名刺整理の必要性
仕事で取引先に訪問した際や、交流会などで名刺交換をする機会は多いです。しかし、せっかく名刺をいただいたのに整理の仕方が悪く、いざと言う時にどこにあるのかわからないという事はよくあります。では、名刺の整理の仕方には何かコツがあるのでしょうか。
名刺をきちんと整理しておけば、どこで誰の名刺をもらったかと言うのがすぐに分かりますし、整理の仕方次第では、あの時の面談の方の名刺であると思い出すこともできます。
どんな整理の仕方をしていますか？
名刺の整理の仕方は人それぞれ違います。しかし、整理の仕方が悪いとこの名刺の人はどんな人だたかということが思い出せないだけではなく、渡した人からすれば忘れられているということで仕事に支障が出てしまう場合もあります。そう言ったいみでは、名刺の整理の仕方は受け取る側の人間性まで左右されてしまう場合があります。
まずは、最低でも名刺をもらった人の顔と名前が一致するような整理の仕方を心がけましょう。
名刺のアナログ管理とデジタル管理
名刺の整理の仕方には、アナログ管理とデジタル管理があります。アナログ管理とは、もらった名刺をファイルなどに整理する方法で、会社ごとにまとめたり知り合い同志でまとめたりという整理の仕方をする人もいますが、箱などにまとめて入れているだけという人もいます。
アナログ管理が苦手な人におすすめの整理の仕方が、パソコンなどを使用するデジタル管理です。名刺をスキャンするプリンターなどを使用し、そのまま整理します。
アナログ管理による名刺整理の仕方ポイントとコツ8つ
デジタルによる整理の仕方は、スキャンし終えた名刺を捨てる場合が多いですが、フェイストゥフェイスの考え方はいまだに残っていますので、もらった名刺を捨てきれないと言う人も多いです。また、パソコンにスキャンした後に捨てるのは、個人情報や企業情報の保護の観点から難しいですし、かといってシュレッダーにかけるのも手間がかかります。
これから、アナログ管理による名刺の整理の仕方のコツを8つご紹介します。
1：必要な名刺を取り出しやすく
名刺が増えてくると、取引先の部下の方や会社の新人など今現在の担当ではない人の名刺をもらうこともあります。また、交流会などでお酒が入っていたりすると、どこの誰ともわからない人の名刺をもらう事もあります。
いずれにせよ、今現在の仕事などで重要な名刺は、すぐに取り出せるようにしておくのが整理の仕方のコツの1つです。
2：整理や管理に時間がかからないこと
名刺が増えてくると、誰がどの名刺だったかと考えるだけで時間がかかりますし、いちいち整理していて手間もかかります。パッとみてわからない名刺は無理に思い出そうとせず、これから関連がありそうな人は、その名刺を別にしておくのが整理の仕方のコツです。
また、パッと見てわからない人から仕事の受注が来る場合もありますので、取引先になりそうな名刺は捨てずに別枠で整理しておきましょう。
3：日付や面会内容を名刺に記入する
名刺だけを見て、この人だと理解できるのはかなりインパクトが強い人です。中には名刺交換をしてもあまり覚えがなく、いざ仕事が来た時にどこの誰だったか思い出せないという事もあります。そうならないための整理の仕方は、あった日の日付や話した内容などを名刺に記入しておきましょう。
また、さりげなく顔写真を撮らせてもらえるような会話を心がけるのも1つの手です。
4：名刺交換した日に整理する
仕事が忙しいと、1日に何件物取引先を訪問する場合もあります。そこで新しい担当などを紹介されたりすると、どの名刺がどの会社の物で誰が担当だったか忘れてしまう場合があります。
名刺を交換したら会社を出てすぐ、もしくは遅くとも交換したその日に名刺を管理するのも整理の仕方の1つです。また、担当者の顔を覚えにくい時には、どんな服を着ていたかや眼鏡をかけていたかいないかなども覚えるキッカケになります。
5：保管場所を決めておくこと
名刺をもらって同じ場所に全部放り込んでおいたら、どの名刺が誰のものでどこでもらったかなど全くわからなくなります。忙しくて名刺をわける時間がない時には、この関連の名刺はここに保管するなど決めておくと、関連したことから数珠つなぎで思い出しやすくなります。
その後、時間がある時に細かく分類するのが整理の仕方の事です。
6：定期的に廃棄して枚数を多くしない
名刺を見ていて、仕事とも関連がなくどうしてこの人の名刺を持っているのか全くわからないという場合があります。わからない名刺は、人との交流が増えていけば増える一方ですので定期的に破棄していきましょう。もし、捨てた名刺の人に再会する機会があった場合は、忘れてしまったことを謝罪し、新たに名刺を受け取りましょう。
基本的に仕事関連で1年以上音沙汰がない場合は、以前面識があっても新規のつもりで会いましょう。
7：廃棄に迷うときはデータ化する
会う機会もないし、数年以上音沙汰がないけれどどうしても破棄できない名刺というものもあります。そのような名刺はデーターに情報として残しておき、捨ててしまうのも整理の仕方のコツです。新規のつもりでお会いして、名刺交換をしたけれどどうも会った覚えがあるという時にデーターに残しておけば確認することも可能です。
