文書管理とは
文書管理とは、業務で利用する文書すべてと記録情報の保管と活用、さらには廃棄までの一連の管理を行うことです。
紙媒体で行われることの多かった文書管理ですが、近年では文書、記録情報の管理はパソコンで行われています。文書、記録情報を電子化して行うことを文書管理システムといいます。
効率よく利用されればメリットの大きいシステムです。
「保管」と「保存」の違い
文書管理業務では、「保管」と「保存」という言葉が使われます。この２つの言葉の違いはなんでしょうか。
「保管」とは、文書、記録情報を管理すること、「保存」とは、文書、記録情報を決められた年数書庫などで管理することです。「保存」には、適切な時期に、適切な方法で文書、記録情報を廃棄することも含まれます。
紙媒体の保管はファイル作業が煩雑で、必要な書類を探すのに時間がかかるといったトラブルが発生します。
文書管理システムの導入メリット
文書管理システムのメリットは、「保管」と「保存」の２つの機能が同時にこなせることです。
ITスキルに幅のある社員も快適に使えるよう、キャビネット形式で保管することが可能で、社員の誰もが保管し、閲覧することが可能になっています。
保存期間を手仕事で管理する必要がなくなるという大きなメリットもあります。あらかじめ決められた年数を設定しておけば自動的に削除されますし、必要な時はクリック１つで延長も可能です。
メリット1：ワークフローの簡略化
文書管理システムは、文書を作成するところから管理できるというメリットがあります。システム上で作成された文書は、責任者がいつどこからでも確認、承認することが可能です。
このようなワークフローの簡略化は、特に数人の責任者から承認を得なければならない場合に力を発揮します。同じ文書を複数の人が閲覧することが可能で、作成から承認までの時間を大幅に短縮できるので生産性が高まるメリットがあります。
即座にデータを共有
文書管理システムのメリットは、1つの文書を複数の人がその場でダウンロードなしに管理することができることです。
関係するすべての人が同じ文書を見ることができるので、文書に変更を加えるたびに関係者に配布し直すといった手間が省けます。このような単純作業から社員が解放されることは大きなメリットになります。
共同作業による業務効率化
文書管理システムでは、1つのシートで複数の人が作業を行えるメリットがあります。
クラウド型の文書シートはいくつかありますが、文書管理システムは共同作業をするシートがその場ですぐにファイリングされ保管されます。
必要な時に必要なだけ作業ができるメリットは大きく、業務の効率化に寄与します。
メリット2：データや紙の保存スペースを削減
紙媒体の文書を保存する場所やデータ管理のためのスペースが不要になることは文書管理システムの大きなメリットの１つです。
紙媒体の文書やデータは、まずファイルに綴り、分類整理されたキャビネットに保存されます。年々増える紙媒体の管理のためにスペースを増やす必要も生じてきます。
文書管理システムを利用すれば、このスペースを他のことに使うことができ生産性もアップします。
メリット3：管理コストが削減
文書管理システムは、パソコンやインターネット上で文書を管理するため、文書を保存する場所が必要ありません。
社外に文書保存用のスペースをレンタルしている企業では、そのスペース分のコストが削減されます。
文書管理システムでの文書の廃棄は電子的に行われるため、専門の業者に委託しなければならない廃棄業務も不要です。
メリット4：セキュリティ面の強化
文書管理システムは、高いセキュリティ対策がとられています。
社外からのアクセスはもちろん、社内であっても必要な文書にはアクセス権限を設けるなどして、特定の役職しか閲覧できない制限をかけることも可能です。
おすすめの文書管理システム5選
日常的なちょっとした不便を解消したいケースやこれを機会に社内システムすべてを見直したいケースなど、さまざまなケースに合わせた文書管理システムがあります。
使い勝手の良い文書管理システムの中から、おすすめの文書管理システムを選びました。会社、組織に最もメリットのある文書管理システムを選びましょう。
1：セキュアSAMBA Pro
