勤怠管理の目的
従業員が会社で定めた規定どおりに、就業時間を守っているのかを確かめるために記録を残すのが勤怠管理の目的になります。従業員の労働時間を正確に把握していなければ、適切な賃金の支払いができませし、働いきすぎている場合には、健康を害してしまう恐れがあります。
正確なデータが無ければ、労働基準法を違反してしまう場合もありますので、十分に注意をして管理をするようにしましょう。
勤怠管理の方法とは？
従来の勤怠管理の方法では、出勤簿を作成して従業員達に手書きで記録させる方法や、タイムカードと打刻機を利用して記録する方法があります。そして、エクセルシートを利用して、記録する方法もあります。
どの方法でも、人件費や手間がかかり効率が悪いものになります。また、記録する際の不正のリスクや、人の手で行う作業のためミスをする可能性が出てきてしまいます。
クラウド型の勤怠管理システムとは
クラウド型勤怠管理システムでは、Web上で勤怠情報を管理することができ、従業員が打刻をすれば自動で集計して、正確な勤務時間を記録することができます。会社で、給与計算ソフトを利用しているのであれば、連携をすることにより効率的に運用することができます。
また、クラウド型のシステムであれば、リアルタイムで従業員の就業状況を確認することができ、簡単な設定をするだけで、利用することができます。
クラウド型勤怠管理システムのメリット8つ
勤怠管理システムは、打刻した勤怠情報を管理するだけだと思われていることが多いですが、その他にもさまざまな機能が備わっています。その機能を知らなければ、効率よく運用することはできないでしょう。
なので、クラウド型勤怠管理システムでのメリットになる8つの機能をご紹介します。
1：タイムカードの不正打刻対策になる
打刻方法を、勤怠管理システムで提供している指紋認証や静脈認証などを利用することによって、不正対策をすることができます。タイムカードの時では、従業員同士が遅刻しても代わりに打刻してもらうことができましたが、クラウド型のシステムを導入することにより防ぐことができます。
また、スマートフォンなどの携帯端末での打刻もできるので、GPS機能との連携を利用することで、正確なデータを集めることができます。
2：給与計算システムと連携できる
クラウド型勤怠管理システムを導入することにより、給与計算との連携ができるようになります。今までは、出勤簿かタイムレコーダーでの勤怠情報を集計して、そのデータを給与計算ソフトに入力しなければいけませんでした。
ですが、クラウド型の勤怠管理システムを導入することにより、集計してからの計算を自動で行うことができるので、時間と人件費の削減をすることができます。
3：データを人事業務に活用できる
クラウド型勤怠管理システムでは、従業員の就業状況をリアルタイムで確認することができます。なので、特定の従業員のオーバーワークや、仕事のをこなすための適正な人数の把握をすることができます。
システムでは、集計した情報を元にグラフを作成して、状況の視覚化をしてくれます。一目で把握することができるので、把握する時間の短縮することもできますし、数値やグラフで実際に見ることで、新しい発見もあるでしょう。
4：複数拠点に対応できる
複数の拠点があると、情報を集計するだけでも手間がかかります。ですが、クラウド型の勤怠管理システムを利用することによって、従業員の状況をリアルタイムで把握して、その情報を共有することができるので集計する手間をなくすことができます。
また、クラウド型勤怠管理システムでは、携帯端末での打刻をすることができるので、拠点に実際にいなくても退勤手続きができるので、正確なデータを取ることができます。
5：月の途中でも素早く人件費の計算ができる
従来での勤怠管理方法では、リアルタイムでの従業員の就業状況の把握ができなかったので、月の途中の人件費の計算ができませんでした。ですが、クラウド型勤怠管理システムにより、リアルタイムで労働時間を共有できるので、従業員にかかる人件費を計算することができます。
もし、特定の従業員が働きすぎで、所定の残業時間を超えそうになっていても、すぐに把握ができるので従業員を補充し、長時間労働を防ぐことができます。
6：会社に合わせて多様な設定ができる
会社によっては、正社員や派遣社員、パート・アルバイトなど、さまざまなな雇用形態で雇われている場合があり、正社員だけの場合でも、出勤時間が異なり勤務時間が変わる場合もあります。
また、タイムカードや出勤簿の管理では、全てを管理するのは手間がかかります。ですが、クラウド型の勤怠管理システムでは、シフト管理機能も備わっているので、自分の勤務形態にあった設定をして、管理を簡単にすることができます。
7：法律改正などへの対応力がある
法律の改正がされると、企業は労働条件と勤怠管理を変えていかなければなりません。ですが、クラウド型の勤怠管理システムでは、法律の改正がある度に、アップデートなどを行うので、すぐに対応することができます。
もし、法律違反をしてしまうと、従業員から訴えられる可能性や、ブラック企業のレッテルを貼られることにより信用を失うことになります。そのリスクを抑えらるだけでもシステムの導入はメリットになります。
8：システム変更時の手間がかからない
法令の改正に伴い、給与計算方法や勤務時間の把握方法を変更しなければならないため、手間や時間がかかてしまっていましたが、クラウド型の勤怠管理システムを導入することによって、それらの手間や時間を削減することができます。
システムの変更時でも、法律の改正に関してもアップデートで対応し、給与計算に関しては連携機能を使うことにより、設定を登録するだけで自動で計算をすることができます。
クラウド型勤怠管理システムのデメリット3つ
