツ2：箇条書きで簡潔に書く
日報の書き方は、箇条書きで簡潔にまとめるようにしましょう。上司が読むため、自分だけでなく、誰が見ても理解しやすい文章を心掛けることが大切です。
分かりやすい書き方は、一つの項目につき、1、2文程度で、何を、どれだけの時間で、どのくらい行ったのかまとめることです。その際、数字や固有名詞などを入れ、具体性を持たせることで、読みやすい文章になります。
書き方のコツ3：見出しを付ける
日報を書く際に、見出しを付けましょう。上司が確認することや、後から自分でも読み返すことを考えると、見出しを付けて簡潔にまとめていくという書き方が読みやすさにつながります。
この書き方は、見出しを見るだけで内容の大枠を掴むことができるだけでなく、気になったか所や探している情報などが一目で理解できるためおすすめです。まずは先に見出しだけを書き出すことで、書く内容も整理できるでしょう。
書き方のコツ4：1日の業務を思い出しやすくする工夫
一日の業務を思い出しやすくするためにも、タスクや予定表を活用してみましょう。予定表には、面会約束などのアポイントメントの予定や、業務の締め切り日時の他、その時間に行った作業内容も記録しておきましょう。そうすることで、一日を振り返りながら日報を書くよりも、より正確な情報を書き出せます。
また、タスクにはこれからやるべきことを記載するだけでなく、やり終えたことも書き表しておくという書き方を心掛けましょう。
書き方のコツ5：思い出して書くよりもその都度書く
日報を書く際は、一日の業務を思い出してから書くという書き方よりも、その都度こまめにメモを取る習慣を身につけましょう。一日の終わりに日報を書こうとすると、何を書くか迷う時間が多く、その日の業務内容を思い出すのに時間が掛かってしまうため、あまり効率的ではありません。
そのような手間を省くためにも、業務の区切りに少しづつメモを残していきましょう。あとはメモを参考に日報を作成するだけなので、効率的に時間を使うことが可能です。
書き方のコツ6：客観的に書く
日報を書く際は、客観的に書くようにしましょう。上司に誤った認識で情報が伝わってしまうことを防ぐためにも、主観的な書き方は避けることが重要です。また、日報はその日の業務内容を理解するためのものなので、提案も不要です。データや資料などを参考に、事実のみを書きましょう。
ただし、所感や気づいたことについては、例外となります。自分がどのように感じたかということが大切になるため、ここでは自分の考えを共有しましょう。
書き方のコツ7：具体的な数値を入れる
日報には、具体的な数値を入れるようにしましょう。データや資料などの数値を入れることで、客観性と具体性が増し、業務内容が理解しやすくなります。
このような、誰が読んでも理解しやすい書き方を心掛けることで、上司は日報から進捗状況を把握することができ、業績改善や目標達成にもつなげることができます。
書き方のコツ8：自己分析は書かない
日報を書く際、自己分析は不要です。日報はその日行った業務を上司に確認してもらうことが目的です。所感や気づいたことなどで自分の考えを述べることは大切ですが、評価は上司が判断することなので、自己分析や感想は書かないようにしましょう。
所感を過度に述べてしまうと感想文になってしまうため、注意が必要です。必ず客観的な書き方になっているか確認しましょう。
書き方のコツ9：提出前のチェックをする
日報を上司に提出する前には、必ず確認するようにしましょう。誤字、脱字の他、漢字変換ミスはないか、数字に間違いはないか、名前や役職、商品名や地名などの固有名詞に誤りがないかなどをチェックしましょう。その際、読みやすい書き方になっているかも忘れずに確認しましょう。
どんな仕事でも、必ず自分の目で再確認することが重要です。
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日報の書き方を効率良くするテンプレート主な項目5つ
日報の書き方を効率良くするために、テンプレートを使いましょう。今日の目標の他、業務内容や決定事項、所感やよかった点、課題や改善点など、記載するべき主な項目5つをそれぞれ紹介します。
項目1：今日の目標
テンプレートには、必ず今日の目標を入れましょう。一日ごとにどんな目標を持って行動するのか記載することで、自分の方向性が定まり、その日取るべき行動が大きく変わります。
目標を掲げるというこの書き方は、自分の努力が企業と合っているのかといった方向性も確認することができます。
項目2：業務内容や決定事項
業務内容や決定事項も忘れずに記載しましょう。一日の業務内容を振り返ることで、業務の課題や改善点が発見できます。また、業務の進捗状況やその業務を行った時間まで記載することで、上司にとって理解しやすい日報となります。
さらに、打ち合わせや会議などで決定した事項も書くようにしましょう。ここで大切なのは、確定した事項のみを書き記すことです。まだ決まっていない事柄については、別で記載しましょう。
項目3：所感やよかった点
テンプレートには、所感やよかった点という項目も加えましょう。日報は客観的な書き方を意識するべきですが、所感や良かった点に関しては主観的な書き方で構いません。
その日の業務で自分が良いと思った点を記載することで、自分で成長を日々実感することができます。どのような点が良かったのか思い浮かばない場合は、何を学べたのかに着目して書いてみましょう。
項目4：課題や改善点
日報には、課題や改善点を書くことも大切です。どのような課題があるのか考えたり、ミスしてしまった場合、その原因を突き止めたりすることは、今後の成長へとつながります。業務でミスをしてしまった場合は、そのミスに対する改善点を書くことで、業務に対する意欲や向上心を伝えることもできます。
改善点を自分で見つけることが困難な場合は、上司に相談してみましょう。
項目5：明日の目標
テンプレートの最後には、忘れずに明日の目標を記載しましょう。明日の目標を設定することによって、始業から目標を意識しながら業務に取り組むことができるため、スムーズに作業を進めることができるというメリットがあります。
また、明日の目標をもとに、その日の課題や改善点を記し、成功へとつながる書き方を心掛けましょう。
日報の書き方をマスターしよう！
日報は毎日書くものなので、早めに書き方をマスターすることを心掛けましょう。日報について何か分からないことや不明な点があれば、もう一度読み返し、正しい知識を身につけておきましょう。