セキュアSAMBA Proは、大企業や大規模な組織向けにメリットのある文書管理システムです。
支店や支所、部署が多い大きな組織に散らばった文書、情報を管理するシステムを確立しているので、文書作成から決済、業務までのワークフローをスムーズに行えます。
基幹システムが大きく文書管理システムに手が回らない時、セキュアSAMBA Proでは、ノンプログラミングシステムでシステム開発部署以外の部署でも対応可能です。
2：PrimeLibrary
PrimeLibraryは、ソフトバンクのクラウド型ファイル管理・共有サービスです。
文書だけでなく、大容量の画像、動画ファイルまで各種の資料をすべて一括管理することが可能です。ソフトバンクが自社内で活用し、改良を重ねたユーザー目線の文書管理システムです。
マルチデバイス対応で、どこからでも文書を管理・保存できるので、営業や出張先でも気軽に使えるメリットがあります。
3：ひびきSm@rtDB
ひびきSm@rtDBは、一万人を超える従業員にも対応可能な大企業向け文書管理システムです。
製品の企画から開発、顧客管理、カスタマーサポートまですべてのビジネスシーンで活躍します。
プログラミング不要なので一ヶ月程度で業務、業態にあった文書管理システムを導入できます。マウス操作だけで利用できるので特別な訓練はいりません。誰でもその日から使える簡便さも魅力です。
4：クラウドサインSCAN
クラウドサインSCANは、契約書に特化した文書管理システムです。
紙媒体の契約書をクラウドサイン上で行い、データ化して保存、保管します。契約書のスキャンやデータ入力の手間を省き、契約書の検索もサクサクできます。
それだけでなく、契約書の更新日や終了日も管理できるので、うっかり更新を忘れるといったミスがなくなるメリットもあります。
5：BtoBプラットフォーム
BtoBプラットフォームは、見積もりから販売、請求、支払い、入金などのあらゆる商行為を管理するための文書管理システムです。
BtoBプラットフォームを利用するメリットは、なんといっても無料で使えることでしょう。無料IDを所得すれば企業間取引を無料で行うことができます。
ブロックチェーン技術が使われているので安全性も高く、コスト削減や企業内のペーパーレスに寄与しています。
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文書管理システムに類似したECMとは
ECM（Enterprise Contents Management）は、おもに画像や動画、音声といった情報量の多いデジタルコンテンツを管理するシステムです。文書管理システムの進化系とも言われています。
ECMはデジタルコンテンツを効率よく長期間、安全に保管・保存することができ、アクセス権限を付与するなどセキュリティも強化されています。
ワークフロー機能
ECMのワークフロー機能には、文書作成の承認を自動で行えるというメリットがあります。
部署間や顧客、取引先とも文書をやり取りできるこの機能は、それぞれ違う書式の文書を使うこともなくなり、誰がいつ承認したのかを誰にでもわかるように管理することができます。
書類を作成して他部署に回す、顧客、取引先に送付するといった単純作業から解放され、時間短縮にもつながります。
ライフサイクル管理機能
ライフサイクル管理機能は、文書管理システムでは保存に当たる機能です。
文書やデジタルコンテンツを作成すると同時に、廃棄する時期を設定しておけば不要になった文書やデジタルコンテンツを自動で廃棄します。ストレージリソースを常に最適な状態に保つ高度な機能がECMには備わっています。多くの情報を管理しなければならない企業・団体では大きなメリットになります。
文書管理システムで作業効率をUPさせよう
文書管理システムのメリットは、文書にまつわるあらゆる業務が効率的に行えることです。
パソコンがあればどこからでも文書を作成、確認でき、検索もできるので文書を探す手間もなくなります。
文書や資料を探す時間が短縮されることや、文書作成時点から、文書の内容をチームや社内で共有したり、複数人で作業できるのもメリットです。
文書管理システムを導入して、単純作業に使う時間を短縮し生産性をアップさせましょう。