クラウド型の勤怠管理システムにも、導入することによってデメリットになることがあります。目的に合っていないシステムを選べば、費用ばかりがかかってしまい、余計なコストをかけてしまうことになりますし、活用の仕方がわからないと効率よく運用することができなくなります。
まずは、失敗をしないためにも、これだけは押えて欲しいポイントを3つご紹介します。
1：利用料金がかかる
クラウド型の勤怠管理システムでは、無料のシステムもあれば有料システムもあります。どちらが優れているかというと、基本の機能面に関してはそこまで差はありませんが、会社の規模や勤怠管理システムを導入する目的によっては違いが出てきます。
細かく見ていくと、初期費用が掛かるシステムや掛からないシステムなどもあります。なので、導入することでどこまでコストを削減できるかなどを踏まえて、検討するのがいいでしょう。
2：システム導入時のハードルが高い
初めてのことをするのは、何をするにしてもどうしても足踏みをしてしまいます。不安に思う方は必ずサポート体制が整っているシステムを導入しましょう。サポート体制にもさまざまな特徴があり、チャット・メール・電話・出張サービスなどがあるので確認をしておきましょう。
コスト面では、クラウド型は比較的に安く済ませることができ、無料で試せる期間もありますので、考えすぎずに試してみるのもいいでしょう。
3：自社に合ったシステムを選ぶのが難しい
システムを導入する際に、重視することは誰でも使いやすいということです。会社に必要な機能が備わっていないといけませんが、従業員が使いこなすことができなかったり、不要な機能が多く使えない場合は、導入する意味がありません。
クラウド型の勤怠管理システムでは、無料トライアルなどのお試し期間があるので、まずは、試してみて、従業員にアンケートを取りながら検討をした方がいいでしょう。
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クラウド型の勤怠管理システムおすすめ6つ
クラウド型の勤怠管理システムの中でも、比較的に扱いやすく、機能面においても優れているシステムをご紹介していきます。
どのシステムも基本の性能に関しては、あまり変わりはありませんが、特質してる面が必ずあります。そして、無料で試すことができるシステムばかりですので、導入を考えているのであれば、利用してからの検討をオススメします。
1：jinjer勤怠管理システム
勤怠管理に必要な全ての機能が揃っているクラウド型の勤怠管理システムになります。多彩な打刻方法やシフトの作成、アプリでの対応をしており、予実管理機能も備えているので、管理や作業を大幅に削減することができます。
クラウドサービスなので、初期費用がなくサーバーも不要です。サポート体制も充実しており、無料トライアル期間もあるので、比較的に導入しやすいシステムになっています。
2：タッチオンタイム
業種・業態、会社の規模や地域を選ばずに導入することができるクラウド型勤怠管理システムです。勤怠管理に特化しており、事務処理の作業を減らすことはもちろん、どんなルールにも柔軟に対応できます。
シフト管理機能が充実しており、細かい設定をすることができます。英語表記での利用が可能なので、外国籍の方でも利用することができます。1ヶ月の無料期間があり、導入までのサポートも整っているので、安心して利用できます。
3：奉行Edge 勤怠管理クラウド
残業時間の抑制や、勤務間の休憩時間の確保などの労務関係のリスクを、業務での負担なく対応することができるクラウド型勤怠管理システムです。アップデートの費用は必要なく、自動でアップデートをしてくれるので、法律の改正後にもすぐに対応することができます。
システムを利用する流れと効果がわかる、「体感シナリオ20選」を無料体験キットと一緒に提供しているので、現在の業務で必要かを短時間で評価することができます
4：ジョブカン勤怠管理
誰でも簡単に設定や操作ができるデザインであり、運用マニュアルも充実しているため、迷いなく利用することができます。自動で勤怠データを集計することはもちろん、複雑なシフトにも対応し、自動でシフト表を作成します。
社会保険労務士が監修した機能を多数備えているので、新たに法令義務となった有給管理などの業務の手間を大幅に削減できます。こちらのクラウド型勤怠管理システムでは、30日間の無料プランがあります。
5：CLOUZA（クラウザ）
少人数の会社でなら、このクラウド型勤怠管理システムがオススメです。初期費用はかからず、月額ではユーザー1名につき200円しかかかりません。30日間の無料期間もついているので、利用をしてから検討をするのがいいでしょう。
費用が安いですが、機能面でも充実しており、勤怠管理に必要な機能は揃っています。シンプルで使いやすく、多機能過ぎて扱えないと悩んでいる方にも安心して使用することができます。
6：Money Forward クラウド勤怠
経理や人事労務などの事務や管理データを連携して、業務の自動化によりデータ入力などの手間を大幅に削減することができます。システムのAIは、使うほどに学習することができ、データを元に勘定項目を提案していくので、自動入力や仕訳が楽になっていきます。
サポート体制も充実しており、メール・チャット・電話・AIによる自動応答・インストラクターによる訪問サービスなど、初めての方にも安心して利用することができます。
クラウド型の勤怠管理システムを活用しよう
クラウド型の勤怠管理システムを利用することにより、業務の効率化や、正確な労務時間の管理、ミスを無くし、人件費の削減が見込めるなどのさまざまな効果を期待することができます。
ですが、目的に合っていないシステムを選ぶと余計な手間やコストがかかります。なので、まずは目的を明確にしてから試してみるのがいいでしょう。