8：名刺管理のお役立ちアイテムを利用する
名の整理の仕方のコツとして、名刺管理のお役立ちアイテムを利用する方法があります。アナログの商品でも、綺麗に整理できる名刺ファイルなどもありますし、デジタルの場合でしたら、いろいろな名刺管理のアプリがあります。どれがいいか迷う場合は、自分の名刺管理をどうするかによって整理の仕方を検討してみましょう。
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整理の仕方によって必要になるお役立ちアイテム3つ
名刺の整理が必要な事は理解できますが、実際にどのようなアイテムを使用すれば整理の仕方が楽になるのでしょうか。こちらでは、名刺整理に役立つアイテムをご紹介させていただきます。アナログのアイテムですが、まずはアナログから整理の仕方を勉強してみましょう。
1：コクヨ名刺ホルダー
名刺の整理の仕方は人それぞれですが、重ねている名刺よりもページごとに名刺が見える方がわかりやすいです。さらに取引先ごとに名刺を整理する場所が決まっていれば、すぐにそのページを見ることができます。
コクヨ名刺ホルダーは、300枚の名刺をページごとにそれぞれまとめることができます。名刺が増えてきて、整理が大変になってきた人におすすめのアイテムです。
2：カール事務器名刺整理箱
名刺を会社ごとにしろあいうえお順にしろ、わかりやすく収納するのは整理の仕方のコツです。カール事務機名刺整理箱は、名刺を縦に並べることができますので、会社ごとやあいうえお順に整理することができます。50音別のカードや無地のカードのありますので、名刺整理以外のニーズに合わせて使用することもできます。
収納枚数、価格とも大変満足しています。前後で淵が広げられるので、名刺も大変取り出しやすいです。添付の分類カードも、”あ〜い”、”う〜お”など適度振り分けられていて、これで十分。別で購入した分類カードは使わなくてもすみそうです。今回2個購入しましたが、次回も同じ仕様のものを購入したいですね。
3：ROLODEXローロデックス回転式名刺ホルダー
会社ごとやあいうえお順に並べる際、区切りの部分は自分で作成しなくてはいけません。しかも、人によっては縦に名刺を並べていると手が当たったりして全部落としてしまう場合もあります。
ROLODEXローロデックス回転式名刺ホルダーは、名刺を収納した部分が回転しますので場所を取りません。また、アルファベット順に収納できるようになっていますので、名刺を整理しやすくなっています。
一度使ったら止められない便利さです。単純な機構の道具だからこそ強力に機能します。洋画や外国ドラマでオフィス勤務の秘書なんかが使っているのを見たことがありました。「何かスマートでカッコイイ」という感じと「あんなのが便利なのか？」という感じを抱いていました。このロングセラー商品の名前を知ったのは15年前。私の仕事のやり方を変えた1冊の本「気がつくと机がぐちゃぐちゃになっているあなたへ（リズ・ダベンポート著）」で、名刺や連絡先の管理道具として紹介されていました。「なるほど便利そうだ」と思ったものの、私の仕事は名刺管理が必要なほど対外的でもなかったので、興味はあるけれど購入して使う機会がないままでした。上司や先輩、同僚が名刺ファイルで管理しているのを見ながら、「ファイル式は探しにくそうだし、並び替えるのも面倒そうだな」と感じていました。今になって対外的な仕事の機会が増え、連絡先を管理する必要性が増えました。専用のデスクがある職場ではないので、据え置き型のローロデックスが機能するのか、この15年でデジタル化が進み名刺管理アプリやローロデックスのデジタル版のような機器も登場する中、15年来の関心を満たすべく購入しました。使ってみた感想は「本当に便利！」。デジタル機器やサービスも使うけれど、ここ一番はアナログが良い！ という私にはぴったりの製品でした。視認性に優れ、ゆえに検索性が高い。スリーブを1枚ずつ外せるので持ち運びの機動性もあり、戻す時も簡単。昔から使われ続けるだけの理由がわかりました。企業名か個人名か、何を基準に分類して並べるかもアナログだから自由自在。デジタルだと読みや登録順で勝手に並んでしまうし、タグ付けをするのも面倒ですが、そういった不自由さがないのも魅力です。重量物でもありませんし、それほど場所を取る大きさでもないので、仕事をする位置へ持ち運んで使えば良いと割り切れば据え置き型という点も気になりません。電話を戴いてご挨拶の間に片手でクルクルっと検索。5秒ほどで見つけられます。400件程度で面識のある方の情報であれば、端末で入力して検索するより早くて断然スマートに必要な情報にたどり着いている感じがして、使うのが楽しくなります。ものぐさな私にはもってこいの製品です。単純な機構だからこそ、ここまで強力な機能性が発揮できる。時代を超えて使われるには相応の評価があるものですね。
名刺の整理の仕方を見直そう
名刺の整理の仕方がわからないと、名刺ばかりが増えてきて誰にどの名刺をもらったのかわからなくなってしまう場合があります。最近ではアナログやデジタルに関係なく、良い名刺管理のアイテムがそろっています。自分のニーズに合わせて、自分なりの名刺整理の仕方を探してみませんか。
